Przed komputerem spędzamy zwykle wiele godzin, jednak nie zawsze jest to czas spędzony naprawdę na pracy. Często nawet nie zdajemy sobie sprawy z tego, jak wiele zabiera nam przewijanie strumienia wiadomości na Facebooku czy nawet sprawdzanie e-maili.

Rośnie to, co mierzysz

Najczęściej w zmianie nawyków i poprawie produktywności pomaga już samo śledzenie codziennej aktywności. Jak wiadomo, czas upływa szybciej na zadaniach sprawiających przyjemność i nie wymagających zbyt dużego wysiłku umysłowego. Zupełnie odwrotnie sytuacja wygląda, gdy musimy się wziąć do pracy - wtedy każdy kwadrans potrafi się niemiłosiernie dłużyć.

Różne postrzeganie upływającego czasu prowadzi więc do poważnych przekłamań. Każdemu wydaje się po prostu, że cały dzień spędza na pracy, a jedynie chwile przeznacza na rozrywkę i serwisy społecznościowe. 

Jeśli nie zaczniesz monitorować czasu własnej pracy, po prostu trudno będzie wyprowadzić się z błędu: co można poprawić, skoro i tak pracujesz już cały dzień? Kilka prostych narzędzi opisanych poniżej potrafi naprawdę wiele zmienić nie tylko w stylu pracy, ale dzięki poprawie naszej wydajności, również w jej jakości i efektach.

Zacznij od małych kroczków

Planowanie to temat, któremu poświęcono wiele książek. Na początek warto jednak wiedzieć, że przyzwyczajenie się do nowego trybu pracy niemal zawsze wiąże się z pewnym dyskomfortem - wielokrotnie będziemy mieli ochotę po prostu porzucić zaplanowane w kalendarzu działania i pracować "jak dawniej".

Aby wykorzystywanie dodatkowych narzędzi było przyjemnością, która wpłynie pozytywnie na wyniki w pracy, zmiany należy wprowadzać małymi kroczkami. Jeśli nigdy nie planowałeś niczego w kalendarzu, nagłe ustalenie sobie jutro od godziny 8 do 21 dumnie brzmiącego wydarzenia "praca", tak naprawdę niewiele zmieni. 

Zanim zaczniesz planować przyszłość, zapisuj teraźniejszość. Wyrób sobie nawyk wypełniania kalendarza i co najmniej przez kilka dni po prostu zapisuj, co aktualnie robisz. Jak wspomniałem w poprzednim punkcie, już sam ten fakt powinien przełożyć się na lepsze wyniki, gdy uświadomisz sobie, ile godzin tak naprawdę pracujesz. Nie będziesz też chciał, aby okazało się, że zbyt dużo w ciągu dnia leniuchujesz - to też wywołałoby wewnętrzny dysonans poznawczy i dyskomfort.

Gdy już wiesz, że wykonywanie faktycznej pracy zajmuje Ci na przykład 4 godziny, nie ustawiaj na następny dzień 8 godzin, by podwoić swoją wydajność - to się nie uda. Zamiast tego po prostu zacznij ustawiać godziny pracy tak, by były one wygodniejsze i pozwalały na przyjemniejsze życie. Dopiero po jakimś czasie zacznij stopniowo dodawać kolejne godziny, jeśli naprawdę chcesz pracować więcej.

Kalendarz Google - nieoceniony podczas planowania

Wiele znanych narzędzi kryje w sobie ogromny potencjał, jednak trzeba im poświęcić trochę czasu. Bez wątpienia jest tak w przypadku Kalendarza Google. Jasne, można w nim wpisywać po prostu terminy zbliżających się spotkań i choć z pewnością pomoże nam to w organizowaniu wolnego czasu, możemy zrobić dla siebie znacznie więcej.

Jak wspomniałem wcześniej, metod planowania dnia jest bardzo dużo i różnią się one w zależności od tego, czym się zajmujemy. Jednym z ciekawszych pomysłów jest na przykład podzielenie dnia, na kilka stref. W Kalendarzu Google umieścić możemy więc kilkugodzinną strefę pracy, później wypoczynku, a następnie ćwiczeń i tak dalej. Narzędzie pozwala na nakładanie wydarzeń na siebie, więc mając w widoku tygodnia ustalonych kilkanaście godzin na pracę, łatwiej rozłożymy sobie zadania.

