Najwyższa Izba Kontroli opublikowała dziś raport na temat wdrażania systemów teleinformatycznych w miastach i gminach. Jest to efekt kontroli, jakie przeprowadzono w 25 jednostkach, tzn. w ministerstwie cyfryzacji (MAiC) oraz w 24 wybranych urzędach gmin w województwach dolnośląskim, małopolskim, mazowieckim, śląskim, wielkopolskim i zachodniopomorskim. Czynności kontrolne przeprowadzono w okresie od 8 czerwca do 24 października 2014 r.

Wciąż mało e-usług

NIK przyznaje, że polska e-administracja poczyniła spore postępy. Większość ze zbadanych systemów informatycznych spełniała minimalne wymogi współdziałania określone w Krajowych Ramach Interoperacyjności. Niestety w praktyce systemy te współpracowały ze sobą w bardzo ograniczonym zakresie. Tylko 12 z nich (17%) zapewniało współpracę na poziomie najbardziej zaawansowanym, co oznacza, że przekazywanie danych między systemami odbywało się w sposób automatyczny. Tylko w 6% urzędów korzystano bezpośrednio z danych gromadzonych w zewnętrznych bazach i rejestrach publicznych.

Nie wszystkie urzędy decydują się na uruchamianie wielu e-usług dla obywateli. W 17 z 24 kontrolowanych urzędów liczba świadczonych e-usług nie przekraczała 20. Aż cztery urzędy (w Lesznie, Mińsku Mazowieckim, Stargardzie Szczecińskim i Szczecinku) świadczyły tylko jedną e-usługę - Elektroniczną Skrzynkę Podawczą.

Oczywiście są w Polsce miasta, które mają wybitne osiągnięcia. Dąbrowa Górnicza oferuje 144 e-usługi, a Mysłowice 111. W Dąbrowie Górniczej przez internet można m.in. uzyskać poradę prawną lub odpis aktu stanu cywilnego, dostać zaświadczenie o przeznaczeniu terenu w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub określić wymiar podatku od nieruchomości od osób prawnych, a nawet zarejestrować posiadane zwierzęta.

Papier mimo informatyzacji

Dla polskich urzędów nadal ważny jest papier. W 22 z 24 skontrolowanych urzędów podstawowym sposobem dokumentowania rozpatrywanych spraw był tradycyjny system papierowy. W 18 urzędach wspomagany był on na różnych etapach przez elektroniczne systemy obiegu dokumentów.

W efekcie zdarzało się, że urzędnicy powielali wykonane już wcześniej czynności, gdyż informacje były gromadzone równolegle i w dokumentacji papierowej, i w systemie informatycznym. W ten sposób informatyzacja nie osiąga właściwego celu, jakim powinna być minimalizacja nakładu pracy. 

Urzędy na bakier z bezpieczeństwem

Osobnym problemem, który został dostrzeżony przez NIK, jest  ogólny stan systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji. Nieprawidłowości w tym obszarze stwierdzono w aż 21 z 24 skontrolowanych urzędów. Dotyczyły one przede wszystkim zarządzania uprawnieniami użytkowników w zakresie dostępu do systemów informatycznych.

Pracownicy dziewięciu urzędów mieli możliwość zainstalowania na komputerach dowolnego oprogramowania; w czterech urzędach pracownicy mieli uprawnienia administratora systemu, choć nie byli informatykami. Zdarzały się także przypadki, że byli pracownicy nadal mieli aktywne konta w systemach informatycznych urzędów, bo zapomniano je zablokować.

W 15 z 24 kontrolowanych urzędów brakowało całościowej Polityki Bezpieczeństwa Informacji. Ponadto w umowach zawartych w ośmiu urzędach brakowało zapisów, które gwarantowałyby zabezpieczenie poufności informacji pozyskanych w związku z realizacją tych umów przez wykonawców.

Kontrola NIK wykazała też, że pomimo trzyletniego okresu na dostosowanie stron internetowych i Biuletynów Informacji Publicznej do potrzeb osób niepełnosprawnych, który upływa 31 maja 2015 r., w dniu zakończenia kontroli (24 października 2014 r.) w żadnym ze skontrolowanych urzędów nie dostosowano jeszcze w pełni serwisów internetowych do tych wymagań.

NIK skierowała wnioski pokontrolne do Ministra Administracji i Cyfryzacji o przeprowadzanie kontroli w podmiotach publicznych. Izba zwróciła się także do burmistrzów i prezydentów miast z prośbą o podjęcie kroków związanych z bezpieczeństwem, o wprowadzenie w urzędach systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz o promowanie wśród mieszkańców i przedsiębiorców korzyści płynących z elektronicznej formy komunikacji z urzędem.

Opisane w tym tekście problemy nie wyczerpują wszystkich licznych uwag, jakie NIK przedstawiła w swoim raporcie. Jeśli chcecie bardziej zgłębić temat, powinniście zajrzeć do raportu dostępnego na stronie NIK oraz poniżej.

Nik p 14 003 Systemy Teleinformatyczne