Akt urodzenia - co warto wiedzieć

Dla kogo

Akt urodzenia (i każdy akt stanu cywilnego) może otrzymać osoba, której akt dotyczy. Można otrzymać też akt urodzenia małżonka i osoby z bliskiej rodziny — będzie to np. rodzic, dziadek, babcia, dziecko, wnuk, prawnuk, rodzeństwo. Akt urodzenia może też otrzymać przedstawiciel ustawowy lub opiekun. Warto mieć dokument potwierdzający, że dana osoba należy do bliskiej rodziny.

Akt urodzenia osoby spoza rodziny może uzyskać ktoś, kto wykaże interes prawny w uzyskaniu odpisu - w takim wypadku trzeba uzasadnić interes wynikający z przepisów prawa i mieć na to odpowiednie dokumenty (np. zobowiązanie sądu).

Płatności

Za odpis aktu urodzenia trzeba zapłacić - 22 zł za akt skrócony, który wystarcza do wielu spraw urzędowych i 33 zł za akt pełny. Ta kwota dotyczy każdej kopii papierowej - jeśli więc chcesz uzyskać 3 odpisy, zapłacisz odpowiednio 66 i 99 zł. Opłatę trzeba wnieść:

• albo przed złożeniem wniosku (przelew bankowy lub pocztowy - numer konta trzeba znaleźć na stronie urzędu, jest to numer konta do opłat administracyjnych za czynności urzędowe) albo
• w trakcie składania wniosku - tylko jeśli Twój urząd należy do systemu płatności online  Paybynet. Sprawdzisz to na stronie systemu Paybynet.

Czas oczekiwania na wydanie dokumentu

Jeśli akt stanu cywilnego był sporządzony po 1 marca 2015 roku, znajduje się w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego i dostaniesz go od ręki. Jeśli dokument był wystawiony wcześniej (i nikt o niego nie wnioskował po 1 marca 2015 roku), trzeba będzie czekać 7-10 dni roboczych. Ten krótszy czas oczekiwania jest możliwy, jeśli wniosek złożysz do tego urzędu, w którym akt został sporządzony.

Czego potrzeba

Do złożenia wniosku o odpis aktu stanu cywilnego potrzebujesz:

• profilu zaufanego. Jeśli go nie masz, zobacz, jak założyć profil zaufany z wizytą w urzędzie i jak założyć profil zaufany przez bankowość elektroniczna;

• jeśli wnioskujesz o akt urodzenia dla osoby spoza najbliższej rodziny - skanu dokumentu potwierdzającego Twój interes prawny (np. zobowiązanie sądu);

• jeśli płacisz za wydanie odpisu na poczcie lub przelewem bankowym - kopii (skanu) potwierdzenia przelewu. Uwaga! Przed opłatą zastanów się, ile odpisów potrzebujesz (za 1 odpis płacisz 22 zł).

Odpis aktu urodzenia krok po kroku

1. Wejdź na stronę obywatel.gov.pl i w okienku "Szukaj" zacznij wpisywać "Odpis". Wyświetlą się podpowiedzi. Wybierz "Uzyskaj odpis aktu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu)" - wyświetli się jako pierwsza.

2. Po przejściu na stronę "Uzyskaj odpis aktu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu)" wybierz opcję "Przez internet".

3. Po kliknięciu przycisku "Przez internet" strona rozwija się - znajdziesz na niej informację, że do złożenia wniosku potrzebujesz profilu zaufanego. Aby przejść dalej, kliknij "Wyślij wniosek".

4. Po kliknięciu w Wyślij wniosek trafiasz na stronę wyboru sposobu logowania. Pokazujemy metodę logowania przez profil zaufany.

5. Na kolejnym ekranie zaloguj się do swojego profilu zaufanego - użyj danych logowania lub skorzystaj z bankowości elektronicznej.

6. Po zalogowaniu przechodzisz do składaniu wniosku. Na pierwszym ekranie (na górze widzisz oś z informacją, na jakim etapie jesteś) wskazujesz, jakiego aktu potrzebujesz.

7. Po kliknięciu "DALEJ" wybierasz urząd, do którego składasz wniosek o wydanie odpisu. Wystarczy zacząć wpisywać nazwę miejscowości - system podpowie Ci urzędy.

Który urząd wybrać? To zależy od tego, jak chcesz otrzymać odpis.

• jeśli chcesz odebrać odpis osobiście, wybierz urząd blisko Twojego miejsca zamieszkania. Jeśli to nie ten urząd wydawał akt stanu cywilnego, trzeba będzie poczekać do 10 dni roboczych.

• jeśli chcesz otrzymać odpis aktu urodzenia pocztą, wybierz urząd, który wystawił akt urodzenia - to daje szansę na krótsze oczekiwanie.

• jeśli chcesz otrzymać odpis na skrzynkę ePUAP, wybierz urząd, który wystawił akt urodzenia. Uwaga - na skrzynkę ePUAP dostajesz tylko odpis elektroniczny. Jeszcze nie wszystkie urzędy w Polsce go uznają, np. do sądu przyda się odpis papierowy.