Do dzielenia wydarzeń na kategorie wykorzystać można również osobne kalendarze. Wybrane z nich możemy także np. udostępniać współpracownikom, co pozwoli wspólnie wypełniać czas bądź sprawdzać, czy nasze zadania nie kolidują z tymi opracowywanymi przez innych. Łatwo wyobrazić sobie również, jak obserwowanie naszego kalendarza przez innych może nas motywować do większego wysiłki i skupienia - nie chcemy przecież wyjść na leniuchów.

Niewątpliwą zaletą Kalendarza Google jest również jego współpraca z urządzeniami przenośnymi. Jako jedna z flagowych usług wyszukiwarkowego koncernu, domyślnie wspiera wszystkie urządzenia z Androidem, a ze względu na swoją popularność, świetnie radzi sobie również na smartfonach i tabletach z iOS.

Remember The Milk - listy zadań 

Listy zadań to pozycja niemal obowiązkowa na liście wszystkich fanatyków GTD (skr. Getting Things Done). Ze względu na prostotę tego typu aplikacji ich liczba jest wprost gigantyczna. Wystarczy wpisać proste hasło "lista zadań" w App Store czy Google Play, by naszym oczom ukazało się wiele interesujących narzędzi - zachęcam do eksperymentowania z różnymi, choć na początek najlepiej pobawić się tymi darmowymi.

Jedną z najbardziej uznanych aplikacji do zarządzania listami zadań jest Remember The Milk. Narzędzie pobierzemy za darmo i można nim zarządzać z poziomu interfejsu webowego oraz odświeżonych niedawno aplikacji dla iOS (w tym iPada) lub Androida. Usługę można dodatkowo zintegrować ze wspomnianym wcześniej Kalendarzem Google, który zresztą oferuje własną listę zadań.

Jak to w przypadku wielu prostych narzędzi bywa, skomplikowane jest dopiero ich umiejętne wykorzystywanie - to samo tyczy się również list zadań. Przede wszystkim warto poświęcić chwilę na ich integrację z aplikacjami, które wykorzystujemy na co dzień (np. Gmailem). Na nic zda się długa lista rzeczy do zrobienia, jeśli nie będziemy jej mieli zawsze pod ręką. Obecność list zadań w łatwo dostępnym miejscu sprawi również, że gdy tylko coś ciekawego przyjdzie nam do głowy, będziemy mogli szybko przelać to do wirtualnego notatnika.

Boomberang - opanuj Gmaila

Przychodząca ciągle poczta to jeden z głównych elementów, który naprawdę rozprasza. Różne badania wskazują na to, że skupienie się na jednym zadaniu wymaga co najmniej kliku minut, a ze sprawnym przełączaniem się między różnymi czynnościami radzi sobie tylko niewielki ułamek społeczeństwa.

Częste powiadomienia skutkują zwykle tym, że nie wykorzystujemy swoich pełnych możliwości w pracy bądź działamy o wiele wolniej niż byśmy mogli. Jeśli więc jest taka możliwość - najlepiej wyłączyć powiadomienia, a nowe e-maile sprawdzać o wcześniej wyznaczonych godzinach.

W wielu przypadkach prawdziwym problemem jest również pełna skrzynka odbiorcza, która nie tylko jest nieczytelna, ale również znacznie utrudnia zapoznawanie się z nowymi wiadomościami. Aby osiągnąć tzw. "inbox zero", warto skorzystać z dodatku Boomerang dla przeglądarki Chrome.

Rozwiązanie umożliwia np. wysyłanie e-maili z opóźnieniem, a także szybkie czyszczenie skrzynki odbiorczej. Wystarczy ustawić, by niektóre wiadomości pojawiły się w niej po raz kolejny za jakiś czas, gdy będzie bardziej odpowiedni moment, by się nimi zająć.

Niestety darmowa wersja Boomeranga jest bardzo ograniczona, jednak zamiast niego skorzystać można z prostszego i darmowego Snooze Your Email for Gmail.

