Zakup własnego biura to droga inwestycja, tym droższa im w bardziej atrakcyjnym miejscu biuro się znajduje. Jednak trzeba pamiętać, że im bardziej atrakcyjny adres tym prestiż firmy rośnie. Klienci wolą współpracować z firmami położonymi w centrum miasta, gdzie dojazd jest prosty i można zaparkować, niż szukać firmy gdzieś na obrzeżach miasta. Koszt takiej inwestycji, a następnie koszty związane z utrzymaniem pomieszczeń biurowych powodują, że przedsiębiorcy rozpoczynający swoją działalność kierują się raczej do wynajęcia takich pomieszczeń. Jednak w dalszym ciągu są to spore koszty, które mogą sporo obciążyć budżet nowej firmy. Jednak wielu przedsiębiorców - którzy nie chcą inwestować w zakup nieruchomości, coraz częściej decyduje się na wirtualne biuro. Zresztą nie tylko oni.

Wirtualne biuro pozwala ograniczyć koszty związane z zakładaniem i prowadzeniem firmy

Wirtualne biuro - idealne do rejestracji firmy

Na rynku od 1994 roku znajduje się jeszcze jedna możliwość dla małych przedsiębiorstw, które nie koniecznie potrzebują biura do swojej działalności. Ta czwarta możliwość to biuro wirtualne. Ta usługa pozwala na założenie przedsiębiorstwa w każdym wybranym przez właściciela firmy miejscu. Polega one na wynajęciu fizycznego adresu, który wskazuje się podczas procesu rejestracji przedsiębiorstwa i jako adres korespondencyjny. Jest to tania usługa, która jedynie ustępuje pod względem kosztów rejestracji pod adresem domowym, ale kto by chciał prowadzić przedsiębiorstwo w domu, otrzymywać codziennie na ten adres korespondencję i przyjmować w domowych pieleszach kontrahentów? Usługa biura wirtualnego powstała w roku 1994 w Stanach Zjednoczonych, gdzie amerykański przedsiębiorca dostrzegł problemy jakie niesie ze sobą utrzymanie biura przez prowadzących działalność niewymagającej takiego pomieszczenia. Usługa ta przyjęła się na całym świecie i dzięki temu freelancerzy, małe jednoosobowe firmy, taksówkarze i wielu innych przedsiębiorców korzysta właśnie z tego rodzaju usług.

Biuro wirtualne a korzyści

Można się tak naprawdę zastanowić, co oprócz tego, że można skorzystać z adresu podczas rejestracji co faktycznie da wynajęcie biura wirtualnego? Korzyści może być wiele, zależy od tego, jak jest skonstruowana umowa i czego oczekuje się od wynajmującego pomieszczenia, a właściwie adres biura wirtualnego. Można się przyjrzeć temu na przykładzie usługi świadczonej przez toruńską agencji social media Pollyart, która oferuje między innymi usługę jaką jest Good Spot - wirtualne biuro w Toruniu. Jest ona właścicielem lokalu mieszczącego się w zabytkowej kamienicy. Jest bardzo istotne dla przedsiębiorcy, który się decyduje na wynajem biura wirtualnego z dwóch powodów. Po pierwsze polskie prawo dopuszcza możliwość korzystania z usługi, jeżeli lokal jest własnością firmy wynajmującej, lub właściciel wyraził zgodę na prowadzenie takiej działalności. Drugi powód jest bardziej prozaiczny, ale również ważny – dzięki temu przedsiębiorca, korzystający z takiej usługi będzie pewny, że z powodu np. utraty praw do korzystania z lokalu przez usługodawcę będzie musiał szukać nowego adresu do prowadzenia przedsiębiorstwa. Good Spot wirtualne biuro https://goodspot.pollyart.pl/, dla swoich klientów ma przygotowane trzy opcje wynajęcia biura wirtualnego. 

Najtańsza obejmuje oprócz możliwości korzystania z adresu do rejestracji firmy, również przyjmowanie korespondencji firmowej oraz przechowywanie jej przez trzy miesiące. Przedsiębiorca może tą korespondencję odebrać osobiście w godzinach działalności biura. Druga opcja dodatkowo zakłada przekazywanie informacji o nadchodzącej korespondencji, opcjonalnie przesyłanie jej drogą mailową. Trzecia opcja, najdroższa, dodatkowo przewiduje przesyłanie korespondencji drogą tradycyjną na wskazany adres oraz prowadzenie książki korespondencji. Jednocześnie dla każdego klienta Pollyart przygotowało szereg dodatkowych usług, do których należy między innymi stworzenie dla wynajmującego przedsiębiorstwa wizytówki Google, dzięki czemu firma będzie widoczna w serwisach Google, a także co może być podstawą do skutecznego pozycjonowania w wynikach przeglądarki. Pracownicy biura służą też daleko idącą pomocą w prowadzeniu biura dla wynajmującego.