Przyjęty 10 stycznia projekt zmian w Kodeksie pracy zakłada między innymi wydłużenie urlopów rodzicielskich, wprowadzenie nowego urlopu opiekuńczego i zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej, a także modyfikacje zawierania i przedłużania umów na czas próbny. 

Takie zmiany z pewnością są dobrą wiadomością dla pracowników. Trzeba jednak pamiętać, że kolejne wnioski do rozpatrzenia i zmiany prawne to dodatkowe obowiązki dla firm i kolejne obciążenia, również w wymiarze czasowym. Przedsiębiorcy będą musieli się zmierzyć nie tylko ze zmianami dotyczącymi urlopów czy umów. Wyzwaniem będzie także np. czasochłonne  przygotowywanie dokumentacji związanej  z pracą zdalną – komentuje Błażej Bereta, założyciel TribePerk – startupu, który rozwija platformę usprawniającą procesy płacowo-kadrowe w MŚP.

Zmiany wiążą się z wdrożeniem dyrektywy w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w UE oraz dyrektywy work-life balance. W 2023 roku pracodawcy muszą pamiętać także o autozapisie do Pracowniczych Planów Kapitałowych i formalnościach, których należy dopełnić w razie rezygnacji pracownika z oszczędzania w ramach programu.

Aplikacje na odsiecz pracodawcom

Firmy poświęcają dużo czasu na śledzenie zmian prawnych i ich implementację. Do zrealizowania prostego procesu – jakim jest np. udzielenie pracownikowi urlopu – wciąż konieczne bywa zaangażowanie kilku osób. – Wniosek urlopowy złożony przez pracownika krąży w organizacji aż do momentu akceptacji i odnotowania w systemie wykorzystywanym przez firmę. Czynności piętrzą się również choćby przy obliczaniu dodatków za nadgodziny czy rozliczaniu podróży służbowych. Nie jest więc zaskoczeniem, że na świecie powstają rozwiązania, które automatyzują procesy kadrowo-płacowe – komentuje Błażej Bereta z TribePerk. – Wszystko po to, by proste czynności nie pochłaniały absurdalnych ilości czasu i energii – dodaje.

Flagowym przykładem realizacji takich założeń jest amerykański Gusto, który przyjrzał się słabym punktom outsourcingu usług kadrowych i płacowych. Kiedyś – startup, dzisiaj –  potężna firma obsługująca ponad 200 tys. klientów we wszystkich stanach USA. Platforma wspiera firmy w zarządzaniu kapitałem ludzkim, automatyzując procesy i redukując papierologię w takich obszarach jak m.in. płace, proces zatrudniania czy benefity sportowe.

Po sukcesie Gusto eksperci zajmujący się biznesem technologicznym dostrzegli rosnące zapotrzebowanie na tego typu usługi również w Europie. Przykładem firmy rozwijającej podobne usługi jest francuski Payfit. Firma umożliwiająca m.in. zarządzanie płacami pracowników uzyskała już status jednorożca, co oznacza, że wyceniono ją na ponad miliard dolarów. Podobnie – choć przede wszystkim w obszarze szeroko pojętego HR – działa niemiecki Personio. Trzecią największą spółką w Europie jest hiszpański Factorial, który świadczy usługi również w krajach Ameryki Północnej i Południowej.

Polska odpowiedź na wyzwania

W Polsce działa platforma TribePerk, która upraszcza procesy kadrowo-płacowe i przechowuje związane z nimi dane, co eliminuje ich rozproszenie w niewspółpracujących ze sobą narzędziach. Dostęp do platformy mają nie tylko pracodawcy, ale także pracownicy, którzy za jej pomocą mogą np. składać wnioski urlopowe, raportować czas pracy, sprawdzać paski płacowe czy liczbę dni urlopu do wykorzystania.

Przetłumaczyliśmy skomplikowane procesy na intuicyjną platformę online. Dzięki temu możliwe stało się np. zautomatyzowane wyliczanie wynagrodzeń, uwzględniające urlopy czy zwolnienia lekarskie. Co istotne, wszystkie zmiany prawne, mające wpływ na procesy kadrowo-płacowe, są na bieżąco wdrażane na platformie. W efekcie przedsiębiorcy nie muszą się zajmować chociażby przygotowywaniem wzorów dokumentów narzuconych przez nowe przepisy. Pracownicy będą mogli wygenerować wnioski kilkoma kliknięciami– komentuje Błażej Bereta, CEO i współzałożyciel TribePerk. – Automatyzacja pozwala ograniczyć czas potrzebny do realizacji procesów kadrowo-płacowych w firmach nawet o 60 proc. – podkreśla ekspert.