Co podlega ubezpieczeniu?

Można wykupić polisę na każdy sprzęt elektroniczny znajdujący się w firmie - przekonuje ekspert z serwisu www.bestpolisa.pl, w tym również mobilne urządzenia będące użytkowane przez pracowników. Istotne jest to, aby precyzyjnie zweryfikować zakres ubezpieczenia, a dokładniej to, jakie czynniki będące przyczyną zepsucia się sprzętu są uwzględnione w umowie ubezpieczenia.

Sprzęt elektroniczny powinien być ubezpieczony nie tylko pod kątem sytuacji losowych, czyli nagłego spięcia powodującego zniszczenie, kradzieży, czy spłonięcia w pożarze. Istotne, aby uwzględniony był również czynnik ludzki. Wiąże się to z bezpośrednim działaniem pracowników, którzy mogą dokonać błędu podczas użytkowania sprzętu. Dlatego w umowie powinny być zawarte także: upuszczenie, zalanie, błędna obsługa urządzeń elektronicznych.

Ubezpieczenie może także obejmować koszty związane z uprzątnięciem  pozostałości po awarii sprzętów, bądź konieczności wezwania pomocy technicznej.

Jak wielkie jest zagrożenie?

Sytuacje losowe, takie jak: problemy z zasilaniem, pożary, zalania, czy kradzieże to wydarzenia, których nie jest się w stanie przewidzieć. Mogą jednak przytrafić się w każdej firmie. Zazwyczaj oddziałują one na cały sprzęt znajdujący się w budynku, albo przynajmniej na większość urządzeń. Utrata wszystkiego to ogromne koszty. Dodatkowo zniszczenie narzędzi pracy przekłada się na liczne utrudnienia związane z realizacją zleceń. Ubezpieczenie nie tylko pokryje koszty napraw, czy zakupu nowego sprzętu, ale może także zapewniać sprzęt zastępczy.

Jednak największym i rzadko branym pod uwagę przez pracodawców zagrożeniem jest działanie pracowników. Często użytkują oni sprzęt niezgodnie z jego przeznaczeniem, czyli są nieostrożni podczas przenoszenia, bądź przewożenia. Najwięcej uszkodzeń sprzętu firmowego ma miejsce podczas podróży pracowników. Wtedy uszkodzenia dotyczą zazwyczaj laptopów oraz telefonów komórkowych.

 Obecnie bardzo wiele firm traci sprzęty wskutek działań hakerów internetowych. Włamania dokonywane są nawet na komputery posiadające programy antywirusowe. Wówczas często dochodzi do zainfekowania wielu sprzętów w firmie. Większość szkód zostało spowodowanych w firmach poprzez zainfekowane wiadomości mailowe. Pracownicy często nie odróżniają ich od prawdziwych wiadomości, które każdego dnia przychodzą na firmową pocztę od firm kurierskich, klientów, czy współpracowników. Otwarcie takiego maila, albo pobranie załącznika (który często jest wzorowany na plik PDF) skutkuje najczęściej zawirusowaniem komputera, zablokowaniem dostępu do danych, albo trwałym usunięciem wszystkich dokumentów oraz plików znajdujących się na danym komputerze.

Awaria sprzętu może także być spowodowana ukrytymi wadami, które ujawniły się dopiero po dłuższym czasie użytkowania. Nie zawsze będzie można to zweryfikować przy oddaniu urządzeń na gwarancję. Jak widać zagrożeń dotyczących zniszczenia sprzętu jest wiele. Warto brać je pod uwagę podczas kupowania urządzeń elektronicznych do firmy. 

Co z odzyskiwaniem danych?

Zainfekowanie oraz zniszczenia urządzeń takich jak komputery, telefony, tablety, czy dyski elektroniczne to często utrata wszystkich danych. Listy klientów, aktualnie prowadzonych projektów, istotnych dokumentów, umów, faktur i wielu innych  plików, które są niezbędne w codziennym funkcjonowaniu firmy. Koszty odzyskiwania danych w profesjonalnych firmach informatycznych są bardzo drogie. Cena uzależniona jest od przyczyny ich utraty i ilości danych. Ubezpieczenie sprzętu elektronicznego  może zawierać w sobie wypłatę funduszy służących odzyskiwaniu utraconych danych.

Jakie są ograniczenia dotyczące ubezpieczenia sprzętu firmowego?

Ubezpieczenie firmowych sprzętów posiada także pewne ograniczenia. Wiele firm określa maksymalny wiek urządzeń, które można ubezpieczyć. Ponadto, niektórzy ubezpieczyciele umieszczają na umowie zapis informujący o tym, iż ubezpieczeniu nie podlega użytkowanie sprzętu niezgodnie z jego przeznaczeniem. Jeśli pracownik zniszczył telefon służbowy, ale wykorzystywał go do prywatnych celów (robienie zdjęć, wykonywanie prywatnych połączeń, sprawdzanie maila, zaglądanie na strony internetowe), to wypłata odszkodowania może nie zostać przyznana. Nawet jeśli sprzęt jest ubezpieczony od nieumyślnego zalania, ubezpieczenie nie będzie ważne, gdy pracownik będzie używał laptopa jako podkładkę pod kubek.

Dlatego tak istotne jest zapoznanie się ze wszystkimi czynnikami, które mogą mieć wpływ na negatywną decyzję dotyczącą wypłaty odszkodowania. Może to być też nieodpowiednie zabezpieczenie sprzętu podczas podróży, czyli  na przykład przewożenie laptopa bez futerału.

Jaką kwotę można uzyskać z ubezpieczenia?

Jest ona ustalana indywidualnie podczas podpisywania umowy o ubezpieczenie. Ważne, aby nie była niższa niż zakup nowego sprzętu oraz koszt odzyskiwania danych. Od kwoty ubezpieczenia zależy jego koszt. Dlatego też często bardziej opłacalne jest ubezpieczenie najbardziej wartościowych urządzeń na wyższą kwotę, a tych mniej kosztownych i mniej znaczących dla prosperowania firmy na mniejszą.

Ubezpieczenie sprzętów elektronicznych w firmie może uchronić przed wielkimi stratami finansowymi. Wiąże się z kosztami, jednak często jest bardzo opłacalne w dłuższej perspektywie czasu, w szczególności dla firm, które zatrudniają wielu pracowników, w tym stażystów i praktykantów dopiero uczących się korzystania ze sprzętów firmowych. Ważne, aby dokładnie prześledzić umowę przed jej podpisaniem i zwrócić uwagę na wszystkie okoliczności, które mogą blokować wypłatę związaną z ubezpieczeniem sprzętów.