Ostatnie dni to dopiero początek upalnego okresu. Dlatego warto jak najszybciej pomyśleć o dobrych warunkach pracy. Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć zarówno wydatki poniesione na przegląd posiadanej klimatyzacji w samochodzie, jak też zakup rolet, które ochronią przed promieniami słonecznymi w biurze, czy też inwestycje w klimatyzację. Zakup klimatyzacji oraz rolet albo będzie stanowił ulepszenie środka trwałego i zwiększy tzw. wartość początkową samego lokalu, albo będzie stanowił odrębny środek trwały (np. przenośny klimatyzator).

Klimatyzator do 3,5 tys. zł można zaliczyć jednorazowo do kosztów

Trzeba pamiętać, że zakup klimatyzacji czy rolet to nabycie środków trwałych do firmy, a tych z zasady nie można zaliczyć jednorazowo do kosztów podatkowych, lecz trzeba poddać amortyzacji. Są jednak wyjątki. Jednym z nich są środki trwałe, których wartość nie przekracza 3,5 tys. zł. Przykładem mogą być rolety do samochodu - gdy wydatki poniesione na ich nabycie nie przekroczą tej kwoty, można rozliczyć je podatkowo w miesiącu oddania do używania.

Środkiem trwałym są zarówno budynki, jak i maszyny, urządzenia, środki transportu, ale też inne przedmioty. Decyduje przewidywany okres używania i przeznaczenie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Jeśli zakupione rzeczy firma zamierza używać dłużej niż rok, to będzie to środek trwały.

Zmniejszysz podatek dochodowy i odliczysz VAT

W koszty można zaliczyć nie tylko wydatki związane z samym zakupem klimatyzatora czy rolet. Przychód można zmniejszyć także o koszty związane z instalacją czy np. okresowym przeglądem. Dodatkowo przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT zmniejszą swoje zobowiązanie także z tytułu tego podatku. Co to oznacza?

Zakładając, że firma będąca podatnikiem VAT zakupiła klimatyzator do lokalu o powierzchni 50 m² za 8000 zł wraz z montażem (dobry klimatyzator to wydatek rzędu 6-10 tys. zł), to w pierwszej kolejności - ustalając wartość początkową - należy odjąć VAT. Stawka VAT na klimatyzatory to 23% (8-procentowa jest przewidziana dla zakupu usługi montażu wraz z klimatyzatorem dla potrzeb budownictwa mieszkaniowego). W tym przypadku jest to 1496 zł – o tyle też można zmniejszyć należny VAT. Kwotę, jaka pozostanie, czyli 6504 zł, należy poddać amortyzacji. Przyjmując, że klimatyzator stanowi odrębny środek trwały, podstawowa stawka amortyzacji liniowej wynosi 10%, oznacza to, że na pełną amortyzację klimatyzatora potrzeba 10 lat (choć w określonych przypadkach można go skrócić, stosując metodę degresywną). Dokonując jednak wyliczenia przy zastosowaniu metody liniowej, przedsiębiorca co roku zmniejszy swój przychód o ok. 650 zł, tym samym obniży podatek o 123 zł (przy założeniu, że rozlicza się z fiskusem za pomocą 19-procentowej stawki liniowej). Łącznie – z tytułu VAT i PIT – zakup obniży zobowiązanie wobec fiskusa o 1619 zł.

Wartością początkową zakupionego środka trwałego jest jego cena nabycia. Za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka do używania, np. koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji, odsetek, prowizji. Wartość tę zmniejsza się o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia lub zwrotu różnicy VAT. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy.

Natomiast zakup usługi polegającej na nabiciu czynników do układu klimatyzacyjnego i sprawdzenie jego szczelności to wydatek rzędu ok. 200 zł, do tego warto przeznaczyć ok. 100 zł na odgrzybianie. W takim przypadku kwestie związane z samą klimatyzacją zmniejszą podatek VAT o 56 zł, a PIT o 46 zł (przy opodatkowaniu 19-procentowym podatkiem liniowym).

Ewidencja lub kilometrówka

Pamiętajmy jednak, że w przypadku zakupu samochodu wykorzystywanego na potrzeby działalności gospodarczej warunkiem rozliczenia kosztów jest albo wprowadzenie samochodu do ewidencji środków trwałych, albo używanie auta na podstawie tzw. kilometrówki. O ile w pierwszym przypadku do kosztów zaliczymy całość poniesionych wydatków, o tyle w drugim nasze koszty są ograniczone. Nie mogą one przekroczyć określonego limitu (jego wysokość jest uzależniona od pojemności silnika samochodu i liczby przejechanych kilometrów). Do limitu tego wlicza się wszelkie wydatki związane z używaniem samochodu, a to może oznaczać, że koszty poniesione na przegląd klimatyzacji czy instalację rolet mogą już się nie zmieścić w limicie. Przykładowo, dla silnika o pojemności 1,6 i samochodu, który przejechał w ciągu miesiąca 1000 km, limit ten wynosi 835,8 zł (1000 pomnożone przez 0,8358, czyli stawkę dla aut o pojemności silnika powyżej 900 cm³).

Katarzyna Rola-Stężycka, Tax Care

Czytaj także: Wartość początkową kupionego prywatnie komputera ustal według cen nabycia