1. Wypracowanie zasad dla pracowników

2. Program do zarządzania dokumentami

3. Cyfrowe archiwum

Powyższe pomysły to nie tylko możliwość zapewnienia sprawniejszego obiegu dokumentów w firmie, ale również podniesienie bezpieczeństwa przechowywanych danych.

Wypracowanie zasad dla pracowników

Pierwszym krokiem, jakiego należy dokonać w trosce o lepsze zarządzanie dokumentami w firmie, jest stworzenie konkretnych procedur wśród pracowników. Powinny one obejmować między innymi: wskazanie miejsca, w którym należy zapisywać dokumenty, ustalenie przejrzystej dla wszystkich metody nazywania poszczególnych dokumentów, wskazujących na temat lub nazwisko osoby wprowadzającej dane, a także zadbanie o odpowiednią organizację plików, eliminując konieczność długotrwałych poszukiwań. Wskazówki te są szczególnie ważne przy dużym napływie dokumentacji.

Program do zarządzania dokumentami

Bardzo wygodnym i usprawniającym wiele procesów rozwiązaniem jest także program dms, czyli elektroniczny system zarządzania dokumentami. Pozwala on na łatwy dostęp do niezbędnych informacji, a jednocześnie zapewnia ich wysoką ochronę dzięki mechanizmom zabezpieczeń dostępowych. W ten sposób minimalizowane jest również ryzyko zaginięcia potrzebnych danych. Praca zostaje więc usprawniona, a przepływ informacji zoptymalizowany. Przekłada się to na zmniejszenie kosztów operacyjnych, jak również monitowanie przebiegu danego procesu na poszczególnych etapach.

Cyfrowe archiwum

Program do zarządzania dokumentami pełni również rolę cyfrowego archiwum, które jest nieocenione w sytuacji, gdy zaistnieje potrzeba sprawdzenia danych z przeszłości lub odszukania niezbędnych informacji z wcześniej realizowanych działań. Ważna jest w tym przypadku możliwość przeprowadzenia indeksacji: albo automatycznej, albo na podstawie historii działań, treści dokumentów czy danych pracowniczych. W zależności od potrzeb, odmienne kryteria mogą być odpowiednie. Spójne tagowanie poprawia jakość pracy. Alternatywą jest stworzenie własnego cyfrowego archiwum, co wymaga jednak określenia zasad, według których proces archiwizacji będzie się odbywał.