Okresy urlopowe od dawna przyprawiają przedsiębiorców o ból głowy. Choć sam urlop jest elementarną potrzebą i przyjemnością dla tego, kto na nim przebywa, to dla reszty pracowników wiąże się ze zwiększoną liczbą obowiązków i czasochłonnym zarządzaniem zastępstwami. Dla pracodawcy dodatkowym źródłem stresu jest też spadająca w tym okresie wydajność firmy. Sprawa może skomplikować się jeszcze bardziej, jeśli organizacja współpracuje z pracownikami wykonującymi swoje obowiązki zdalnie. Może, ale nie musi.

Tak, jak istnieją narzędzia umożliwiające na co dzień sprawną komunikację ze zdalnym pracownikiem (komunikatory do prowadzenia chatów i wideo konferencji, platformy do zarządzania projektami, czy aplikacje zliczające czas poświęcony na realizację danego zadania), na rynku są też dostępne aplikacje biznesowe, które pozwalają szybko i bez straty czasu przejąć jego obowiązki na czas urlopu. To platformy klasy Business Process Management, które pozwalają zautomatyzować i przyspieszyć procesy w przedsiębiorstwie, a jednocześnie umożliwiają łatwą ewidencję i delegowanie zadań.

Znalezienie zastępstwa

Dobra platforma biznesowa odciąży nas już na pierwszym etapie, kiedy stajemy przed potrzebą znalezienia zastępstwa dla pracownika idącego na urlop. Dzięki wbudowanym w systemy BPM silnikom, zadania urlopowanych osób zostaną automatycznie przekierowane do właściwych zastępców.

Bardzo praktycznym rozwiązaniem jest zapewnienie w ten sposób pracownikowi możliwości złożenia wniosku urlopowego z dowolnego miejsca, ale jako jeden z wymaganych kroków określenie zastępców, którzy zajmą się konkretnymi zadania pod jego nieobecność. Wskazany zastępca musi natomiast wyrazić zgodę na przyjęcie tych zadań, inaczej wniosek urlopowy nie zostanie rozpatrzony pozytywnie.

Przekazanie pracy

W przypadku zdalnych pracowników, oprócz standardowej potrzeby zapewnienia zastępstwa na czas urlopu, pojawia się też kwestia przekazania wszelkich informacji, związanych z wykonywanymi przez niego obowiązkami. Sprawa może się okazać trudniejsza, niż w przypadku pracowników stacjonarnych, bo pracownik zdalny jest często bardziej odizolowany od swoich kolegów w biurze i wtedy siłą rzeczy większość posiadanych przez niego informacji nie jest powszechnie znana innym pracownikom.

Na szczęście aplikacje biznesowe rozwiązują i ten problem. Nowoczesne systemy BPM w jednym miejscu (np. na ekranie przeglądarki, tabletu lub telefonu) udostępnią zastępcy wszystkie istotne informacje o czekającym go zadaniu oraz wszystkie powiązane z nim informacje: aktualny status i historię działań, powiązane formularze, dokumenty i korespondencję oraz przydatne raporty. Dzięki temu, bez zbędnych wyjaśnień i żmudnego przygotowywania plików, będzie on w stanie skutecznie zastąpić osobę udającą się na urlop. Ponadto, pracownik po powrocie z urlopu szybko zorientuje się w aktualnym statusie i podjętych działaniach, i płynnie powróci do swoich obowiązków. 

Kluczowa jest płynność

O ile przekazanie zastępcy konkretnych, ściśle powiązanych ze stanowiskiem zadań jest jasne, o tyle bardzo często tylko dana osoba wie, jak jej zadania łączą się z działaniami innych pracowników, czy działów w firmie. Dlatego nawet, jeśli zastępca wykona wszystkie przypisane mu zadania, firma nadal może być narażona na opóźnienia.

Jednym z największych plusów aplikacji biznesowych jest to, że koncentrują się nie tylko na tym, aby wszystko to, co jest potrzebne do wykonania pracy za kogoś, udostępnić w jednym miejscu, ale też na tym, żeby zapewnić ciągłość procesu z perspektywy całej organizacji. Dlatego zastępca, który wykona przekazane mu zadanie nie musi się zastanawiać nad tym, czy powinien kogoś powiadomić, by proces mógł się dalej toczyć. Zadba o to aplikacja biznesowa, działająca w oparciu o mechanizmy workflow.

To właśnie płynność działań jest jednym z powodów, dla których coraz więcej polskich firm decyduje się zainwestować w rozwiązania klasy BPM i dzięki nim usprawniać kolejne procesy biznesowe za pomocą obiegów zadań i dokumentów. Nie tylko w okresie urlopowym.

Autor: Łukasz Wróbel, WEBCON