Każdego miesiąca w Polsce powstaje kilkadziesiąt tysięcy firm – zarówno tych jednoosobowych, jak i większych podmiotów – spółek z ograniczoną odpowiedzialnością czy akcyjnych. Wiele z nich boryka się z problemem ograniczonego kapitału i już na starcie szuka oszczędności – nie tylko na usługach telekomunikacyjnych czy marketingowych, ale także tych związanych z wynajmem biura.

Wirtualna alternatywa dla realnych firm

Jeszcze kilka lat temu dla wielu firm to właśnie wynajem biura był jednym z największych kosztów prowadzenia działalności. Ceny za najem lokali rosną nieprzerwanie, co szczególnie widać w największych ośrodkach – Warszawie, Krakowie czy Poznaniu. Jednocześnie coraz częściej firmy nie świadczą usług we własnej siedzibie, ale w innym miejscu – np. u Klienta.

Potrzebę zmieniającego się rynku dostrzegły firmy prowadzące tzw. wirtualne biura. Oferują one swoim klientom możliwość rejestracji firmy i odbierania korespondencji, podczas gdy faktyczna działalność jest prowadzona w innym miejscu. To rozwiązanie szczególnie często stosowane np. przez firmy IT, które z powodzeniem realizują model tzw. pracy zdalnej, wykonywanej z domu czy z siedziby klienta.

Przedsiębiorca rejestrując firmę w urzędzie wskazuje jako adres swojej siedziby wirtualne biuro, gdzie następnie trafia kierowana do niego korespondencja. To pozwala wyraźnie oddzielić sferę zawodową od prywatnej i jest cenioną alternatywą np. wśród samozatrudnionych, którzy nie chcą, aby do ich domu trafiały pisma urzędowe czy wszelkiego typu oferty.

Potrzeby klientów rosną

Aktualnie w Polsce działa przynajmniej kilkaset wirtualnych biur, a ich liczba z każdym rokiem wzrasta. Rosnąca konkurencja sprawia, że przeobrażeniom ulega także oferta podmiotów oferujących usługi sekretarskie i kancelaryjne. Dzisiaj sam adres to dla wielu firm już zbyt mało. Dlatego wirtualne biura coraz częściej rozszerzają paletę swoich rozwiązań i oferują usługi prawne, finansowe czy marketingowe – mówi Michał Górski z BiznesCentrum, które obsługuje firmy nie tylko z Warszawy, ale także z innych części kraju.

W wielu wirtualnych biurach można także wyrobić pieczątkę, nadać czy odebrać przesyłkę kurierską lub skorzystać z usług księgowych. Im bardziej kompleksowa jest oferta, tym większa jest szansa na pozyskanie szerokiego grona klientów. Dzisiaj największe podmioty w tej branży obsługują nawet kilka tysięcy firm i z sukcesem pozyskują kolejnych.

Brak przeszkód prawnych i duże oszczędności

Orzecznictwo sądów administracyjnych jednoznacznie stwierdza, że firmy mogą korzystać z wirtualnych biur. Przedsiębiorcy nie mają więc powodów do obaw, że tego typu rozwiązanie zakwestionują urzędy skarbowe czy inni przedstawiciele administracji państwowej. To sprawia, że nawet bardzo duże podmioty decydują się na porzucenie standardowego, fizycznego biura i korzystanie ze współdzielonej z innymi podmiotami siedziby.

Korzystanie z wirtualnego biura to także duża oszczędność. W zależności od zakresu usługi, już za kilkadziesiąt złotych miesięcznie można zapewnić swojej firmie adres do rejestracji i pełną obsługę korespondencji. To pozwala przeznaczyć zaoszczędzone pieniądze na rozwój firmy i definitywnie zapomnieć o kolejkach na poczcie, gdy listonosz po raz kolejny zostawi w skrzynce awizo. To sprawia, że przyszłość branży rysuje się obecnie w bardzo jasnych barwach.