Wraz z początkiem nowego roku w życie weszła nowelizacja ustawy wprowadzająca skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych do 10 lat, a także możliwość ich elektronizacji. Zmiany te są korzystne dla przedsiębiorców przede wszystkim ze względu na oszczędność czasu i pieniędzy, ponieważ jeszcze do niedawna na koszty związane z prowadzeniem i przechowywaniem tych danych przez 50 lat wynosiły rocznie ok. 130 mln zł w skali całego kraju.

Digitalizacja dokumentacji pracowników to kolejny, ważny krok w stronę cyfrowej transformacji systemu. Co więcej, przejście na taką formę przetwarzania danych wcale nie jest trudne ani czasochłonne. Wystarczy tylko, że każdy dokument zostanie cyfrowo odwzorowany, np. za pomocą skanu i kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Co konkretnie zyskają przedsiębiorcy po podjęciu decyzji o digitalizacji akt swoich pracowników?

1. Szybki dostęp do wszystkich dokumentów

Przekopywanie się przez stosy papierów zabiera cenny czas i nierzadko powoduje frustrację. Tymczasem dzięki elektronicznemu archiwum dokumentów można błyskawicznie przefiltrować i znaleźć konkretne dane posługując się określonymi słowami kluczowymi oraz tagami. Ponadto, dostęp do takiej dokumentacji jest stały i nieograniczony, czego z pewnością nie można powiedzieć o jej fizycznym odpowiedniku.

2. Bezpieczeństwo danych

O konsekwencjach związanych z nieprawidłowym zarządzaniem dokumentacją firmową mówi się bardzo często. Ileż to razy bowiem na przedsiębiorców nakładane są sankcje za brakujące dokumenty, których zaginięcie jest tajemnicą poliszynela? Na szczęście, tak przykrym konsekwencjom niedociągnięć w organizacji biura można zapobiec dzięki przeniesieniu akt z szafy do solidnie strzeżonej przestrzeni chmurowej.

Edyta Wojtas z SaldeoSMART twierdzi, że elektroniczne archiwum dokumentów bije na głowę to fizyczne dzięki systematycznie i automatycznie tworzonym backupom. Przedsiębiorcy nie muszą się zatem obawiać, że w wyniku awarii sprzętu czy też roztargnienia pracowników stracą ważne dokumenty. Wszystko, co zostanie zdigitalizowane, można natychmiast odtworzyć w bezpiecznej przestrzeni chmurowej.

Warto dodać, że elektroniczne teczki pracownicze umożliwiają szybkie usunięcie wszystkich danych po przekroczeniu określonego ustawą czasu ich przechowywania. W rzeczywistości oznacza to tyle, że zamiast tracenia czasu na niszczenie papierowych akt zgodnie z obowiązującymi procedurami, wystarczy tylko nacisnąć jeden przycisk.

3. Lepsze relacje z klientami i pracownikami

Pracownicy mają wgląd do swoich akt i nie byłoby w tym nic złego, gdyby nie fakt, że w przypadku fizycznych dokumentów procedura wnioskowania i wyszukiwania konkretnych arkuszy wcale nie trwa krótko. Sytuacja wygląda podobnie wówczas, kiedy pilnie potrzebna jest faktura kosztowa dla kontrahenta, a od czasu jej uzyskania zależeć może nawet relacja na linii klient - firma. Elektroniczne archiwum umożliwia bezproblemowe i szybkie udostępnianie kopii dokumentów przy jednoczesnym zachowaniu przypisanego im miejsca w systemie.

Nie da się również ukryć tego, że w dobie rosnącej popularności pracy zdalnej, możliwość elektronicznego przetwarzania i obiegu dokumentów jest już niemal warunkiem utrzymania konkurencyjności na rynku. Trudno bowiem wyobrazić sobie zdalnego pracownika, który po każdy niezbędny dokument musi specjalnie pojechać do siedziby swojej firmy. Dlatego też bezproblemowy dostęp do dokumentów jest również ważnym aspektem employer brandingu i pozytywnie wpływa na relacje z pracownikami.

Niezależnie od wielkości firmy czy ilości zatrudnionych osób, warto wprowadzać rozwiązania, które mają bezpośredni wpływ na szybkość i efektywność działania. Tym bardziej, że zmianie tej sprzyja polski system prawny.

Źródło: SaldeoSMART