Identyfikacja potrzeb organizacji 

Wdrożenie systemu ERP to popularny sposób wśród organizacji z wszystkich branż na to, by zoptymalizować zarządzanie zasobami firmy. W wielu przypadkach firma decyduje się na tego typu inwestycje ze względu na panującą w biznesie modę na usprawnienia. Taka pobudka jednak nie przyniesie zbyt wiele pożytku - okaże się, że nieprzemyślana i jednocześnie kosztowna inwestycja była tak naprawdę zupełnie niepotrzebna. 

Decyzja o wdrożeniu systemu klasy ERP powinna być poprzedzona identyfikacją potrzeb i celów, jakie ma organizacja. Zarządzanie zasobami w firmie jest nieefektywne? Procesy, które składają się na ogół działalności, są wykonywane zbyt wolno, są zbyt kosztowne lub nie są wysokiej jakości? Organizacja planuje poprawić jakość przepływu danych pomiędzy działami? A może każdy dział pracuje w oparciu o inny system, co generuje koszty i zbędne nieporozumienia? Każdy z tych czynników może być świetnym argumentem za wdrożeniem systemu ERP. Należy jednak poznać wszystkie słabości organizacji i przeanalizować potencjalny wpływ narzędzia ERP na poprawę działania firmy. 

Analiza procesów zachodzących w firmie

By wdrożenie narzędzia klasy ERP przebiegło pomyślnie, bardzo ważnym elementem procesu przygotowawczego jest dogłębna analiza procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie. Każdy element powinien być przestudiowany pod kątem wdrożenia ERP. W tym celu przydatna okazuje się współpraca pomiędzy pracownikami firmy a firmą wdrożeniową. 

To pracownicy najlepiej wiedzą, jakie funkcje systemu ERP przydadzą się w pracy. Firma wdrożeniowa będzie w stanie na podstawie swojego dużego doświadczenia pomóc w odpowiednim zaprojektowaniu rozwiązania, które przyniesie firmie najwięcej korzyści. 

Dobra komunikacja na linii pracownicy - firma wdrożeniowa

Wcześniej wspomniano już o wadze komunikacji pomiędzy firmą wdrożeniową a firmą, która jest przedmiotem wdrożenia. To niesamowicie istotny czynnik, od którego w głównej mierze zależy dopięcie wdrożenia z uwzględnieniem planowanych kosztów i horyzontu czasowego.

Firma powinna wyodrębnić grupę projektową, która od strony firmy będzie koordynować prace wdrożeniowe. Pracownicy Ci są zobowiązani do ścisłej współpracy z firmą wdrożeniową na każdym etapie wdrożenia. Równie ważne jest poinformowanie pracowników o fakcie wdrożenia ERP oraz zorganizowanie szkoleń i warsztatów, które umożliwią sprawną pracę z systemem już od pierwszych dni startu.

Przygotowanie do integracji ERP z innymi systemami

Nowoczesna organizacja jeszcze przed wdrożeniem systemu klasy ERP pracuje na wielu innych systemach do zarządzania relacjami z klientem, zarządzania procesami magazynowymi czy systemem wspomagającym produkcję. Dużą korzyścią wynikającą z wdrożenia narzędzia ERP jest możliwość integracji wszystkich systemów w jeden, co pozwoli na stworzenie zaawansowanego i jednorodnego organizmu,  z którego korzystać będą wszyscy pracownicy bez względu na zajmowany dział. 

Wiele systemów wymaga jednak odpowiedniego przygotowania. Wdrożenie systemu MES – od czego należy zacząć i jakich błędów nie należy popełnić? Dlatego też warto wraz z firmą wdrożeniową przygotować się do procesu integracji poszczególnych systemów. 

Testowanie rozwiązania ERP

Żaden system informatyczny nie może rozpocząć swojej pracy bez fazy testowania. Nie inaczej jest w przypadku systemu klasy ERP. Organizacja jest zobowiązana do stworzenia scenariuszy testowych odpowiadających realnym procesom. Takie scenariusze dostarczą nam pełnej informacji na temat tego, czy ERP jest gotowe do działania w normalnych warunkach. 

Traktowanie procesu testowania po macoszemu jest gotową receptą na błędy systemu, które spowodują dodatkowe opóźnienia i wygenerują niepotrzebne koszty, których można uniknąć.