Co to są adnotacje i kiedy są potrzebne?

Adnotacje to formalne informacje dodawane do faktury w określonych sytuacjach prawnych. Przykładowo, mogą one dotyczyć zastosowania mechanizmu podzielonej płatności (tzw. split payment), metody kasowej, odwrotnego obciążenia, zwolnienia z VAT czy szczególnych rodzajów transakcji, takich jak wewnątrzwspólnotowa dostawa nowych środków transportu.

Dotychczas wystawcy faktur mogli dodawać adnotacje w różny sposób – umieszczając w treści faktury odpowiedni zapis, dodając odpowiednią pieczątkę czy wpisując je w polu „Uwagi”. Od czasu wprowadzenia KSeF sytuacja ulega zmianie. Faktura ustrukturyzowana musi zawierać adnotacje w wyznaczonych polach struktury logicznej dokumentu, zgodnie z obowiązującym wzorem. Dodanie dużej ich części, polega na ustawieniu odpowiedniej wartości liczbowej w polu, przeznaczonym tylko do tego celu. Niewłaściwe zapisanie adnotacji może skutkować błędem systemowym lub problemami przy rozliczeniach podatkowych.

Gdzie umieszcza się adnotacje w fakturze ustrukturyzowanej?

W ramach struktury e-faktury przewidziano dwa miejsca na adnotacje:

1. Element „Adnotacje” – to główna, specjalna sekcja na potrzeby dodawania adnotacji, zdefiniowana w strukturze logicznej faktury, składająca się z 36 pól – obejmuje większość admotacji wymaganych przepisami.
2. Element „DodatkowyOpis” – składający się z 3 pól, to miejsce na nietypowe informacje lub dodatkowe wyjaśnienia - również te wymagane przepisami – które nie mają przypisanych dedykowanych pól w strukturze dokumentu.

Warto podkreślić, że większość adnotacji musi zostać dokładnie zmapowana do konkretnych pól w strukturze – np. zastosowanie split payment wymaga wypełnienia pola P_18A wartością „1”. W przypadku WDT nowych środków transportu należy uzupełnić składający się z 20 pól element NoweSrodkiTransportu, z informacjami o pojeździe, jego rodzaju, numerze VIN itp. Aby faktury zawierające adnotacje zostały wystawione poprawnie, niezbędna jest więc odpowiednia integracja używanego programu z KSeF.

Przykładowe adnotacje i ich zastosowanie

Poniżej znajdziesz przykłady najczęściej stosowanych adnotacji i sytuacji, w których trzeba je dodać:

• Metoda kasowa – stosowana przez małych podatników. Informacja o niej powinna być zawarta w wyznaczonym polu, ponieważ wpływa na moment rozliczenia VAT.

• Samofakturowanie –  adnotacja używana w szczególnych przypadkach, gdy fakturę wystawia nabywca zamiast sprzedawcy.
• Odwrotne obciążenie (Reverse charge) – dotyczy transakcji, w których obowiązek rozliczenia VAT spoczywa na nabywcy, a nie na sprzedawcy. 

• Split payment – dotyczy transakcji powyżej 15 000 zł, których przedmiotem są towary i usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT czyli towary wrażliwe. Zapłata za fakturę trafia na dwa konta: kwota netto na zwykły rachunek sprzedawcy, a VAT na jego specjalne konto VAT.
• Zwolnienie z VAT – jeżeli faktura dokumentuje sprzedaż zwolnioną z VAT, należy nie tylko wskazać stawkę „ZW”, ale też podać podstawę prawną – np. krajowy przepis lub unijną dyrektywę.
• Wewnątrzwspólnotowa dostawa nowych środków transportu - szczegółowe Informacje wymagane w przypadku sprzedaży nowych środków transportu (np. nowych samochodów, statków, samolotów, itp.) pomiędzy państwami członkowskimi Unii Europejskiej. 
• WTT (wewnątrzwspólnotowa transakcja trójstronna) – wymaga szczególnej adnotacji, jeśli podatnik jest drugim podmiotem w tej transakcji.
• Oznaczenie marży – odnosi się do szczególnej procedury rozliczania VAT, w której podatek obliczany jest wyłącznie od marży sprzedawcy, a nie od pełnej wartości transakcji. Procedurę tą stosuje się m.in. w obrocie towarami używanymi, dziełami sztuki, przedmiotami kolekcjonerskimi i antykami oraz w działalności biur podróży.
• Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów - adnotacja nie wynikająca z przepisów, jednak często stosowana w praktyce rynkowej – stanowi dodatkową informację, że faktura obejmuje wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Dlaczego poprawne umieszczanie adnotacji jest tak ważne?

W systemie KSeF dokument nie jest już tylko plikiem PDF czy kartką papieru – to uporządkowany plik XML, którego elementy są interpretowane przez systemy księgowe, urzędowe i automaty kontrolne. Każda informacja musi znaleźć się w odpowiednim miejscu. Jeśli adnotacja zostanie wpisana jako zwykły komentarz, może zostać całkowicie pominięta przez odbiorcę lub urząd skarbowy.

Z tego względu ważne jest, aby korzystać z rozwiązań, które wspierają zgodność z KSeF – najlepiej z narzędzi, które automatycznie przypisują dane do właściwych pól. Dobrze przygotowany program do wystawiania faktur, może znacznie ułatwić cały proces, eliminując ryzyko pomyłki i usprawniając proces wprowadzania adnotacji w codziennej pracy.

Podsumowanie

Zmiany w sposobie wystawiania faktur związane z KSeF wymagają nowego podejścia do tematu adnotacji. Nie wystarczy już wpisać informacji w polu „Uwagi” – teraz trzeba zadbać, aby każde oznaczenie znalazło się tam, gdzie przewiduje to struktura logiczna e-faktury. Pomocą w tym zakresie są nowoczesne narzędzia – programy do wystawiania faktur, które wspierają użytkownika w zgodnym z prawem wystawianiu dokumentów. Dzięki nim można uniknąć błędów, usprawnić codzienną pracę i zapewnić bezpieczeństwo podatkowe.

W aplikacji CONTsup proces dodawania adnotacji do faktur został maksymalnie uproszczony, co sprawia, że ich oznaczanie jest szybkie i przejrzyste. System pozwala w intuicyjny sposób wskazać wymagane informacje i umieszcza je we właściwych sekcjach faktury ustrukturyzowanej. Dzięki temu masz pewność, że dane nie tylko pojawią się na wydruku, ale także zostaną prawidłowo zapisane w strukturze KSeF – zgodnie z obowiązującymi wymogami. To skutecznie minimalizuje ryzyko błędów i zapewnia zgodność z przepisami.

Foto i treść: materiał partnera