Każdy specjalista, manager i biznesmen doskonale wie, że aby zrealizować wyznaczone cele, w codziennej pracy niezbędne są efektywność osobista i zarządzanie sobą w czasie. Cała idea zarządzania codziennymi zadaniami i projektami sprowadza się do trzech prostych kroków: planowanie, priorytety, działanie.

Właśnie na tych trzech zagadnieniach skupiają się wszystkie poradniki i systemy do efektywnego zarządzania sobą w czasie. Różnica między nimi polega na ujęciu ich pod innym kątem i odmiennym nacisku na każdy z nich.

Trzy proste kroki

W ciągu dnia wykonujemy mnóstwo zadań o różnym znaczeniu dla osiągnięcia rozmaitych celów. Większość ludzi sądzi, że wszystkie czynności są tak samo ważne. Jednak abyśmy byli bardziej skuteczni i efektywni, powinniśmy wybierać i wykonywać tylko najważniejsze zadania, które przyniosą nam więcej efektów niż pozostałe.

Reguła Pareto w odniesieniu do efektywności osobistej mówi, że 80% rezultatów generowanych jest przez 20% wykonywanych zadań. Zarządzanie sobą w czasie nie polega zatem na robieniu wszystkiego naraz, ponieważ zawsze będzie więcej zadań niż dostępnego czasu, lecz na identyfikacji i realizacji właśnie tych najważniejszych 20%. Można to osiągnąć, postępując według wcześniej opisanego schematu trzech kroków, czyli:

1. Zaplanować swoje zadania, czyli innymi słowy sporządzić listę zadań, których wykonanie spowoduje osiągnięcie celu. W tym punkcie również pojawia się miejsce na zadania zlecone nam, które jesteśmy zmuszeni uwzględnić na liście.


2. Ustalić własne priorytety, a więc wyróżnić te zadania, które są najważniejsze dla nas. Polega to po prostu na postawieniu sobie pytania: czy to zadanie przybliża mnie w jakikolwiek sposób do osiągnięcia celu? Jeśli tak, to na ile mnie do tego celu przybliża?


3. Działać! Trzeci krok to po prostu wykonywanie najważniejszych zadań, począwszy od tych najistotniejszych, a skończywszy na tych mniej ważnych – o ile oczywiście starczy Ci na nie czasu.

Wyznaczanie celów – krok „zerowy”

Zanim jednak przejdziemy do trzech opisanych kroków, należy wykonać najważniejszą w całym procesie czynność – czyli wyznaczyć CEL, który chcemy osiągnąć. Bez tego nie będziemy w stanie czegokolwiek zaplanować ani tym bardziej ustalić priorytetów. Przypomina to wyznaczanie trasy na mapie – jeśli nie wiemy, dokąd chcemy dotrzeć, nie będziemy w stanie wyznaczyć jakiejkolwiek drogi.

Wydawać by się mogło, że każdy z nas ma jakieś cele, zatem szersze opisywanie tej czynności może się wydawać niepotrzebne. Niemniej jednak warto zdać sobie sprawę, że cel powinien być wyznaczony precyzyjne i konkretnie. Tylko w ten sposób możliwe jest jego sprawne urzeczywistnienie.

Cele mogą być bieżące, krótko- i długoterminowe. Popularnym narzędziem, które pomaga w ustalaniu celów, jest reguła SMART. Jest to akronim pięciu kryteriów, które ma spełniać prawidłowo sformułowany cel:

• Specific – konkretny: Co dokładnie chcę osiągnąć?
• Measurable – mierzalny: Jakie jest kryterium, po którym poznam, że cel został osiągnięty?
• Achievable – osiągalny: Czy mam wszystko, czego potrzebuję do zrealizowania swojego celu?
• Relevant – istotny dla mnie: Dlaczego chcę osiągnąć dany cel?
• Time dimensioned – osadzony w czasie: Kiedy ostatecznie zrealizuję swój cel?

Zgodnie z powyższym można powiedzieć, że celem SMART nie jest zdanie:

„Chcę mieć większe mieszkanie”.

Według reguły SMART powinno być:

„W ciągu jednego roku od dziś zamienię moje mieszkanie na 5-pokojowe o pow. 180 m kw.”.

W pierwszym przypadku zdanie będzie zawsze prawdziwe – bez względu na to, ile czasu minie i czy w ogóle cokolwiek z tym zrobimy. Natomiast w drugim zdaniu jest jasne, jakie kroki należy podjąć i ile czasu mamy na ich realizację.

Warto zanotować sformułowane w ten sposób cele i umieścić je w widocznym miejscu. Dzięki temu będą bardziej nas motywować do działania, ilekroć na nie spojrzymy, lub dowie się o nich ktoś trzeci.

Krok 1 – planowanie

Kiedy wyznaczymy cele, możemy przejść do planowania, czyli spisania listy zadań, które mamy do zrobienia. Dobrą praktyką jest zapisywanie orientacyjnego czasu potrzebnego na realizację danego zadania. Dzięki temu w kolejnych krokach unikniemy zbyt dużego obciążenia czasowego na dany dzień. Jeśli pracujemy w trybie 8-godzinnym, warto na jeden dzień zaplanować zadania wymagające w sumie nie więcej niż 6 godzin pracy. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że dotrzymamy terminów, a jednocześnie znajdziemy w ciągu dnia kilka chwil na przerwę czy nieprzewidziane wcześniej pilne zadanie.

