Najważniejsze zapisy jakie pojawiają się w rozporządzeniu:

• Faktury mogą być przesyłane w dowolnej formie pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności i integralności, czyli dosłowne wdrożenie Dyrektywy unijnej. Konsekwencją takiego zapisu jest fakt, że „zwykły” PDF nadal nie będzie uznany za e-fakturę:
  • W szczególności do zapewnienia integralności i autentyczności faktury można użyć: podpisu kwalifikowanego lub EDI, gdzie EDI wymaga podpisania umowy o Wymianę Danych Elektronicznych.
• Odwołanie akceptacji na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej ma skutek na dzień następny po jej wyrażeniu lub strony mogą umówić się inaczej – nie więcej jednak niż 30 dni (jest to ukłon w stronę masowych dostawców, czyli zadziałał lobbing).
• Archiwizacja wymaga, by faktury były podzielone na okresy rozliczeniowe, były łatwo odszukiwalne oraz udostępniane w formacie tekstowym.
• Należy zapewnić organowi kontroli dostęp online do archiwizowanych faktur.

Analizując nowinki po kolei:

Zwykły PDF to nadal nie e-faktura

Rozporządzenie i Dyrektywa Unijna wymaga, by wystawca zapewnił fakturze integralność (zapewnienie mechanizmów kontroli niezmienności treści – pewności, że to, co wysłałem, jest tym, co zostało odebrane) i autentyczność (kto ją wystawił, od kogo pochodzi?), czego nie ma niestety w samym dokumencie PDF. Naturalnym mechanizmem realizującym te dwa elementy jest podpis elektroniczny i użycie go razem z dokumentem PDF zapewni nam zgodność z Rozporządzeniem. Celowo napisałem „podpis elektroniczny” bez dodatku „kwalifikowany” – każdy e-podpis realizuje mechanizm kontroli integralności i autentyczności podpisanych danych.

e-Podpis to nie wszystko

Podpis elektroniczny to naturalny sprzymierzeniec wspomnianych wyżej wymagań, jednak nie jedyny. Możliwe jest użycie innych technologii, jednak brakuje tutaj światowych standardów, które można by wskazać – trzeba tworzyć własne procesy i narzędzia. W sieci pojawiają się już informacje o usługach, które planują działać na nowych przepisach np. facturo.pl.

Bez umów

Niezależnie od stosowanych technologii, rozporządzenie nie narzuca potrzeby podpisywania umowy między stronami w celu uzgodnienia mechanizmów wymiany danych (poza EDI) – oznacza to większą swobodę w obrocie gospodarczym i być może otworzy to rynek transakcji jednorazowych na e-fakturę, którego zagospodarowanie było do tej pory praktycznie niemożliwe.

Akceptacja w formie elektronicznej, a odwołanie do 30 dni

W zakresie związanym z akceptacjami na otrzymywanie e-faktur niewiele się zmieniło, poza ukłonem w stronę masowych dostawców (prądu, TV itd.), który mieli problemy techniczne z obsługą osób rezygnujących z e-faktur – ich systemy nie nadążały z aktualizacją i zakazem wystawiania e-faktur już na drugi dzień (wspomniał o tym Business Center Club w swojej propozycji Rozporządzenia).

Archiwizacja

Tutaj zachodzi najwięcej zmian:

1. podział na okresy rozliczeniowe,
2. przetwarzanie danych w formie tekstowej,
3. łatwe odszukiwanie.

Dodatkowo, w przypadku gdy faktury przechowywane są w innym kraju członkowskim niż Polska, należy zapewnić dostęp online do tych faktur.

Przetwarzanie danych w formie tekstowej

To bardzo kontrowersyjny zapis. Gdyby rozumieć go dosłownie, to wymusza on na podatniku, by tak konstruował on archiwum faktur, by możliwy był eksport danych do Excela, XML-a czy innych standardów umożliwiających tekstowe przetwarzanie danych. Konsekwencją takiego myślenia jest fakt, że jeśli wystawca zdecyduje się na format PDF do przesyłania e-faktur, to będzie musiał również przechowywać w osobnym pliku zawartość faktury w postaci tekstowej.

Potrzebna będzie dodatkowa interpretacja Ministerstwa. Więcej analiz już niedługo.

Wejście w życie nowego rozporządzenia planowane jest na początek przyszłego roku. Tekst proponowanego rozporządzenia można pobrać ze stron Ministerstwa Finansów.

Robert Król
Elektronicznie podpisani.pl