Od 1 stycznia 2019 roku dokumentacja pracownicza, która zgodnie z wymogami prawnymi musi być przechowywana przez 10 lat, to nie tylko akta osobowe, ale też dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Zmiana jest istotna, ponieważ wcześniej musiały być one przechowywane przez trzy lata, czyli do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń ze stosunku pracy. Od nowego roku pracodawca jest więc prawnie zobowiązany gromadzić przez 10 lat takie dokumenty jak m.in. skierowania na badania lekarskie oraz oświadczenia o zapoznaniu się pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa. Firma musi dla każdego pracownika prowadzić oddzielną dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. Konieczne jest m.in. przechowywanie dokumentów dotyczących ubiegania się i korzystania z urlopów wypoczynkowych (czyli także wniosków urlopowych). Bezpiecznie należy także przechowywać ewidencję czasu pracy z informacjami o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy przez zatrudnionego w danym dniu.

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji obejmują obowiązkowo jedynie nowo zatrudnionych pracowników, czyli przyjętych od 1 stycznia 2019 r. W przypadku tych, którzy w tym dniu są już zatrudnieni, dotychczas zgromadzone dokumenty można pozostawić bez zmian.

Dokumentów tego rodzaju - w zależności od wielkości zatrudnienia w firmie - może być wiele, lecz zgodnie z nowymi przepisami dopuszczalna jest elektroniczna archiwizacja. W chmurze można bezpiecznie przechowywać każdy bieżący jak i zarchiwizowany dokument. Starszą dokumentację lub taką, która występuje tylko w formie papierowej można zeskanować i po opatrzeniu jej podpisem elektronicznym po prostu „wrzucić” do e-archiwum.

Znowelizowane przepisy z jednej strony nakładają na przedsiębiorców nowe obowiązki. Z drugiej strony, dzięki możliwości digitalizacji, gromadzenie i poszukiwanie potrzebnych dokumentów może się okazać znacznie łatwiejsze niż dotychczas. Nie bez znaczenia jest też szczególnie w przypadku małych i średnich firm znaczne ograniczenie kosztów.

Źródło: EBI24