Po pierwsze: Nie masz wyjścia

Polacy pracują więcej niż mieszkańcy Europy Zachodniej, a jednocześnie są mniej wydajni – wynika z raportu firmy badawczej Sedlak&Sedlak. Pracujemy w tygodniu o 10 godzin dłużej niż Holender i o 5 godzin więcej od Niemca. Jednocześnie nasza wydajność jest 3-4 razy niższa od niemieckiej. Jedną z podstawowych przyczyn tego stanu rzeczy jest brak wykorzystywania profesjonalnych narzędzi informatycznych do zarządzania. Rewolucja wydajności pracy może się wziąć tylko i wyłącznie z masowego stosowania IT w zarządzaniu.

Po drugie: Nie spiesz się

Szybka i chaotyczna informatyzacja firmy nie ma sensu. Nieprzydatny lub niedopasowany do rodzaju działalności program komputerowy wyrządzi firmie większą krzywdę, niż tylko strata wynikająca ze źle wydanych pieniędzy. Utrwali bowiem przekonanie w firmie, że narzędzia IT nie sprawdzają się w praktyce. Dlatego tak ważne jest przemyślane działanie podczas informatyzacji firmy.

Po trzecie: Poznaj swoją firmę

Zakup oprogramowania powinien być poprzedzony analizą przedsiębiorstwa. Trzeba wyjść od strategii i wynikających z niej celów dla poszczególnych pracowników i działów. To jak w planowaniu podróży: gdy ustalimy cel, będziemy mogli zaplanować poszczególne etapy jazdy, a narzędzia IT niczym system GPS poprowadzą nas do mety – przekonuje Marcel Kasprzak, prezes MIS SA. Bez takiej nawigacji oczywiście możemy dotrzeć do celu, ale będziemy musieli w trakcie jazdy koncentrować się na tym, czy poruszamy się zgodnie z mapą.

Po czwarte: Najpierw oprogramowanie, potem sprzęt

Jeżeli informatyzacja firmy wiąże się z zakupem sprzętu, warto dostosować komputery do oprogramowania, które będą na nich pracować. Trzeba zrozumieć, że maszyny pełnią służebną rolę wobec software’u. Dopiero po wyborze odpowiedniego narzędzia IT będziemy w stanie dostosować parametry urządzeń do potrzeb oprogramowania – wyjaśnia Krzysztof Lewicki, dyrektor realizacji MIS SA. Dopasowanie sprzętu do oprogramowania jest też uzasadnione ekonomicznie – nie poniesiemy niepotrzebnych wydatków na zbyt rozbudowany czy zaawansowany sprzęt, który okaże się po prostu niepotrzebny.

Po piąte: Decydujesz Ty, nie informatyk

W Polsce panuje przekonanie, że to informatyk podejmuje decyzje IT – zauważa Bożena Skibicka, prezes Stowarzyszenia Praktyków Zarządzania Wiedzą. To niewłaściwy adres, ponieważ cele przedsiębiorstwa, procesy w nim zachodzące najlepiej znają pracownicy merytoryczni – wyjaśnia. Szefowie poszczególnych działów i kadra zarządzająca wiedzą, które aspekty działalności trzeba zautomatyzować i jaki to ma przynieść skutek dla całego przedsiębiorstwa.

Po szóste: Zapytaj pracowników

Narzędzia IT będą służyć na co dzień całej organizacji. Mówiąc wprost: to pracownicy będą korzystać z narzędzi IT. Analiza firmy powinna zawierać informacje o przyzwyczajeniach, standardowych ścieżkach postępowania załogi. Warto w tej sprawie konsultować się z zespołem, kierownikami działów, a nawet szeregowymi pracownikami. Wdrożony system powinien być raczej ewolucją sprawdzonych i skutecznych dotąd metod pracy. Rewolucyjne zmiany wywołane przez oprogramowanie mogą na przykład spowodować spadek jakości, czyli działać na szkodę firmy – ostrzega Marcel Kasprzak z MIS SA.

Po siódme: Testuj

Gdy zapadnie decyzja o wyborze oprogramowania, nim wyłożymy pieniądze na stół, rozsądnym będzie skorzystanie z wersji testowej. Demonstracyjne wersje to szansa na zapoznanie się nie tylko z produktem, lecz także z jakością obsługi dostawcy, jego profesjonalizmem, terminowością czy rzetelnością. Gdy wersja demonstracyjna zostanie zamontowana w systemie firmy i sprawdzona podczas codziennego użytkowania, ujawnią się ewentualne zalety i wady oprogramowania.

Po ósme: Dopasuj oprogramowanie do swoich potrzeb

Przy wyborze rozwiązania pojawia się często pytanie: kupować czy tworzyć na zamówienie? A jeśli kupować, to licencję czy usługę? Jeżeli jesteśmy małą firmą o niewielkich możliwościach inwestycyjnych, zdecydujmy się na zestandaryzowane, ale sprawdzone rozwiązanie. Jeżeli jesteśmy dojrzałą organizacją, mamy budżet, to zbudujmy indywidualne narzędzie. Ważne, by oprogramowanie wspierało funkcje biznesowe przedsiębiorstw. Renomowany producent zmodyfikuje aplikacje w oparciu o analizę jego przydatności dla klienta. Wtedy zapadnie decyzja, które moduły zostaną zakupione, i to one zostaną wdrożone najpierw testowo, a potem w wersji finalnej – mówi Krzysztof Lewicki.

Po dziewiąte: Edukuj

Nawet jeżeli oprogramowanie będzie idealnie dopasowane do potrzeb i celów firmy, może okazać się nieskuteczne, gdy trafi na barierę leżącą po stronie człowieka. Dlatego tak ważna jest edukacja pracowników. Z pozoru wydawałoby się, że przeszkolenie całej załogi przyniesie największe efekty, ale polecam inny model – mówi Marcel Kasprzak, prezes MIS SA. Najbardziej efektywne jest przeszkolenie grupy liderów, którzy będą dzielić się wiedzą z zespołem. To oni będą w stanie elastycznie modyfikować system i dostosowywać go do rozwijającej się firmy.

Po dziesiąte: Nie skupiaj się na narzędziu

Kupując oprogramowanie, pamiętaj, że jest to tylko narzędzie. To, co przy jego pomocy zbudujesz, nie zależy od niego, lecz od Twojego projektu, strategii. Nowoczesne zarządzanie nie może skupiać się na operacyjnym funkcjonowaniu firmy – podkreśla Bożena Skibicka. Uwaga menadżera musi być skoncentrowana na otoczeniu przedsiębiorstwa, a nie na samym przedsiębiorstwie. Jest to możliwe, gdy wewnętrzne procesy biznesowe zostaną zestandaryzowane i wspomagane narzędziami informatycznymi. Dlatego właśnie następna rewolucja wydajności leży w świadomym i efektywnym wykorzystaniu informatyki w zarządzaniu.