Listhings - łatwo zapisuj pomysły

Skupienie się na jednym zadaniu czasem utrudniają pomysły wpadające ciągle do głowy. Ignorowanie nowych myśli to nie zawsze najlepszy pomysł - szczególnie gdy zajmujemy się kreatywnymi zajęciami. Z czystym sumieniem można jednak uwolnić się od natłoku danych, po prostu przelewając je do notatnika.

Listhings to narzędzie, które przypadnie do gustu przede wszystkim wzrokowcom. Nowe informacje nie są tu segregowane w niezbyt czytelnych listach, ale na kolorowych kartkach "samoprzylepnych", które możemy w różny sposób rozmieszczać na cyfrowej tablicy. Czy można sobie wyobrazić coś prostszego? 

Osoby, które wolą jednak większy porządek bądź po prostu muszą przechowywać dużą ilość notatek, powinny skorzystać z narzędzia Evernote. Umożliwia ono zapisywanie nieograniczonej liczby wiadomości tekstowych, a także do 60 MB plików multimedialnych miesięcznie. Warto wspomnieć w tym przypadku o module OCR, który umożliwia łatwe przeszukiwanie tekstu również w notatkach przesłanych jako obrazki.

Produktywność to nie wszystko?

- Nie wierz, że uczynisz wielki postęp, robiąc to, co niekonieczne, trzy razy szybciej - zauważył kiedyś słusznie Peter Drucker. Optymalizując swoją wydajność, warto więc pamiętać, że część zadań na które poświęcamy czas, po prostu nie przyniesie nam w przyszłości żadnej większej korzyści.

Dobrze znać również tzw. Zasadę Pareto czy Zasadę 20/80. W jej myśl tylko 20% czynności wykonywanych w ciągu dnia przekłada się na 80% zysku (np. 20% klientów przynosi 80% zysków, 20% kierowców powoduje 80% wypadków). Monitorując swoją pracę i to, jak wiele czasu poświęcamy poszczególnym zadaniom, bez trudu powinniśmy odnaleźć te z nich, które przynoszą nam największy zysk.

Produktywność to zdrowie

Produktywność sama w sobie wcale nie musi przyczyniać się do tego, że będziemy pracowali więcej. W praktyce możemy po prostu sprawić, że te same czynności wykonamy szybciej, a w związku z tym nie będziemy musieli np. tak długo czasu spędzać przed komputerem. Krótszy czas pracy to zwykle większa swoboda, a co za tym idzie, mniej stresu i lepsze samopoczucie.

Spora część czytelników ma jednak prawdopodobnie za cel większe zarobki. Ze swojej strony radziłbym w pierwszej kolejności zadbać o zdrowie i wypoczynek. Będąc zmęczonym czy odczuwając ból, po prostu trudniej się skupić i nie da się tego obejść, nawet wykorzystując najlepsze narzędzia. Regularne wizyty w siłowni czy nawet zwykłe spacery pozwolą przesunąć granicę naszych możliwości i przyzwyczają organizm do większego wysiłku. Także zdrowa dieta jest niezwykle istotna dla pracy naszego umysłu.

Jak Ty pracujesz nad produktywnością?

Coś, co jest dobre dla większości społeczeństwa, wcale nie musi być dobre dla Ciebie. Znam osoby, które przed pracą motywują się, oglądając fragmenty ulubionych filmów czy słuchając muzyki. Innym głośne dźwięki bardzo przeszkadzają w skupieniu się i potrafią zniszczyć nastrój na cały dzień.

Po pewnym czasie każdy odnajduje swoje ulubione sposoby motywowania się do pracy i utrzymywania szybkiego tempa. Bardzo rzadko się tym jednak chwalimy, bo zwyczajnie nie ma ku temu powodów - klienci rozliczają nas przecież z efektów.

Jeśli jednak korzystacie z narzędzi, które uważacie za nieocenione, nie wahajcie się o tym napisać w komentarzach. Myślę, że wspólnie uda nam się zbudować całkiem pokaźną listę.

Czytaj także: iPad coraz ważniejszym narzędziem w pracy