Dziennik Internautów pisał już o istotnych zmianach w działaniu polskich urzędów, jakie będą możliwe dzięki Systemowi Rejestrów Państwowych (SRP).

System ten ruszy 1 marca i powinien umożliwić załatwianie spraw w dowolnym urzędzie, niezależnie od miejsca zameldowania.  

Do tej pory każda gmina pracowała na odrębnym systemie, tzn. urzędnicy nie mieli dostępu do wszystkich danych zawartych m.in. w zbiorze PESEL czy ewidencji dowodów osobistych. Mieli dostęp do informacji o mieszkańcach gminy. System Rejestrów Państwowych ma sprawić, że urzędnicy będą mieli dostęp do wszystkich informacji zgromadzonych w kluczowych rejestrach państwowych. Dlatego np. dowód osobisty będziemy mogli wyrobić w wybranym, najbliższym urzędzie, a nie tylko w miejscu zameldowania. Ogromnym ułatwieniem będzie też możliwość uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego w dowolnym mieście.

Również od 1 marca będzie obowiązywał nowy wzór dowodów osobistych. Dokumenty będą lepiej zabezpieczone i nie będzie trzeba ich wymieniać tak często jak dotąd. Dowody nie będą miały adresu zameldowania, co może być zarówno zaletą, jak i wadą. Wszystko będzie zależeć od tego, czy instytucjom będzie wystarczało oświadczenie o miejscu zamieszkania. 

Dowiadując się o tych udogodnieniach, możemy się cieszyć, ale pojawią się także wątpliwości. Czy wszystko zadziała jak należy? Czy w okresie przejściowym nie będzie szczególnych trudności? Nikt nie może dać na to gwarancji, ale MSW przygotowało dla urzędników pomoc i pewne procedury awaryjne.

Service Desk

Gdy już ruszy SRP, urzędnicy będą pracowali w aplikacji ŹRÓDŁO, podobno prostej i bezpiecznej. Powinni sobie poradzić, bo zostali przeszkoleni. Gdyby coś jednak poszło nie tak, urzędnicy będą mogli zadzwonić pod numer 42-253-54-99. Pod tym numerem 25 konsultantów będzie odpowiadać na pytania (liczba konsultantów może być zwiększona w razie potrzeby). Ten Service Desk ma być czynny od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00-19:00. 

System padł i co dalej?

System informatyczny zawsze może mieć awarię, ale nie powinno to przeszkodzić w załatwieniu spraw. Jeśli składamy wniosek o dowód osobisty i system ma awarię, urzędnik powinien i tak przyjąć wniosek i wydać stosowne potwierdzenie. Wniosek będzie zarejestrowany po rozwiązaniu problemów z systemem. Dowód osobisty powinien być gotowy do odbioru w ustawowym terminie do 30 dni.

Nieco inna procedura została przewidziana na wypadek utraty dowodu osobistego, który powinien zostać zastrzeżony. Gdyby wówczas pojawiły się problemy techniczne, urzędnik gminny będzie wysyłał skan odpowiedniego dokumentu bezpośrednio do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych. Czynność zostanie zapisana w rejestrze centralnym, a dowód zostanie unieważniony z datą zgłoszenia jego utraty.

Urodziny, zgony i meldunek w czasie awarii

Może się zdarzyć, że system padnie akurat w momencie, gdy planowaliśmy zarejestrować nowo narodzone dziecko. Przepisy przejściowe pozwalają, by akt urodzenia został sporządzony w sposób, jaki obowiązywał przed 1 marca 2015 roku (tj. w postaci papierowej). Numer PESEL może zostać nadany w oparciu o wnioski przekazywane do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych. W takiej sytuacji wydłużeniu może ulec jedynie czas przekazania danych do nadania tego numeru.

W przypadku czyjejś śmierci nie trzeba będzie dłużej przechowywać zwłok w oczekiwaniu na przywrócenie systemu do życia. Urzędnik dokona odpowiedniego wpisu bezpośrednio na karcie zgonu (tym samym umożliwiając dalsze przygotowania do pochówku). Akt zgonu zostanie stworzony, gdy system znów będzie dostępny. Przewidziano też okres przejściowy (do końca sierpnia tego roku), w którym możliwe będzie sporządzenie aktu zgonu w postaci papierowej.

Zameldowanie i wymeldowanie też nie powinno być problemem w razie awarii. Urząd powinien przyjąć zgłoszenie i w przypadku zameldowania wydać odpowiednie zaświadczenie. Wydłużeniu ulec może czas przekazania odpowiednich danych do rejestru PESEL i w konsekwencji do rejestru mieszkańców.

Teoretycznie MSW przygotowało się na różne problemy. Oby praktyka okazała się zgodna z teorią.