Monitorowanie umożliwia identyfikację nieuczciwych programów, identyfikację powtarzających się lub fałszywych faktur, zmiany w umowach, a także identyfikuje nietypowe zachowanie pracowników i dostawców.

W celu uzyskania niezbędnych danych zostało przebadanych ponad 2000 firm z 38 krajów. Respondenci zgłosili główne problemy, z którymi borykali się i nadal napotykają podczas zakupów. Na podstawie tych informacji opracowano koncepcję zwalczania oszustw i marnotrawstwa przy użyciu nowoczesnych technologii monitorowania i analizy.

Oszustwa zakupowe i marnotrawstwo powstają w wyniku:

• możliwości;
• niewłaściwego usprawniania zamówień;
• nacisków i łapówek od dostawców.

Większość firm nie stosuje konwencjonalnych metod kontroli w celu zwalczania tego problemu i w związku z tym ponosi straty.

Badania pokazują, że oszustwa zakupowe w większości są dokonywane przez pracowników firmy w zmowie z dostawcami. W niektórych przypadkach w takie nielegalne działania są zaangażowane także osoby na kierowniczych stanowiskach, a im wyższe stanowisko, tym więcej szkód wyrządzonych firmie.

Najbardziej popularnym sposobem jest wystawianie zawyżonych i niewiarygodnych faktur. Drugim najpopularniejszym sposobem oszustwa jest fałszowanie ofert przetargowych.

Rozwiązywanie problemów z oszustwami zakupowymi

Aby chronić się przed oszustwami, należy ustanowić właściwą kontrolę nad fakturowanymi zakupami, a także zweryfikować zgodność danych kontaktowych organizacji. Kontrola nad pracownikami i zewnętrznymi dostawcami produktów powinna być sprawowana pod kątem zmowy i nielegalnych programów. W tym przypadku stare metody kontroli nie pozwalają na pełną kontrolę nad sytuacją w firmie. Schematy oszustw są stale zmieniane i ulepszane, a do walki konieczne jest stosowanie nowoczesnych metod rozwiązywania problemu, takich jak https://datainvision.com.

Straty wynikające z tego rodzaju oszustw powinny być przypisane do działu finansowego, ale niektóre firmy albo nie mają takiego działu, albo nie ma pracownika odpowiedzialnego za tę funkcję. W rezultacie audytorzy wewnętrzni ponoszą odpowiedzialność za zapewnienie obiektywnej kontroli i doradztwa w celu poprawy wydajności operacji i efektywności procesów zarządzania ryzykiem, kontroli bezpieczeństwa i zarządzania. Jednak nie tylko chodzi o odpowiedzialność. Departament zasobów ludzkich powinien również brać udział w zmniejszaniu ryzyka. Usługi prawne i compliance również muszą być przy tym obecne, ponieważ powinny upewnić się, że organizacja wykonuje swoje zadania z należytą starannością, zarówno podczas wdrażania, jak i okresowej kontroli dostawców.

Poznaj swoich pracowników, Poznaj swoich dostawców - dzięki analizie i ciągłemu monitorowaniu.

Stały monitoring pozwala na gromadzenie pełnych informacji o swoich pracownikach i dostawcach, co daje obiektywną ocenę szans na różne oszustwa. Pozwala zatrudnić najlepszych pracowników, a także zmniejszyć ryzyko współpracy z nieuczciwymi dostawcami. Oprócz zatrudniania pracowników zapewnia ochronę przed oszustwami i marnotrawstwem. Przeprowadzone badanie wykazało, że ponad 7% firm w ogóle nie zajmuje się kontrolą zakupów. Strategia ustawicznego monitorowania pomaga zapewnić integralność cyklu życia "kupuj i płać", przeprowadzając rygorystyczny, ciągły monitoring i kontrolę w całym procesie, w celu wykrycia oznak błędów, marnotrawstwa i oszustw. Zautomatyzowana analiza danych znacznie zwiększa szybkość i skuteczność wykrywania oszustów i ich systemów, co jest bardzo ekonomicznym mechanizmem ochrony.

Na przestrzeni kilku lat, w wyniku braku monitorowania jedna z dużych instytucji poniosła straty w wysokości 300 milionów dolarów. Jak się okazało w firmie istniała zmowa pracowników z dostawcą. Wdrożenie systemu monitorowania pozwoliłby ujawnić tę zmowę i zaoszczędzić minimum 16 milionów dolarów, już na początkowym etapie zmowy.

Konieczność monitorowania

Automatyzacja monitorowania pozwala zminimalizować ryzyko, a także chroni firmę przed zaniedbaniami pracowników i dostawców. Większość organizacji chce w dobrej wierze prowadzić działalność gospodarczą, jednak wymaga to uczciwości ze wszystkich stron - zarządzania i dostaw. Rozwiązania analityczne sztucznej inteligencji pozwalają w pełni kontrolować sytuację i podejmować decyzje, zanim oszuści zrujnują biznes.