8.  Pozostając na tym samym ekranie, trzeba uzupełnić dane osoby, której odpis dotyczy.

Jeśli wnioskujesz o odpis swojego aktu urodzenia, pojawią się tu Twoje dane - przejrzyj je i uzupełnij.

Jeśli wnioskujesz o odpis aktu innej osoby, rubryki są puste i trzeba tam wpisać dane tej osoby.

Na dole ekranu znajdziesz możliwość podania urzędu, który wystawił dany akt i jego numeru. jest to nieobowiązkowe, ale może przyspieszyć otrzymanie odpisu.

Jeśli wszystko się zgadza, kliknij "DALEJ".

Uwaga! Jeśli nie wypełnisz któregoś obowiązkowego pola, system wykaże błąd i podpowie, które pole należy uzupełnić. Jeśli wszystko się zgadza, kliknij "DALEJ".

9. Na kolejnej stronie sporo się dzieje.

Po pierwsze, należy odpowiedzieć, "czy jesteś osobą, która może otrzymać odpis aktu?". odpowiedź trzeba uzasadnić. W przypadku aktu dla siebie i bliskiej rodziny należy to wyjaśnić - np. Tak, akt urodzenia dotyczy mojego dziecka (imię i nazwisko). Jeśli  odpis nie dotyczy Twojej rodziny, trzeba dokładnie opisać "interes prawny".
 

Po drugie, trzeba wskazać, jak chcesz odebrać odpis. Możliwe wybory pokazywaliśmy wyżej, przypomnijmy:

• "Na skrzynkę ePUAP" - będzie to jednak tylko odpis elektroniczny;

• "Odbiorę osobiście" - kiedy urząd jest blisko Twojego miejsca zamieszkania;

• "Pocztą tradycyjną" - odpis zostanie wysłany na adres, który wskażesz na poprzednim etapie (Krok 2).

Po trzecie, jeśli przysługuje Ci zwolnienie z opłaty, kliknij "Jeżeli należysz do osób zwolnionych z opłaty, kliknij tutaj". Zwolnienie jest możliwe, jeśli akt urodzenia potrzebny jest do załatwienia takich spraw jak świadczenia socjalne i pomoc społeczna, ZUS, alimenty, przyznanie opieki lub kurateli, adopcji, zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę.

Wówczas otworzy się dodatkowe pole - należy zaznaczyć kwadrat potwierdzający, że przysługuje Ci zwolnienie z opłaty. W dodatkowym polu należy napisać, dlaczego potrzebny jest odpis aktu. Jeśli dysponujesz dokumentami, które to potwierdzają, załącz je poniżej. Wystarczy kliknąć na symbol spinacza i odszukać dokument na swoim komputerze. Warto go precyzyjnie opisać - jest przygotowane odpowiednie pole na opis załącznika.

Jeśli wszystko się zgadza, kliknij "DALEJ". Jeśli coś wymaga poprawki, kliknij WSTECZ.

10. Na następnej stronie należy wybrać sposób płatności.

Płatność online. Jeśli możliwość płatności online jest dostępna, opcja "Płatność online" jest aktywna (jeśli ta opcja jest nieaktywna, to znaczy, że w danym urzędzie nie ma takiej możliwości). Po wybraniu tej opcji wyświetlą się banki, z których można zrealizować płatność. Po wybraniu banku należy kontynuować - płatności dokonasz po podpisaniu wniosku.

Płatność przelewem/przekazem. Jeśli wolisz zapłacić przelewem albo przekazem pocztowym, trzeba zapłacić wcześniej, a do wniosku załączyć potwierdzenie przelewu/przekazu (skan).

Jeśli wszystko się zgadza, kliknij "DALEJ".

11. Kolejny etap to podgląd wniosku. Przeczytaj go uważnie. Jeśli wszystko się zgadza, kliknij znajdujący się na dole strony przycisk "PODPISZ I WYŚLIJ".

12. Na kolejnej stronie wrócisz do logowania do profilu zaufanego.

13. Kolejna strona to podgląd informacji o Twoim profilu zaufanym. Jeśli wszystko się zgadza, kliknij "Podpisz podpisem zaufanym".

14. Po kliknięciu przycisku "Podpisz profilem zaufanym" pojawi się okienko z miejscem na wpisanie kodu autoryzacyjnego, który przychodzi na telefon (numer przypisany do profilu zaufanego).

15. Po wpisaniu kodu autoryzacyjnego i kliknięciu "Autoryzuj i podpisz dokument" wniosek jest wysłany. Na ekranie z potwierdzeniem znajdziesz informację, który urząd otrzymał Twój wniosek i w jakim terminie wniosek zostanie przygotowany.

Potwierdzenie wysłania wniosku znajdziesz też w skrzynce ePUAP, w zakładce "Wysłane" (zarówno wysłany wniosek, jak i UPP - Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia w postaci pliku XML).

Uwaga! Kierownik USC może odmówić wydania odpisu aktu stanu cywilnego, jeśli na przykład chcesz dostać odpis aktu innej osoby, ale nie masz do tego prawa. Dostaniesz wtedy decyzję administracyjną o odmowie i masz 14 dni, aby się od niej odwołać do odpowiedniego wojewody.