Po omacku. Tak można byłoby określić wykonywanie obowiązków służbowych przez większość pracowników. Znawcy tematu nie mają złudzeń – winę za ten stan rzeczy ponoszą nie tyle pracownicy, ile nadmiar cyfrowych informacji potrzebnych do wykonywania codziennych czynności.

Maciej Stanusch, prezes firmy Stanusch Technologies, zwraca uwagę  na fakt, że przed erą internetu i szybkiego rozwoju technologii IT praca była łatwiejsza. Wszystkie ważniejsze Informacje znajdowały się pod ręką, bo było ich relatywnie niewiele. Dziś wraz z przyrostem ilości danych gromadzonych przez firmy, rozwiniętej analityki, mediów społecznościowych, mnogości systemów informatycznych wdrażanych w firmach, pracownicy mają coraz większe problemy z docieraniem do potrzebnych informacji. Gubią się w gąszczu milionów cyfrowych rekordów. Można to określić mianem  właśnie „cyfrowej ślepoty”

Dobrze ilustrują to dane IDC. Z analiz firmy doradczej wynika, że 61% pracowników umysłowych musi poszukiwać niezbędnych do wykonywania codziennych obowiązków informacji za pośrednictwem co najmniej czterech systemów wspierających zarządzanie zasobami firmy. 15% z nich do tego celu wykorzystuje nawet 11 tego typu narzędzi a nawet więcej.

O jeden etat za dużo?

Jeden z raportów opracowanych przez McKinsey & Company informuje, że pracownicy spędzają dziennie 1,8 godziny – a więc 9,3h tygodniowo – na wyszukiwaniu informacji niezbędnych do wypełniania swoich obowiązków. Mogą składać się na nie elementy historii kontaktu z danym klientem w przypadku centrum kontaktowego, zdigitalizowane opracowania naukowe w przypadku badaczy uniwersyteckich czy choćby faktury lub inne dokumenty transakcyjne, a także aktualne regulacje prawne, jeśli mówimy o dziale księgowości.

Analitycy zauważyli, że firma zatrudniająca 5 pracowników, których specyfika pracy wymaga operowania na dużych zbiorach informacji, „traci” jeden etat na czynności, które mogłyby zostać zautomatyzowane przy pomocy inteligentnych rozwiązań zdolnych do wyszukiwania informacji zgromadzonych we wszystkich wewnętrznych systemach firmy, nie tylko na podstawie tzw. słów kluczy, ale także określonego kontekstu, jak przekonuje Maciej Stanusch.

Warto podkreślić, iż nie tylko dość długi czas odnajdywania potrzebnych danych stanowi tutaj problem – nierzadko zdarza się także, że poszukiwania informacji przez pracowników kończą się niepowodzeniem. Według IDC, wszystkie wymagane w danym momencie informacje udaje im się odnaleźć w zaledwie 56% przypadków.

Oczywiście, straty generowane przez zbyt dużą absorpcję czasu pracowników na powtarzalne czynności będą tym większe, im bardziej rozległe są cyfrowe biblioteki przedsiębiorstw i organizacji.

Jeśli założymy, że pracownik zarabiający średnią krajową poświęca ponad 30% swojego czasu na poszukiwanie i integrowanie informacji z różnych źródeł, to okaże się, że firma traci miesięcznie blisko 2 tys. złotych. W przypadku dużych, zatrudniających 1000 pracowników organizacji, te straty idą w miliony złotych, na co zwraca uwagę nasz ekspert.

Szczególnie warto wskazać tutaj na sektor usług prawnych, biura rachunkowe, ale także ochronę zdrowia, uczelnie wyższe czy obsługę klienta. To właśnie m.in. w tych obszarach powinniśmy obserwować rosnące zainteresowanie rozwiązaniami wspierającymi nawigowanie po cyfrowym oceanie z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Dzięki wykorzystaniu SI, możliwe jest przeszukiwanie nie tylko danych uporządkowanych przez poszczególne systemy, ale także tych niestrukturyzowanych, których zwykle jest w firmach znacznie więcej.

Źródło: inPlus Media