1. Jak zmaksymalizować inwestycje IT przy ograniczonym budżecie

Informatyka jest dziedziną, która łatwo poddaje się centralizacji zarówno w obszarze systemów informatycznych, jak i usług świadczonych na rzecz użytkowników. Dzięki centralizacji możliwe i opłacalne staje się nabywanie rozwiązań, które rzeczywiście spełniają oczekiwania, przy zachowaniu niskich kosztów w przeliczeniu na użytkownika. Ponadto, centralizacja pozwala uniknąć dublowania kompetencji, wydatków inwestycyjnych i kosztów utrzymaniowych, a także obniżać koszty – dzięki wykorzystaniu efektu skali i lepszej koordynacji. Centralizacja stanowi jedno z największych źródeł potencjalnych oszczędności i optymalizacji wydatków na informatykę w administracji publicznej. Pośrednim efektem centralizacji jest racjonalizacja, w tym weryfikacja faktycznego poziomu wykorzystania zasobów informatycznych, a także lepsze wykorzystanie dostępnych kadr.

2. Optymalizacja kosztów inwestycyjnych i utrzymaniowych

Istotne jest szukanie rozwiązań gwarantujących najlepszy stosunek ceny do jakości. Nie trzeba stosować rozwiązań oferowanych przez największych dostawców, ponieważ alternatywne rozwiązania mogą być równie dobre, a zdecydowanie tańsze w utrzymaniu. A to jest niezwykle istotne dla przedstawicieli działów IT administracji publicznej. Działają oni bowiem najczęściej z pomocą mniejszych budżetów, które dodatkowo są obłożone większymi restrykcjami niż w przypadku firm prywatnych.

3. Świadomy wybór między nową inwestycją (zakupem sprzętu), a upgrade’ami już posiadanego

Skalowalne systemy, które są dostosowane do łatwej rozbudowy w dłuższej perspektywie czasowej zawsze okażą się korzystniejsze pod kątem całkowitego kosztu użytkowania (TCO). Dlatego przed decyzją o zakupie nowego sprzętu warto spojrzeć na wszystkie koszty związane z inwestycją. Są to zarówno opłaty związane z zakupem sprzętu wraz z licencjami, utrzymaniem oraz serwisem, a także wszelkie ryzyka związane z migracją do nowego środowiska. Tylko całościowe spojrzenie na zagadnienie pozwoli właściwie ocenić, czy upgrade posiadanej infrastruktury będzie tańszym wyjściem.

Nowoczesne rozwiązania hiperkonwergentne są dostosowane do rozwoju wraz z zapotrzebowaniem właściciela. Posiadają możliwość upgrade-u bez ryzyka dla przechowywanych danych, czy funkcjonowania oraz dostępności aplikacji. Posiadając taki sprzęt perspektywa zakupu całkowicie nowego rozwiązania zostaje odłożona nawet na lata. Taki zabieg pozwala znaczne oszczędności i obniżenie TCO.

4. Outsourcing – jaki, kiedy i czy w ogóle warto?

Outsourcing to sposób na redukcję kosztów i optymalizację działania instytucji. Dzięki niemu można zlecić dodatkowe zadania zewnętrznym podwykonawcom i w ten sposób uwolnić czas własnych pracowników. Będą oni mogli skupić się na kwestiach najbardziej kluczowych dla swojego pracodawcy.

Przy wyborze outsourcingu warto patrzeć na całkowity koszt świadczenia usługi, a także zadbać o dobrze skonstruowaną umowę o współpracy. W ten sposób np. zminimalizujemy ryzyko utraty kontroli nad newralgicznymi danymi. Przy wyborze również nie należy kierować się jedynie kryterium cenowym. Dodatkowe usługi zabezpieczające mogą np. podnosić koszt początkowy, ale całkowity zysk dla firmy może okazać się bardziej kluczowy.

5. Pewność kopii bezpieczeństwa danych w firmie i możliwości ich odtworzenia

Aby robienie kopi zapasowych danych miało sens, musi być także pewność możliwości odtworzenia zabezpieczonych informacji. Zmiany w stosowanych systemach zabezpieczania danych, ograniczone fundusze, a nawet zmiany kadrowe w sektorze publicznym częściej niż w firmach prywatnych powodują obniżenie tej pewności. Dlatego warto cyklicznie przeprowadzać audyt systemów backupu. W momencie, gdy instytucja nie ma możliwości infrastrukturalnych do przeprowadzenia wewnętrznie audytu funkcjonowania systemów backupu, można skorzystać z zewnętrznych środowisk testowych.

Autor: Magdalena Bogucka, Engave Performance Lab