Dlaczego elektroniczne zarządzanie dokumentacją wypiera papierowy obieg dokumentów?

Nowoczesne urzędy administracji publicznej i samorządowej rezygnują z papierowego obiegu dokumentów. Na stronie Comarch: https://www.comarch.pl/administracja-publiczna/produkty/comarch-ezd/ można przeczytać, że elektroniczne zarządzanie dokumentacją wiąże się z szeregiem korzyści. Przemyślana budowa systemu Comarch EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) odzwierciedla procesy zachodzące w organizacji, dzięki czemu pozwala usprawnić pracę. Wnioski wpływające do urzędu (zarówno drogą elektroniczną, jak i w formie papierowej) są rejestrowane w systemie elektronicznym i następnie w tym środowisku odbywa się ich procedowanie.

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją najczęściej jest rozpatrywane w kontekście korzyści dla pracowników – mogą oni:

• Skoncentrować się na pracy merytorycznej, gdyż pracują w systemie, w którym najbardziej powtarzalne czynności są  zautomatyzowane. W praktyce oznacza to wydajniejszą realizację zadań i szybsze załatwianie spraw klientów. To z kolei pozytywnie wpływa na wizerunek urzędu wśród obywateli.
• Mieć stały dostęp do dokumentacji w wersji elektronicznej. Papierowa dokumentacja jest na bieżąco digitalizowana, dlatego w razie konieczności ponownego zapoznania się ze sprawą, wszystkie wytworzone pisma są dostępne niemal od razu – bez konieczności ich poszukiwania np. w segregatorach.
• Pracować w nowoczesnym środowisku. Dzięki wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań, jednostki administracji publicznej czy samorządowej są postrzegane jako atrakcyjne miejsce zatrudnienia. Możliwość konkurowania z sektorem prywatnym sprawia, że są one w stanie pozyskać merytorycznych pracowników i specjalistów.

Chociaż elektroniczne zarządzanie dokumentacją usprawnia funkcjonowanie urzędu, to pozostaje jeszcze kwestia bezpieczeństwa zgromadzonych danych.

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją a cyberbezpieczeństwo w administracji – co warto wiedzieć?

System Comarch EZD został zaprojektowany z myślą o wygodzie urzędników i klientów. Jednocześnie rozwiązuje on problemy organizacji w zakresie bezpieczeństwa danych. Administracja publiczna i samorządowa – podobnie jak podmioty z sektora prywatnego – musi działać zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami. Jak prezentuje się cyberbezpieczeństwo w administracji publicznej/samorządowej, gdzie wdrożone zostało elektroniczne zarządzanie dokumentacją?

Bezpieczeństwo danych można rozpatrywać na wielu płaszczyznach. W przypadku Comarch EZD zastosowano następujące rozwiązania:

• Elektroniczne zarządzanie dokumentacją jest zgodne z obowiązującymi regulacjami prawnymi i standardami dotyczącymi bezpieczeństwa. 
• Dostęp do danych jest ustalany poprzez nadanie uprawnień poszczególnym użytkownikom. Pracownicy mają dostęp tylko do tych danych, które są im niezbędne do wykonywania pracy.
• Operacje zarówno zapisu, jak i odczytu są rejestrowane. Pozwala to monitorować aktywność użytkowników systemu i w razie potrzeb reagować na nieprawidłowości.
• Pracownicy mogą korzystać z bezpiecznego podpisu. W rezultacie możliwa jest szybka i bezpieczna wymiana danych między urzędami za pośrednictwem ePUAP.
• Systematyczne aktualizacje powodują, że elektroniczne zarządzanie dokumentacją także w przyszłości będzie dostosowane do zmieniających się przepisów prawa. 

W ramach swoich zadań jednostki administracji publicznej i samorządowej pozyskują różne dane – nie tylko osobowe, ale również wrażliwe, które muszą być chronione w szczególny sposób. Zestawienia rejestrów, których generowanie zostało przewidziane w systemie Comarch EZD, mogą zawierać kolumny ukryte właśnie z danymi wrażliwymi.

Jak może wyglądać cyberbezpieczeństwo w administracji publicznej/samorządowej?

Kwestia ochrony danych osobowych i wrażliwych pozyskanych podczas realizacji zadań urzędu nie odnosi się wyłącznie do ich zabezpieczenia przed dostępem osób niepowołanych wewnątrz organizacji – dane muszą być chronione również przed osobami z zewnątrz. Jak powinno wyglądać cyberbezpieczeństwo w administracji publicznej/samorządowej? 

Jak można przeczytać na stronie Comarch: https://www.comarch.pl/security-platform/, nowoczesne organizacje mogą skorzystać z szeregu dedykowanych rozwiązań. Ich atutem jest to, że pozwalają one nie tylko zabezpieczyć dane przed cyberatakiem, ale chronią również fizyczny dostęp do budynku, w którym znajduje się sprzęt z danymi osobowymi i wrażliwymi. Jednym z nich jest p Comarch Security Platform.

Platforma Comarch Security to unikalne połączenie rozwiązań z zakresu cyberbezpieczeństwa i fizycznych zabezpieczeń. Należą do nich m.in.:

• Systemy bezpiecznej łączności oparte o protokoły IP – ich zastosowanie pozwala zapobiec atakom typu phishing czy spoofing oraz zapewnić bezpieczeństwo komunikacji.
• Systemy monitoringu sieci i systemów IT – oferowane rozwiązania wyróżnia elastyczność, dzięki czemu mogą one być wykorzystywane w organizacjach o różnej wielkości i nawet z rozległą infrastrukturą 
• Analityk wideo – aby podnieść poziom bezpieczeństwa, urząd może zostać objęty monitoringiem, a wykorzystanie analityki wideo pozwala na szybkie wykrywanie zagrożeń i tym samym na zdecydowaną reakcję

Mimo że to właśnie cyberbezpieczeństwo w administracji publicznej/samorządowej jest jednym z głównych obszarów odpowiedzi na zagrożenia, to lekceważenie fizycznej ochrony obiektów jest nierozsądne. System Comarch Security Platform został zaprojektowany w sposób umożliwiający integrację różnych systemów bezpieczeństwa fizycznego i cyfrowego, co pozwala znacząco podnieść poziom ochrony. Jednocześnie rozwiązanie to jest elastyczne , a zatem może zostać dostosowane do wymogów wciąż rozwijającej się organizacji.