Pracodawca powinien dobrze znać przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zdawać sobie sprawę, że odnoszą się one nie tylko do pracowników fizycznych, lecz także biurowych. Pracownicy, których głównym zadaniem jest praca przy komputerze, również narażeni są na uszczerbek na zdrowiu, zwłaszcza jeśli chodzi o postawę ciała i wzrok. Zgodnie z przepisami prawa pracodawca zobowiązany jest w miarę możliwości temu zapobiegać.

Pracownik wykonujący pracę przed komputerem

To, czy osoba zatrudniona pracująca przy komputerze podlega szczególnej ochronie, określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Według jego zapisów chroniony jest zarówno pracownik, jak i praktykant i stażysta, który przynajmniej połowę dobowego wymiaru pracy spędza przed monitorem ekranowym. Oznacza to, że jeżeli zatrudniony pracuje przed komputerem co najmniej 4 godziny dziennie, może wymagać, by pracodawca spełnił obowiązki, które nakłada na niego rozporządzenie.

Praca przy komputerze a przerwy

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi zmiany rodzaju pracy co godzinę. Chodzi tu przede wszystkim o to, by mógł on zmienić pozycję ciała i pozwolić odpocząć oczom. Jeżeli zmiana zajęcia nie jest możliwa, pracownikowi przysługuje 5 minut przerwy na każdą godzinę pracy przed komputerem - jest ona wliczona do czasu pracy i w żaden sposób nie wpływa na obniżenie wynagrodzenia za pracę.

Okulary korygujące

Stała praca przy komputerze z pewnością niekorzystnie wpływa na wzrok. W związku z tym pracodawca jest zobowiązany, jeżeli zaistnieje taka potrzeba, do zapewnienia pracownikom okularów korygujących. Warunkiem pokrycia kosztów okularów są wyniki badań potwierdzonych przez lekarza medycyny pracy - tylko w takim wypadku po stronie pracodawcy powstaje obowiązek zwrócenia kosztów. Zazwyczaj to pracodawcy sami kierują pracowników na badania.

Kwota, do której pracodawca finansuje zakup okularów, powinna być ujęta w przepisach wewnętrznych zakładów pracy. Jeżeli pracownik chciałby kupić droższe oprawki, zakład pracy nie ma obowiązku zwracać mu całej sumy, jednak kwota musi być ustalona tak, aby umożliwiała zakup okularów zgodnych z zaleceniami lekarza. Także zmiana szkieł może być objęta dofinansowaniem tylko w przypadku, gdy zaleci to lekarz.

Inne obowiązki pracodawcy wobec pracownika pracującego przy komputerze

Obowiązkiem pracodawcy jest także zapewnienie pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktycznej opieki zdrowotnej w takim zakresie, w jakim przewidują to osobne przepisy.

Także urządzenia, w jakie wyposaża pracowników, muszą spełniać określone warunki, które określa wspomniane już rozporządzenie. Są to:

1. Ergonomia stanowiska pracy:

• stanowisko pracy powinno mieć rozmiary, które pozwalają na swobodne korzystanie z wszystkich elementów obsługiwanych ręcznie,
• monitory powinny znajdować się w odpowiedniej odległości - 60 cm - od siebie,
• odległość między pracownikiem a tyłem innego sąsiedniego monitora powinna wynosić 80 cm,
• odległość między pracownikiem a monitorem powinna wynosić od 40 cm do 75 cm,
• na każdego pracownika powinny przypadać 2 m2 wolnej przestrzeni podłogi oraz 13 m2 objętości pomieszczenia nieograniczonej meblami i innymi sprzętami,
• znaki na ekranie komputera powinny być czytelne i wyraźne, obraz stabilny, natomiast sam ekran - pokryty warstwą antyodbiciową lub wyposażony w odpowiedni filtr,
• klawiatura komputera powinna być ustawiona min. 10 cm od brzegu stołu oraz powinna stanowić osobny element wyposażenia podstawowego stanowiska pracy, jej powierzchnia powinna być matowa, a znaki kontrastowe i czytelne,
• pracownik powinien mieć swobodny dostęp do wszystkich narzędzi pracy, a sięganie po nie nie może powodować przybierania wymuszonej pozycji ciała,

2. Wymiary i ustawienie stołu:

• wysokość stołu powinna pozwolić na swobodną pozycję pracownika, w której podczas pracy przy komputerze między ramieniem a przedramieniem zachowany jest kąt prosty,
• wysokość stołu powinna pozwalać na zachowanie odpowiedniego kąta obserwacji ekranu monitora w zakresie 20–50° w dół (licząc od linii poziomej na wysokości oczu pracownika do linii poprowadzonej od jego oczu do środka ekranu), zaś górna krawędź ekranu monitora nie może znajdować się powyżej oczu pracownika,
• kolana siedzącego przy stole pracownika nie powinny dotykać blatu, przestrzeń pod stołem powinna być swobodna,
• powierzchnia blatu powinna być matowa i w jasnym odcieniu,

3. Fotel - element stanowiska pracy

• siedzisko powinno być stabilne z podstawą minimum 5-podporową, na kółkach z możliwością obrotu 360° wokół osi pionowej,
• wymiary fotela powinny pozwalać na zachowanie swobody ruchów i swobodnej pozycji ciała,
• fotel powinien mieć możliwość regulacji wysokości siedzenia w zakresie 40–50 cm, licząc od podłogi i regulacji wysokości oparcia oraz regulacji pochylenia oparcia w zakresie 5° do przodu i 30° do tyłu,
• siedzenie i oparcie powinny być wyprofilowane w sposób odpowiedni do naturalnego wygięcia kręgosłupa i odcinka udowego nóg,
• fotel powinien posiadać podłokietniki,
• jeżeli pracownik o to poprosi i gdy wysokość krzesła uniemożliwia pracownikowi płaskie, spoczynkowe ustawienie stóp na podłodze, pracodawca powinien zapewnić zatrudnionemu podnóżek.