Po co rzecznikowi e-mail?
Odpowiedź na pytanie w tytule wydaje się pozornie prosta - e-mail to jedna z form komunikacji i przedstawiciele różnego rodzaju firm i instytucji korzystają z niej aby kontaktować się np. z dziennikarzami. To proste założenie nie wytrzymuje jednak zderzenia z rzeczywistością. Z moich doświadczeń w tej materii wynika, że w XXI w. list elektroniczny dla wielu ludzi związanych z rynkiem IT po prostu nie istnieje.
Dlaczego e-mail?
Zarówno w pracy dziennikarza jak i rzecznika e-mail wydaje się wymarzoną formą komunikacji. Jego przewaga nad telefonem wynika z tego, że słowo pisane jest zazwyczaj bardziej precyzyjne i można się nad jego brzmieniem zastanowić, zanim przekaże się je odbiorcy. Rzecznik lub inny specjalista PR odpisując na e-mail nie ryzykuje, że "chlapnie" coś, czego powiedzieć nie chciał. Dziennikarz natomiast nie musi tracić czasu na odsłuchiwanie i przepisywanie wypowiedzi.
Na tzw. zachodzie e-mailowa forma komunikacji w kontaktach z mediami przyjęła się już na dobre. Czytając wiele zagranicznych serwisów zauważymy, że brak odpowiedzi na e-mail uznawany jest często za równoznaczny z uchyleniem się od komentarza. U nas jest nieco inaczej.
Przypadki beznadziejne
Wielu ludzi odpowiedzialnych za kontakty z mediami na e-maile po prostu nie odpowiada. Szczególnie ciekawe jest to wtedy, gdy do nadawcy przychodzi potwierdzenie odbioru, ale na żadną odpowiedź liczyć nie można. Dotyczy to również firm związanych z samym rynkiem internetowym. W ostatnim czasie doświadczyłem tego z przedstawicielami Telefonii Dialog i GTS Energis.
Przypadki ciekawe
Czasami odpowiedź e-mailem przychodzi, ale jej forma może bardzo zdziwić. Jakiś czas temu wysłałem proste zapytanie do rzecznika MSWiA. Efekt? Potwierdzenie odbioru przyszło natychmiast, ale odpowiedź przyszła po... kilku dniach. Miała postać pliku .doc złożonego jak urzędowe pismo. Dość "ciężki" dokument zawierał krótką informacje o tym, iż rzecznik MSWiA... nie może mi udzielić informacji w tej sprawie.
Zazwyczaj staram się być uprzejmy. Po długim czasie nieodpowiadania na kilka wysłanych e-maili nie chcę pisać, że "firma nie skomentowała sprawy" i dzwonię do niej. Co słyszę w trakcie rozmowy telefonicznej? Uwaga - "Niech pan przyśle do nas maila to udzielimy oficjalnej odpowiedzi". Ostatnio doświadczyłem czegoś takiego próbując uzyskać informacje od naszego dominującego operatora.
Często też bywa tak, że ustalenie odpowiedzi zajmuje dużo czasu. Pewnego razu nasz redaktor naczelny wysłał zapytanie do TP dotyczące DSL. Następnego dnia otrzymał odpowiedź, że będą mogli odpowiedzieć kolejnego dnia. Minął więc dzień i przedstawiciele TP napisali (sami z siebie) że następnego dnia już, już odpiszą i... w końcu czwartego dnia z kolei przyszła odpowiedź. W tym przypadku jednak liczy się fakt, że biuro prasowe cały czas utrzymywało kontakt z dziennikarzem informując za każdym razem o opóźnieniach.
Właśnie jestem w trakcie czekania na jedną z takich spóźnionych odpowiedzi. Od wczoraj pracuję nad tekstem dotyczącym poważnych błędów w systemie pocztowym Gazeta.pl, pozwalających na dokonanie ataku XSS. Wysyłałem w tej sprawie e-maile do redakcji portalu, rzecznika Agory i administratorów poczty w Gazeta.pl. Wczoraj przez cały dzień nie odpowiedział nikt. Próbowałem również dzwonić do Agory, ale... nikt nie odebrał telefonu. Dosłownie przed chwilą otrzymałem e-mail od jednego z jej pracowników, który prosił mnie o jedynie cierpliwość. Doceniam to, że wreszcie ktoś mi odpowiedział, ale mimo wszystko uważam, że kontakt był tutaj dośc trudny.
Ze wspomnianą wcześniej TP mieliśmy też inne doświadczenia. Pracownicy tej firmy w odpowiedzi na zadane przez telefon pytania, proszą o e-mail redakcji i naprawdę błyskawicznie wysyłają linki do gotowych materiałów prasowych. Oczywiście w tych materiałach nie ma odpowiedzi na te pytania, a sam dziennikarz pytał właśnie dlatego, bo ich tam nie znalazł.
Godni pochwały
Oczywiście skoro już kogoś ganimy za takie zachowanie, to dobrze byłoby pochwalić tych przedstawicieli firm i instytucji, którzy potrafią korzystać z korespondencji elektronicznej. Osobiście wymieniłbym tutaj Jacka Strzałkowskiego z UKE, Bartłomieja Danka z Microsoftu, Piotra Krawca z Onetu i Jolantę Ciesielską z Netii. Wymienione osoby nie tylko nie boją się odpowiadać na e-maile (nawet te z trudnymi pytaniami), ale robią to zazwyczaj bardzo szybko. Czasem uprzedzają, że odpowiedzą później ale jeśli już to zrobią, to odpowiedź przychodzi najwyżej po kilku godzinach.
A zwykli klienci?
Pisząc ten tekst byłem przekonany, że ktoś powinien ten temat poruszyć. Domyślam się, że jeśli dziennikarz ma tak duże problemy z kontaktem z rzecznikiem prasowym, to aż strach pomyśleć o tym, jak duże problemy z uzyskaniem informacji może mieć zwykły klient/użytkownik. W tym miejscu nie odkrywam zresztą niczego nowego, a jedynie przypominam o problemie znanym od jakiegoś czasu. W maju zeszłego roku firma Transversal po przeprowadzeniu badań stwierdziła, że kontakt e-mailowy z e-firmami jest bardzo utrudniony i może znacznie się przeciągać.