Większość firm nie potrafi oszacować, jakie środki wydają na urządzenia biurowe (drukarki, kopiarki, skanery, urządzenia wielofunkcyjne itp.) – na ich utrzymanie i serwisowanie. Z badań przeprowadzonych w dużych przedsiębiorstwach wynika, że produkcja dokumentów i zarządzanie ich obiegiem pochłaniają od kilku do nawet 15 proc. przychodów.

Ważne: Ponad 50 proc. przedsiębiorstw nie analizuje kosztów druku

Z reguły park maszyn biurowych w firmie składa się ze sprzętu zakupionego u różnych producentów, wśród których znajdują się zarówno urządzenia nowe, jak i starsze. W miarę pojawiania się kolejnych potrzeb firma uzupełnia go doraźnymi zakupami. Dokonując ich najczęściej nie ma świadomości, że sprzęt tani w zakupie jest drogi w eksploatacji. Z kolei wybór urządzeń pod kątem kosztów ich eksploatacji powoduje wyższy wydatek przy zakupie, który jednak szybko zwraca się w postaci oszczędności uzyskiwanych w trakcie eksploatacji.

– Koszt wydruku jednej strony w formacie A4 na drukarce Kyocera FS–2020D dystrybuowanej przez spółkę Arcus wynosi ok. 3 groszy. Jedno z ostatnich porównań drukarek dostępnych na polskim rynku pokazało, że koszt wydruku tego samego materiału na najdroższym urządzeniu w zestawieniu był 5 razy wyższy i wyniósł aż 15 groszy. 12 groszy oszczędności na wydruku jednej strony obrazuje nam skalę oszczędności, które możemy osiągnąć, decydując się na zakup lub dzierżawienie urządzeń trwałych, niezawodnych, tanich w eksploatacji, do których należą drukarki i mfpKyocera – wskazuje Łukasz Rumowski, Dyrektor Działu Rozwoju Produktu w ARCUS SA.

Brak spójnej polityki zarządzania parkiem maszyn biurowych powoduje, że nie sposób na bieżąco kontrolować kosztów, jakie on generuje. Jednak sytuacja kryzysowa zmusza firmy do uważnego monitorowania wydatków. Jednym ze sposobów na redukcję wydatków na utrzymanie biura, zwłaszcza w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw, jest dzierżawa urządzeń biurowych. Okazuje się, że przedsiębiorstwo może zaoszczędzić – i to niemało – na rezygnacji z własnego parku maszyn biurowych, gdy ich miejsce zastąpi sprzęt dzierżawiony od wyspecjalizowanej firmy zewnętrznej.

Ważne: Tanie przy zakupie urządzenia biurowe są drogie w eksploatacji

Outsourcing to zlecenie jakiejś pracy zewnętrznym dostawcom, którzy wykonają ją lepiej, szybciej i taniej. Tak właśnie rzecz się ma z dzierżawą urządzeń biurowych. Firma dzierżawi ekonomiczne drukarki, kopiarki, niezbędne oprogramowanie i płaci tylko za usługę, czyli za kopiowanie, drukowanie itp. W tej cenie otrzymuje też serwis sprzętu. Zyskuje przede wszystkim na tym, że nie musi kupować, utrzymywać i serwisować sprzętu. Ponadto wraz z dzierżawą uruchamia zintegrowany proces produkcji, obiegu dokumentów oraz informacji w firmie, który zapewnia jej dodatkowe niemałe oszczędności.

– Oferujemy dzierżawę oszczędnych w użytkowaniu drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych marki Kyocera, zaawansowanych systemów wysyłki korespondencji masowej firmy Pitney Bowes czy dedykowane oprogramowanie VARIO opracowane przez spółkę DocuSoft z Grupy Arcus, które służy kompleksowemu zarządzaniu obiegiem informacji i dokumentów (w postaci tradycyjnej i elektronicznej) w firmach każdej wielkości – wymienia Michał Czeredys, Prezes Zarządu ARCUS SA.

Ważne: 25 proc. oszczędności na kosztach druku odnotował BRE Bank po pierwszym kwartale współpracy z ARCUS

Firmy, które zdecydowały się na dzierżawę urządzeń biurowych szybko odczuwają poprawę jakości zarządzania dokumentami. Już po pierwszych miesiącach współpracy z outsourcerem mogą też odnotować znaczące oszczędności, np. BRE Bank po pierwszym kwartale wydzierżawienia od spółki Arcus ok. 1,1 tys. urządzeń drukujących, kopiujących, skanujących i faksujących marki Kyocera odnotował 25 proc. oszczędności na kosztach druku. Stosując ekonomiczne drukarki czy dzierżawiąc urządzenia biurowe firma może obniżyć wydatki ponoszone na druk dokumentów nawet o 50 proc. Dotychczasowy model, czyli korzystanie z własnego parku maszyn biurowych, oznacza najpierw wydatek na ich zakup, a potem ciągłe opłaty za materiały eksploatacyjne, przeglądy serwisowe, naprawy. Nie można tu zapomnieć o wynagrodzeniu za pracę administratorów, którzy obsługują te maszyny. Trzeba też wziąć pod uwagę koszty poboru energii zużywanej nie tylko na druk, ale i podczas czuwania urządzeń czy wybudzania ich z czuwania.

– W przypadku dzierżawy jedynymi kosztami firmy są comiesięczna opłata za użytkowanie udostępnionych urządzeń i koszt wydrukowanych lub skopiowanych stron. Można je pokryć z zasobu bieżących środków obrotowych, a wydatek ten zaksięgować jako koszt uzyskania przychodu. Oznacza to lepszą, ale i tańszą obsługę biura oraz mniejsze obciążenie dla finansów firmy niż w przypadku sprzętu zakupionego, amortyzowanego i serwisowanego przez firmę za własne pieniądze – zaznacza Łukasz Rumowski.

Ważne: Efektem dzierżawy urządzeń biurowych są niższe koszty biura i lepsze zarządzanie dokumentami

Oszczędności można też uzyskać, przeprowadzając audyt użytkowanych przez firmę urządzeń biurowych. Chodzi o zebranie informacji o tych maszynach – ich stanie technicznym, obciążeniu, zużywanej przez nie energii i materiałach eksploatacyjnych itd. Uzyskana w ten sposób wiedza jest podstawą do zaplanowania redukcji kosztów druku. Może też posłużyć do zaprojektowania systemu zarządzania drukiem i obiegu dokumentów. Po przeprowadzeniu audytu Arcus proponuje firmom instalacje oprogramowania, które wspiera kontrolę urządzeń, zdalne administrowanie nimi, dokładne rozliczanie kosztów ich użytkowania z podziałem na departamenty firmy, a nawet poszczególnych pracowników. Aplikacja pozwala też na określenie obiegu dokumentów i przez to wzmacnia ich bezpieczeństwo przy przetwarzaniu, np. przez funkcję „bezpieczny wydruk”, która pozwala na druk dokumentu jedynie uprawnionym osobom po uprzednim ich uwierzytelnieniu.

Cezary Warda