Zgodnie z „Ustawą z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych”, rozdział 2, art. 3 – w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii oraz w okresie 3 miesiące po ich odwołaniu, pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy poza stałym miejscem. Jest to traktowane jako praca zdalna. Wskazanie dokładnego miejsca wykonywania pracy nie jest w Ustawie definiowane, określa jedynie, że pracownik, któremu zostanie powierzona praca w formie zdalnej powinien posiadać odpowiednie warunki lokalowe oraz techniczne do jej wykonywania. 

Miejsce i stanowisko pracy zdalnej

Niezależnie od miejsca, z którego wykonywane są obowiązki służbowe, pracownik powinien mieć zagwarantowane bezpieczne i ergonomiczne stanowisko pracy. Istotny jest swobodny dostęp do biurka, jego odpowiednia wysokość, faktura, regulacja fotela biurowego, oświetlenie, stan techniczny przewodów elektrycznych, gniazdek itp. Warto, aby pracodawca wymagał od pracownika oświadczenia o tym, że stanowisko, przy którym będzie wykonywał swoją pracę poza lokalizacją biura spełnia te wymogi. Taka informacja podczas ewentualnego przeprowadzania postępowania powypadkowego może pomóc w określeniu np. przyczyn wypadku w pracy.

W aktualnie dostępnych przepisach nie ma natomiast doprecyzowanej kwestii dotyczącej obowiązku informowania pracodawcy o miejscu wykonywania pracy. Należy jednak pamiętać o tym, że poza Rozporządzeniami i Ustawami pracownika obowiązuje również wewnętrzny regulamin i procedury firmy. Zgodnie z Ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, art. 100  - pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. W związku z tym, jeżeli pracownik bez wiedzy pracodawcy zmieni miejsce swojego pobytu na czas wykonywania pracy, a w tym czasie otrzyma polecenie np. spotkania w siedzibie firmy, to zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy nie zostaje wykonane polecenie wydane przez przełożonego, co może powodować przyznanie jednej z kar porządkowych. 

Jeżeli pracodawca chce mieć świadomość i kontrolę nad tym, gdzie pracownik wykonuje powierzone obowiązki, powinien to jasno zaznaczyć w regulaminie wewnętrznym lub aneksie do umowy. Dodatkową, dobrą praktyką mogą być wprowadzone wytyczne i procedury w wewnętrznych regulacjach firmy, dotyczące konieczności poinformowania pracodawcy o jakiejkolwiek zmianie miejsca pobytu podczas wykonywanej pracy, dłuższej niż np. 1 tydzień.

Bezpieczeństwo danych

Dodatkowe obawy pracodawców związane z wykonywaniem przez podległych pracowników zadań poza granicami kraju, mogą być związane z bezpieczeństwem danych. Korzystanie z wewnętrznych serwerów firmy będąc podłączonym do nieznanych sieci może stwarzać ryzyko dostępu do danych wrażliwych przez osoby niepowołane.

Warunki zatrudnienia, ubezpieczeń społecznych i rezydencji podatkowej

Dodatkowo, przy zmianie miejsca wykonywania pracy poza obszarem kraju, należy szczegółowo zapoznać z zagadnieniami takimi jak różnice w warunkach zatrudnienia, czy zapisy dotyczące ubezpieczeń społecznych i rezydencji podatkowej. 

Pracodawca powinien wziąć także pod uwagę fakt, że świadczenie przez pracownika pracy z zagranicy może wiązać się z zagwarantowaniem mu warunków zatrudnienia zgodnych z prawem państwa aktualnego pobytu. Przestrzeganie zapisów z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 593/2008 z dnia 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (Rzym I), jest uważane przez kraj jako istotny element ochrony jego interesów. Pracownik może zatem w poszczególnych zagadnieniach podlegać warunkom zatrudnienia kraju, w którym świadczy pracę zdalnie, a pracodawca może być zobowiązany do zapewnienia pracownikowi warunków zatrudnienia narzuconych przez prawo państwa, w którym praca zdalna jest wykonywana stacjonarnie. Zmiany mogą dotyczyć np. wymiaru urlopu wypoczynkowego czy minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Wykonywanie pracy z innego kraju może wiązać się także z konsekwencjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi, czyli może wypłynąć na objęcie pracownika systemem ubezpieczenia w państwie aktualnego pobytu (największe problemy pojawiają się, gdy dojdzie do wypadku przy pracy w czasie pobytu za granicą). Pracownik może także automatycznie nabyć rezydencję podatkową w innym kraju – wtedy pracodawcę obowiązują inne zasady opłacania składek na ubezpieczenie czy odprowadzania zaliczek od podatku dochodowego i musi się on do tego dostosować.

Co jeśli pracownik spełni wszystkie wymogi wewnętrzne firmy i uzyska zgodę na pracę zdalną poza granicami kraju?

W przypadku dotrzymania wszystkich niezbędnych zasad ustalonych na wstępie przez pracodawcę i uzyskania zgody na wyjazd, pracownik powinien dodatkowo sprawdzić regulacje prawne dotyczące miejsca, do którego się wybiera. Może się okazać, że na czas wykonywania pracy w innym państwie konieczne będzie np. zarejestrowanie pobytu zgodnie z obowiązującymi przepisami. Pracownik przed podróżą powinien więc sprawdzić swoje uprawnienia do wjazdu, pobytu i wykonywania pracy zdalnej z terytorium innego państwa.

O ile w przypadku obywateli państw Unii Europejskiej przemieszczających się także w ramach UE, nie ma większych problemów, a standardem jest zazwyczaj jedynie rejestracja pobytu przekraczającego 3 miesiące na terytorium danego państwa, tak więcej kwestii w tym zakresie mają do sprawdzenia i uregulowania obywatele państw trzecich. Przed podjęciem pracy zdalnej z zagranicy przez obywatela państwa trzeciego, konieczne jest zweryfikowanie, czy przepisy danego państwa dopuszczają pobyt cudzoziemców w celu pracy i jakie wymogi należy spełnić, by mogła być ona świadczona legalnie. Działanie wbrew przepisom imigracyjnym, może skutkować wydaleniem pracownika z kraju i nałożeniem zakazu wjazdu do strefy Schengen na wyznaczony czas.  

Podsumowując, decydując się na pracę za granicą, należy uzgodnić ten fakt z pracodawcą, a pracodawca wyrażając na to zgodę powinien zweryfikować odpowiednie przepisy mające zastosowanie w danym kraju. Wytyczne i procedury co do zasad świadczenia pracy z zagranicy obowiązujące u pracodawcy, najlepiej opracować w formie jednego z zagadnień regulaminu pracy zdalnej.  Jest to najbezpieczniejsze rozwiązanie, aby móc z wyprzedzeniem zweryfikować wymagania, jakie należy podjąć w celu spełnienia wszelkich kryteriów prawnych, technicznych i socjalnych do bezpiecznego wykonywania pracy.

Autorki: Aleksandra Silarska i Magdalena Włastowska, ekspertki ds. BHP firmy doradczej W&W Consulting