1. PIT-11 dostarcz w 3 miejsca

Pozornie oczywistą rzeczą, o której musi pamiętać każdy pracodawca jest konieczność dostarczenia deklaracji PIT-11 w 3 miejsca. Pierwszym z nich jest urząd skarbowy właściwy dla pracownika – wyznacza się go według miejsca zamieszkania danej osoby. PITy wszystkich pracowników muszą także pozostać w firmie – druga kopia jest więc elementem dokumentacji kadrowo-księgowej. Ponadto, PIT-11 musi trafić w ręce samego pracownika. 

2. Pamiętaj o nowym terminie wysyłki PIT-11 do urzędu skarbowego 

W tym roku rozliczeniowym czas na dostarczanie do urzędu skarbowego PIT-11 uległ znacznemu skróceniu. Komplet dokumentów należy wysłać do 31.01.2019, czyli o miesiąc wcześniej niż w latach ubiegłych. Duża część przedsiębiorców pozostawia zwykle dopełnienie obowiązku przekazania informacji o dochodach pracowników na ostatni moment. Powiązanie tej opieszałości z przyzwyczajeniem do składania dokumentów dopiero w lutym, może się skończyć dla firmy grzywną. 

3. Uwaga małe firmy - dostarczenie deklaracji do urzędu skarbowego już tylko elektronicznie! 

Do tego roku pracodawcy zatrudniający do 5 osób mogli PIT-11 wysyłać do urzędu skarbowego w formie papierowej drogą pocztową. Począwszy od nowego roku 2019 wprowadzony zostaje dla wszystkich pracodawców obowiązek wyłącznie elektronicznej wysyłki dokumentów. 

4. Unikaj błędów przy wpisywaniu danych pracownika 

Przy wypełnianiu deklaracji PIT-11 dużą wagę przyłożyć trzeba do sprawdzenia wszystkich danych oraz skontrolowania identyfikatora podatkowego z imieniem i nazwiskiem pracownika. W zależności od formy zatrudnienia pracownicy mogą posługiwać się numerem PESEL lub NIP. Należy dokładnie zweryfikować, który numer obowiązuje danego pracownika, gdyż podanie nieprawidłowego identyfikatora podatkowego spowoduje odrzucenie deklaracji wypełnianej on-line. 

O pomyłkę łatwo także przy podawaniu miejsca zamieszkania pracownika. Może być ono inne niż miejsce zameldowania i mogło się zmienić w ciągu roku. Jeżeli pracownik się przeprowadził, to dane dotyczące miejsca zamieszkania podawane w formularzu powinny wynikać z oświadczenia pracownika i być aktualne na ostatni dzień roku - przy rozliczeniu PIT-11 za rok 2018 będzie to 31 grudnia 2018. Na podstawie adresu zamieszkania pracownika określa się właściwy dla niego urząd skarbowy, dlatego poprawna informacja jest w tym przypadku szczególnie ważna. 

5. Przekaż dokumenty pracownikowi na jeden z dwóch sposobów 

O ile wysyłka PIT-11 do urzędu skarbowego możliwa jest tylko do 31.01.2019, to na przekazanie dokumentów pracownikowi pracodawca ma czas do 28.02.2019. Dokumenty do urzędu musi on przekazać wyłącznie elektronicznie, natomiast pracownikowi można je dostarczyć na dwa sposoby – elektronicznie lub papierowo. Warto jednak i to zrobić elektronicznie, oszczędzając i czas i pieniądze.

Pracodawcom zostało już niewiele czasu na przesłanie do urzędu skarbowego PIT-11, jednak świadomość wchodzących w tym roku zmian, właściwa organizacja pracy i uważność przy wypełnianiu formularzy pozwoli dopełnić obowiązku poprawnie i zgodnie z terminem. Trzeba też pamiętać, że składanie PIT-11 jest obligatoryjne dla każdego pracodawcy. To obowiązek, którego nie można uniknąć. Zbytnia opieszałość i zapominalstwo mogą przyczynić się do nałożenia przez urząd skarbowy surowych kar grzywny.

Źródło: e-File