Od 1 stycznia tego roku weszły w życie nowe przepisy obligujące Zakład Ubezpieczeń Społecznych do prowadzenia ewidencji umów o dzieło. Jednocześnie powyższe regulacje nakładają na firmy i osoby fizyczne nowe rygorystyczne obowiązki. W ciągu zaledwie siedmiu dni od zawarcia umowy o dzieło, należy ją zgłosić na specjalnym formularzu RUD do ZUS-u. W przypadku braku zgłoszenia lub spóźnienia, można spodziewać się kary sięgającej kwoty 5000 złotych.

Utrudnienia dla małych i średnich firm

Obowiązek rejestrowania wszystkich umów o dzieło, poza trzema sporadycznie występującymi wyjątkami, mają zarówno pracodawcy, jak i sami wykonawcy. Także w przypadku, jeżeli jest się osobą fizyczną i nie jest się zarejestrowanym w ZUS-ie jako płatnik składek, należy zarejestrować umowę o dzieło.

Dodatkowo, sporo problemów dla firm generuje brak jasnej i w sposób klarowny wyjaśnionej różnicy pomiędzy umową o dzieło i oskładkowaną umową zlecenia. Przepisy w tej materii są tak mało precyzyjne, że w niektórych wypadkach definiuje je dopiero istniejące orzecznictwo sądowe. Powszechnie znane są też przypadki kwestionowania umów o dzieło i naliczenia wstecz składek ZUS z tego tytułu. To wszystko powoduje zarówno dodatkowe koszty, wprowadza niepotrzebne elementy ryzyka biznesowego, jak i konsumuje czas przedsiębiorców.

Czytaj także: Po co ZUS chce zbierać informacje o umowach o dzieło? >>

W efekcie, właściciele małych i średnich firm, którzy najczęściej korzystają z umów o dzieło, znaleźli się w kłopocie. Z jednej strony, nie zawsze bowiem stać ich na stworzenie dodatkowe miejsca pracy - etatu, zwłaszcza w dobie pandemii i lockdowndów. Z drugiej, nie zawsze mają aż tyle zadań dla freelancerów. Jednorazowa pomoc marketingowa, techniczna czy copywriterska rozliczane na umowę o dzieło to dla nich szansa na uzyskanie potrzebnych narzędzi – takich jak strona www, reklamy, treści dla odbiorców – bez dodatkowych kosztów.

- Rejestracja umów o dzieło w ZUS-ie, zgodnie z nowymi przepisami, ani nie należy do łatwych, ani szybkich procesów. Na dowód powyższej tezy, można przytoczyć liczby. - mówi Przemysław Głośny, prezes zarządu Useme.com, platformy dla legalnego rozliczania prac zdalnych. - W całym zeszłym roku było podpisanych i zrealizowanych w Polsce ponad 0,5 miliona umów o dzieło. Zatem średnia tygodniowa to blisko 10 tysięcy. W pierwszych ośmiu dniach 2021 r., kiedy już obowiązywały nowe przepisy, do ewidencji ZUS-u zostało zgłoszonych zaledwie 1,6 tysiąca, tj. 15% umów, w porównaniu do takiego samego okresu roku 2020. Nieco lepiej wypadł cały styczeń b.r., gdyż w ZUS-ie zarejestrowano 30 tysięcy umów, jednak w dalszym ciągu jest to tylko 71% umów zgłoszonych w 2020 r.– podsumowuje Głośny z Useme.com.   

Szara strefa czy alternatywa?

Choć nowe przepisy nie zmieniają niczego w samych umowach o dzieło, to wymóg zgłaszania każdej takiej umowy do ZUS-u spowodował drastyczny spadek zarejestrowanych umów. Czy to oznacza, że przedsiębiorcy zrezygnowali ze stosowania takiej formy rozliczania czy może przeszli do szarej strefy?

Nie można wykluczyć żadnej z powyższych odpowiedzi. Jednak od początku roku, odnotowano duży wzrost zainteresowania alternatywną formą rozliczenia. Dotyczy to zarówno zleceniodawców, jak i wykonawców, szczególnie z sektora usług elektronicznych dla biznesu, takich jak, programowanie, projektowanie grafiki, tworzenie treści czy tłumaczenia.

Dla przedsiębiorców legalną możliwością rozliczenia umów o dzieło jest przejście na rozliczenie B2B w oparciu o rachunki lub faktury VAT. Jednak freelancerzy, tj. wykonawcy, nie zawsze chętnie zakładają własne firmy, bo dla nich tego typu prace stanowią najczęściej formę dorobienia po godzinach do etatu, a prowadzenie firmy jest po prostu zbyt drogie. Ponadto Polacy, obserwując kłopoty wielu firm w okresie pandemii, nie są skłonni tak chętnie jak kiedyś zakładać działalności gospodarcze.

– Kiedy w grę wchodzi realna obawa o błędne zaklasyfikowanie umowy i związane z tym konsekwencje, bezpieczniej jest rozliczać się na podstawie faktur. Również tych wystawianych przez profesjonalne portale pracy zdalnej w imieniu freelancerów, którzy nie mają własnej firmy, ale wykonują usługi dla biznesu – tłumaczy Przemysław Głośny. – Dlatego właśnie w Useme stosujemy rozwiązania, które zabezpieczają obydwie strony. Zleceniodawca, przyjmując fakturę, nie ponosi odpowiedzialności przed ZUS. Serwis, z kolei ma określone wymagania, na podstawie których przyjmuje prace do legalnego rozliczenia umowy o dzieło. Pozwala to uniknąć pomyłki przy błędnym zaklasyfikowaniu umowy i związanych z tym konsekwencji.

Useme w pierwszym miesiącu 2021 roku odnotowało duży wzrost zainteresowania swoimi usługami, zarówno w obszarze zapytań, jak i zdecydowanie wyższej liczby rozliczonych umów w tym okresie. Z danych historycznych wynika, że zwyczajowo styczeń nie zaliczał się do miesięcy wzrostowych, tylko zdecydowanie spokojnych okresów. Powyższe dane ilustrują fakt, że umowy o dzieło są potrzebne, ale zleceniodawcy obawiając się komplikacji związanych z ich rejestrowaniem lub błędnym zakwalifikowaniem charakteru prac, szukają alternatywnego sposobu na bezpieczne i legalne rozliczenie. Bez konieczności ucieczki do szarej strefy.