Kolejną dobrą praktyką przy sporządzaniu listy jest formułowanie zadań jako dokładnych poleceń, np. „przygotować raport miesięczny”, a także rozbijanie zadań złożonych na mniejsze, pojedyncze czynności: „zgromadzić dane potrzebne do raportu”; „przygotować zestawienie danych” itp. Dzięki temu znacznie ułatwimy sobie pracę, a do tego będziemy mogli skupić się na najistotniejszej w danej chwili czynności.

Krok 2 – ustalanie priorytetów

Mając stworzoną listę zadań, musimy określić swoje priorytety. Trzeba określić, co jest najważniejszą rzeczą, którą musimy wykonać, a która ma bezpośredni wpływ na osiągnięcie celu. Nie jest to zadanie łatwe, szczególnie dlatego, że z natury mamy skłonność do przypisywania wszystkim zadaniom takiego samego stopnia ważności. Prowadzi to do chaosu organizacyjnego oraz do sytuacji, w której nagle potrzebne jest wszystko naraz, a my nie wiemy „w co ręce włożyć”.

Prostym narzędziem pomocnym przy ustalaniu priorytetów, które niemal podejmie za nas decyzję o danym priorytecie, jest matryca Eisenhowera. Dzięki jej zastosowaniu dzielimy zadania na:

• pilne i ważne – są to zadania o znaczeniu strategicznym dla naszego celu, a jednocześnie konieczne do wykonania w jak najszybszym możliwym czasie;

• ważne, ale niepilne – zadania, które są istotne dla osiągnięcia celu, niemniej ich realizacja może poczekać bez uszczerbku dla efektu końcowego;

• pilne, ale nieważne – w ten sposób oznaczymy te zadania, które musimy wykonać w miarę szybko, jednak nie mają one zupełnie znaczenia dla naszych celów, jak np. zadania zlecone przez kogoś czy mało istotna rozmowa telefoniczna;

• niepilne i nieważne – są to zadania, które z punktu widzenia naszych celów nie mają żadnego znaczenia i jednocześnie czas ich realizacji nie jest w żaden sposób ograniczony.

Każdemu zadaniu z naszej listy powinniśmy przypisać jeden z tych czterech priorytetów, dzięki czemu stanie się jasne, które zadania i w jakiej kolejności należy wykonać, by jak najszybciej zrealizować postawione cele.

Krok 3 – działanie

Gdy przejdziemy etap ustalania celów, spiszemy listę zadań i wyznaczymy priorytety, możemy przystąpić do najważniejszego, czyli do realizacji. Ważne jest, aby w tym punkcie nie pozostawiać sobie zbyt daleko idącej dowolności i trzymać się wcześniej ustalonych priorytetów.

Aby efektywnie zarządzać sobą w czasie, konieczna jest odrobina dyscypliny i samokontroli pod względem postępu w realizacji zadań. Należy unikać frustrujących opóźnień – właśnie dlatego powyżej każde zadanie opisaliśmy ilością czasu potrzebną do realizacji, a w 8-godzinnym dniu przewidzieliśmy 6 godzin pracy, by uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek. Stale pamiętaj o swoich celach – to właśnie do nich dążysz i właśnie po to poświeciliśmy czas poprzednio, by się ich trzymać. Jeżeli pozwolisz sobie na zbyt dowolne traktowanie listy i priorytetów – nic z tego nie wyjdzie.

Czas nie jest z gumy – wszyscy mamy go tyle samo!

Jedyna różnica między człowiekiem, który osiąga swoje cele, a tym, który ich nie osiąga, polega na tym, że ten pierwszy potrafi podejmować decyzje i jest konsekwentny. Jeśli zdecydujesz o podjęciu wyzwania, postawisz sobie cel – bądź konsekwentny i zrealizuj go, stosując te trzy proste kroki.

Doba dla nas wszystkich ma dokładnie tyle samo godzin. Jednak każdy z nas samodzielnie decyduje, czym wypełni swój czas. Gdy potrafimy formułować własne potrzeby i wizje, wyznaczać cele i układać plany, jesteśmy w stanie efektywnie zarządzać sobą w czasie, poświęcając go na to, co naprawdę istotne. Dzięki temu zaś wykluczamy uczucie niepokoju czy przytłoczenia z powodu zbyt dużej ilości obowiązków i zapewniamy sobie satysfakcję z życia.

Poradę dla czytelników Dziennika Internautów przygotował Artur Ziółkowski z firmy MindFizzer.

MindFizzer jest wyłącznym dystrybutorem rodziny Organizerów LeaderTask, oprogramowania wspierającego efektywność osobistą i zarządzanie projektami. Wśród oprogramowania marki LeaderTask znajdują się zarówno Organizery osobiste – na PC i PDA, jak i wersje sieciowe dla firm, ułatwiające zarządzanie zadaniami w grupie.