Jakie firmy mogą wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów jest rozwiązaniem, które sprawdza się w średnich i dużych firmach. Na wdrożenie programu komputerowego, który ułatwi obieg dokumentów elektronicznych decydują się również właściciele małych, często jednoosobowych firm. Istotne jest to, że program do elektronicznego obiegu dokumentów może zostać wdrożony nie tylko w firmach różnej wielkości, ale niezależnie też od tego, w jakiej branży działają.

Co daje system obiegu dokumentów?

Każda firma, która zdecyduje się na elektroniczny obieg dokumentów powinna opracować własny, dostosowany do specyfiki prowadzonej działalności system obiegu dokumentów. Program do elektronicznego obiegu dokumentów jest na tyle elastyczny, że każdy użytkownik może dostosować go do własnych, indywidualnych potrzeb. System obiegu dokumentów przynosi przedsiębiorcom bardzo wiele korzyści. Przede wszystkim ułatwia on porządkowanie, klasyfikację i rejestrację dokumentów. Plusem tego systemu jest też to, że dokumenty podlegające już archiwizacji mogą być przechowywane zarówno na nośnikach, jak i w chmurze. Przechowywane na nośnikach dokumenty zajmują znacznie mniej miejsca niż tradycyjne papierowe dokumenty. Program do elektronicznego obiegu dokumentów jest bardzo prosty w obsłudze. Warto pamiętać, że umożliwia on szybkie odszukanie potrzebnego dokumentu nawet wtedy, gdy zbyt dokładnie nie pamiętamy, jaką umowę czy fakturę zamierzamy odszukać. Odnajdziemy je nawet wtedy, gdy będziemy znali tylko część nazwy firmy, której umowa czy faktura dotyczy. Jest to ogromnym ułatwieniem.

Do jakich dokumentów może służyć program do elektronicznego obiegu dokumentów?

Program ten jest uniwersalny, może służyć do obiegu bardzo różnych dokumentów. Krążące po danej firmie dokumenty mogą mieć postać pliku bądź nagrania audio. W formie elektronicznej mogą być tworzone, przesyłane i archiwizowane faktury, rachunki, protokoły. Formę elektroniczną może też mieć umowa o dzieło. Wyjątkowo często elektroniczny obieg dokumentów stosowany jest w odniesieniu do dokumentów księgowych. To efekt tego, że coraz więcej firm rachunkowość prowadzi wykorzystując do tego celu komputerowe programy księgowe. Znacznie ułatwiają one pracę.

Program do elektronicznego obiegu dokumentów wspiera obsługę bardzo różnych rodzajów dokumentów. Jest prosty zarówno w konfiguracji, jak i w obsłudze. Może służyć do rejestrowania, klasyfikacji, porządkowania i archiwizacji dokumentów. Pozwala na dużą oszczędność czasu. Zmniejsza też ryzyko zagubienia ważnych dla funkcjonowania firmy dokumentów. Jest dużym ułatwieniem dla wszystkich firm niezależnie od ich wielkości.