Z nowelizacją Kodeksu Postępowania Cywilnego dotyczącą protokołu elektronicznego oraz uzasadnieniem projektu można się zapoznać na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Projekt przewiduje, że z przebiegu posiedzenia protokolant sporządza protokół utrwalając przebieg posiedzenia za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk oraz pisemnie. Protokół sporządzany wyłącznie pisemnie może być stosowany, jeśli utrwalenie posiedzenia w inny sposób nie jest możliwe.

Elektroniczny protokół (tzn. nagranie) ma być opatrzony podpisem elektronicznym gwarantującym identyfikację osoby protokolanta oraz rozpoznawalność jakiejkolwiek późniejszej zmiany protokołu. Protokół sporządzony pisemnie podpisują przewodniczący i protokolant. Minister Sprawiedliwości ma w drodze rozporządzenia określić środki techniczne do nagrywania posiedzeń, identyfikacji protokolantów oraz sposobu udostępniania i przechowywania.

- Chcemy unowocześnić procedury sądowe poprzez umożliwienie wykorzystania nowoczesnych rozwiązań technologicznych w postępowaniu przed sądami – mówi o przygotowanych zmianach Minister Sprawiedliwości Krzysztof Kwiatkowski. – Mamy nadzieję, że nasze propozycje przyczynią się do poprawy jakości postępowania, ale i jego skrócenia. To rozwiązanie bowiem oznacza koniec żmudnego i spowalniającego posiedzenia sądu pisania protokołów – dodaje Minister.

Ministerstwo zwraca uwagę na to, że technologie cyfrowe rejestrujące dźwięk i obraz pozwalają na utrwalenie własnych sformułowań uczestników postępowania, nie wystylizowanych przez inną osobę i zniekształconych. Taki zapis daje więc lepsze podstawy do oceny materiału dowodowego i kontroli instancyjnej.

Wiarygodność protokołu elektronicznego pozwala na uproszczenie zasad pisemnego utrwalania tych czynności sądowych, z których sporządzany jest zapis audio lub audio-video. W takiej sytuacji protokół pisemny powinien ograniczać się do wskazania, gdzie i kiedy czynność miała miejsce i kto w niej uczestniczył, oraz niektórych oświadczeń procesowych stron i rozstrzygnięć sądu.

>> Czytaj także: Wkrótce protokoły sądowe wyłącznie w postaci zapisu audio-video

Zaproponowane w projekcie ustawy rozwiązania uwzględniają wnioski wynikające z projektu badawczego pod nazwą "Elektroniczny Sąd: administracja sądowa w oparciu o technologie informatyczne" (e-Court), w którym Ministerstwo Sprawiedliwości uczestniczyło między innymi z Ministerstwem Sprawiedliwości Włoch, Uniwersytetem w Amsterdamie i Uniwersytetem Paula Sabatier w Tuluzie.

Prototyp systemu e-Court był wdrożony i testowany w Sądzie Okręgowym we Wrocławiu. Eksperyment obejmował rejestrację przebiegu rozprawy, sporządzanie adnotacji, a także transkrypcji. Projekt e-Court w zakresie multimedialnego zapisu przebiegu rozprawy polegał na nagraniu zapisu multimedialnego autentycznych rozpraw sądowych, transkrypcji, czyli sporządzeniu na tej podstawie zapisu tekstowego, a następnie synchronizacji tekstu z obrazem i dźwiękiem.

Wyniki projektu e-Court wskazują, że rozprawa prowadzona przy użyciu zapisu audio-video trwa około 1/3 krócej niż taka sama rozprawa protokołowana tradycyjnie przez dobrze wyszkolonych protokolantów, sprawnie posługujących się metodą pisania bezwzrokowego przy użyciu klawiatury komputerowej. Natomiast sporządzenie transkrypcji 1 godziny zapisu audio-video czynności sądowej zajmuje protokolantowi średnio 4 godziny. Na tej podstawie Ministerstwo Finansów sądzi, że upowszechnienie elektronicznego protokołu przyspieszy rozprawy, pozwoli na lepsze wykorzystanie istniejących sal rozpraw bez potrzeby zwiększania ich ilości.

Nie bez znaczenia jest także to, że sędziowie nie będą musieli poświęcać czasu na formułowanie i kontrolowanie protokołu pisemnego w trakcie posiedzenia. Będą mogli więc skupić się na innych czynnościach związanych z rozpoznawanymi sprawami.