Zarówno podczas codziennej pracy, jak i w okresie przedurlopowym warto korzystać z możliwości dedykowanego oprogramowania. Pomocny może okazać się Office 365. Dlaczego? Posiada wiele rozwiązań usprawniających naszą pracę.

Wnioski urlopowe automatycznie przekazywane przełożonemu

Wspierać nas może między innymi platforma SharePoint, która umożliwia tworzenie różnego rodzaju wniosków, w tym urlopowych. Co ważne, platforma usprawnia proces składania wniosków. Po uzupełnieniu przez pracownika, dokument zostaje automatycznie przesłany do przełożonego, a po akceptacji – trafia do odpowiedniego działu.

Aby mieć pewność, że wszystkie projekty zostaną zrealizowane w wyznaczonym terminie i żadna wiadomość nie będzie przez dwa lub trzy tygodnie zalegała w skrzynce pocztowej, warto skorzystać również z innych funkcjonalności Office 365.

Automatyczna odpowiedź

Przede wszystkim warto pamiętać o ustawieniu automatycznych odpowiedzi. To spore udogodnienie zarówno dla współpracowników, jak i osób spoza organizacji. Aplikacja Outlook umożliwia utworzenie różnych odpowiedzi automatycznych – innych wewnątrz organizacji i innych poza nią. Odpowiedzi mogą być automatycznie wysyłane do nadawców przez określony czas lub do chwili jej wyłączenia przez użytkownika – w zależności od potrzeb. Co ważne, odpowiedzi automatyczne można ustawić w każdej chwili, z dowolnego miejsca, a dzięki synchronizacji opcja będzie działała na każdym urządzeniu.

Przekazywanie wiadomości

Office 365 umożliwia także przekazywanie wiadomości. Można to zrobić na dwa sposoby – nadając uprawnienia do całej skrzynki bądź konkretnego folderu lub przesyłając wiadomości dalej. Przekazywanie uprawnień dla folderu pozwala na ustalenie ich poziomu. Cały proces wymaga zaledwie kilku kliknięć. Korzystając z drugiej opcji – przekazywania dalej – wystarczy w odpowiednim miejscu wpisać adres e-mail osoby, do której mają być przesyłane wiadomości, zapisać zmiany i gotowe. Dodatkowo użytkownik może zaznaczyć opcję zachowania kopii maili przesyłanych dalej.

Udostępnianie kalendarza

Podczas urlopu, zwłaszcza dłuższego, warto zadbać o przekazanie współpracownikom najważniejszych informacji. Bardzo pomocne będzie nadanie innym osobom z organizacji uprawnień do kalendarza. Proces wymaga tylko kilku kliknięć. Podobnie jak w przypadku przekazywania wiadomości, udostępniając uprawnienia do kalendarza innemu użytkownikowi istnieje możliwość nadawania ich poziomu. Współpracownik, któremu udostępniono kalendarz będzie mógł go edytować czy też planować i odpowiadać na zaproszenia w imieniu właściciela.

Udostępnianie projektów

Zdarza się, że przed urlopem nie zawsze można zakończyć realizowany projekt i konieczne jest przekazanie go współpracownikom. Pomocny w takiej sytuacji może być Office 365. Pozwala on na udostępnianie przygotowywanych prezentacji, zestawień czy innych. Udostępniając dany dokument, nadaje się wybranym użytkownikom odpowiednie uprawnienia.

Delegowanie zadań w aplikacji Planner

Jedną z aplikacji dostępnych w ramach Office 365 jest Planner. Narzędzie ułatwia podział zadań, podnosząc jednocześnie efektywność pracy zespołu. Funkcjonalności Plannera to między innymi tworzenie zadań, przydzielanie osób za nie odpowiedzialnych oraz śledzenie terminowości wykonywania planu. Aplikacja daje wiele możliwości ułatwiając codzienną pracę w wielu firmach.

 - Często w naszych organizacjach korzystamy z narzędzi służących do prowadzenia projektów. Podobne usługi znajdziemy w Office 365 – mowa o aplikacji Zadania na SharePoint Online oraz świeżej pozycji – Plannerze. Planner to bardzo intuicyjne narzędzie posiadające również swoją aplikację mobilną, także nawet w podróży czy po prostu bez dostępu do komputera możemy raportować wykonywanie poszczególnych zadań – wyjaśnia Konrad Nieboj, Microsoft Cloud Team Leader w firmie Senetic.

Nieprzewidziana sytuacja?

Nikt nie lubi zabierać pracy na urlop. Jednak podczas wypoczynku zdarzyć się mogą nieprzewidziane sytuacje, które wymagają niemal natychmiastowego dostępu do dokumentów czy skrzynki pocztowej. Dzięki Office 365 dostęp do niezbędnych dokumentów można mieć z każdego urządzenia. Jest nim na przykład smartfon, którego każdy zwykle ma przy sobie, również podczas urlopu. Pomocna może okazać się aplikacja Skype for Business, która nie tylko umożliwia prowadzenie rozmów, ale także organizowanie i udział w spotkaniach online z każdego miejsca. Z Office 365 również edytowanie plików na odległość nie stanowi żadnego problemu.

Na przykładzie pakietu Office 365 możemy zobaczyć jak łatwo zorganizować sobie i swoim współpracownikom pracę. Dzięki temu zdążymy z wykonaniem wszystkich projektów na czas. Będziemy wtedy mogli cieszyć się wolnym czasem podczas urlopu, który spędzimy z najbliższymi, z dala od codziennych obowiązków. Jeśli jednak w ostateczności będziemy musieli sprawdzić pocztę czy edytować jakieś pliki Office 365 umożliwi nam to praktycznie z każdego miejsca na ziemi. Wymogiem zostaje dostęp do sieci internetowej oraz sprzęt taki jak smartfon, tablet czy komputer.