Dziennik Internautów: Czym jest Brella?

Piotr Wolniewicz, Brella: To zespół supportu biznesowego i prywatnego oraz concierge, którzy pomagają menedżerom wysokiego i średniego szczebla w realizacji codziennych, głównie tych monotonnych i czasochłonnych obowiązków służbowych i prywatnych. Zadania asystentki w biurze przejmuje dyskretny i profesjonalny zespół, który kontaktuje się z klientem za pomocą telefonu czy maila. Dzięki temu menedżerowie odzyskują cenny czas na to, co dla nich najważniejsze, przy jednoczesnej optymalizacji kosztów.

Skąd wziął się pomysł na tego typu działania w Polsce?

Inspiracją do stworzenia Brelli była książka Tima Ferrissa o 4 godzinnym tygodniu pracy (The 4-Hour Workweek: Escape 9-5, Live Anywhere, and Join the New Rich). Tim wskazuje w niej korzyści z delegowania zadań i "kupowania" czasu za mniejsze pieniądze, tylko po to, by zajmować się rzeczami ważnymi. Niby proste. Ale, jak pokazują rankingi efektywności pracy w Europie, Polska jest na zaszczytnym 3 miejscu... od końca.

Jak może to zmienić Brella?

To kwestia przyzwyczajenia i zrozumienia prostej zależności: zamiast tracić czas na nieefektywne zadania, kupuję ten czas za nieduże pieniądze. Dzięki temu skupiam się na tym, co ważne albo zyskuję czas na odpoczynek i regenerację sił. Średnio klient Brelli oszczędza tygodniowo kilkanaście godzin czasu.

Czy polscy przedsiębiorcy są gotowi na zmiany?

Sądząc po naszych obecnych klientach, stanowczo tak! Najtrudniej jest zacząć, ale po pierwszym telefonie od asystentki większość obaw gaśnie. Od momentu wykonania pierwszego zadania klienci nie wyobrażają sobie powrotu do wykonywania czynności, które zajmowały im niepotrzebnie czas. W USA i krajach najbardziej rozwiniętych biznesowo – wszędzie, gdzie jest wysoka świadomość wartości pracy i czasu, efektywność pracy to priorytet, a czas to pieniądz – usługa wirtualnej asysty jest bardzo popularna.

Czy robiliście badania, które pokazałyby, ilu przedsiębiorców jest rzeczywiście mentalnie gotowych, by oddać swoje sprawy w ręce "zdalnego" zespołu?

Firmę tworzą multizadaniowy zespół oraz managerowie najwyższego szczebla z wieloletnim doświadczeniem w branży. Każdy, kto kiedykolwiek miał do czynienia z asystą w swojej firmie lub pomocą przy wydelegowanych zadaniach wykazuje duże zainteresowanie. Trudno się dziwić, koszty korzystania z Brelli przy niewielkiej liczbie zadań to zaledwie 295 zł, co w porównaniu do zatrudnienia stacjonarnej pomocy z biurze jest po prostu bardzo opłacalne. 

Zrezygnujemy zupełnie z asystentek stacjonarnych?

Różnice pomiędzy asystentką zdalną a stacjonarną (biurową) oczywiście są i nie będziemy udawać, że we wszystkim potrafimy ją zastąpić. Szczerze mówiąc, wręcz nie chcemy. Na pewno współpracę z Brellą trudno wyobrazić sobie komuś, komu zależy na osobistym kontakcie. Ale wszyscy pozostali odbiorcy to klienci, którzy nie boją się oddać swoich obowiązków w nasze ręce. Outsourcing tych usług dla wielu jest korzyścią nie tylko finansową, choćby dlatego, że pewnych zadań (szczególnie prywatnych, np. znalezienie odpowiedniego miejsca na urlop z rodziną) nie wypada zlecać swojej asystentce biurowej.

Warto tu może wyjaśnić, jakie mogą być zadania asystentki Brelli.

Granicą jest wyobraźnia. Poczynając od prowadzenia kalendarza, zarówno służbowego, jak i prywatnego czy obsługi korespondencji i dokumentów przez rezerwacje (np. odpowiedniego miejsca na służbowe spotkanie, ale i wypoczynku), organizację spotkań z klientami, aktualizowanie profili social media po zbieranie danych i przygotowanie raportów (np. o konkurencji) czy rekrutację. Z drugiej strony mamy cały obszar usług concierge, np. znalezienie szkoły językowej dla dziecka, sprzedaż przedmiotów w platformie aukcyjnej czy zorganizowanie i pilnowanie programu treningowego. A to tylko przykłady.

Czy każdy może zostać asystentką? Jeśli nie, to jak sprawdzacie kandydatki?

Minimum to profesjonalizm, dyskrecja i klasa. Aby zdobyć pracę jako asystentka Brelli, trzeba spełnić następujące wymagania: perfekcyjna organizacja czasu, perfekcyjna znajomość wybranego języka, nienaganna kultura osobista i minimum dwuletnie doświadczenie w obsłudze klienta premium. Nasze asystentki mają kilkuletnie doświadczenie na stanowiskach związanych z bankowością czy hotelarstwem. Poza tym nasz zespół jest gruntownie przeszkolony i przygotowany do reprezentowania interesów klienta w każdej sytuacji.

Jak zapewniacie poufność informacji i wyłączność – tak, by jedna asystentka nie pracowała dla dwóch konkurujących podmiotów?

Budujemy silne relacje, a poczucie zaufania i bezpieczeństwo to podstawa naszego biznesu. Umowa o współpracy chroni klientów wręcz w większym stopniu niż umowa o pracę z asystentką biurową. Każda umowa (zarówno na okres testowy, jak i ta właściwa) zawiera paragraf dotyczący ochrony danych osobowych oraz obszerną klauzulę poufności. Dane naszych klientów są chronione, a każde ich naruszenie daje klientowi prawo do zerwania umowy oraz roszczenia swoich praw i zadośćuczynienia.

Od strony technologii, korzystamy z systemu, który centralnie rejestruje połączenia i pracę asystentek. Mamy wgląd w każdą czynność łatwo możemy sprawdzić ewentualny wyciek. Identyfikujemy każdego klienta po numerze lub adresie mailowym.

Natomiast praca dla dwóch konkurencyjnych podmiotów nie stanowi dla naszych klientów problemu. W naprawdę wyjątkowych przypadkach, kiedy taka praca mogłaby powodować problemy, zawsze możemy wykluczyć daną osobę z obsługi konkretnego klienta.

Jak wiele asystentek z wami współpracuje?

Nie ujawniając liczb powiem – wystarczająco dużo. Nasz zespół bez problemu realizuje zadania wszystkich klientów na czas – średni czas realizacji 1 zadania to 2 godziny. Nad zadaniami naszych odbiorców czuwają także pracownicy operacyjni, a wsparcia merytorycznego udzielają dodatkowo założyciele firmy. Biznes jest łatwo skalowalny, więc z pojawieniem się większej liczby klientów zatrudniamy kolejne osoby.

Mówicie o obsłudze menedżerów najwyższego szczebla. Czy jest to usługa dostępna także dla mniejszych przedsiębiorców?

Dotąd przywilej pracy z osobistą asystentką był zarezerwowany dla wybranych, ale rozwój nowych technologii umożliwił szerszą dostępność niedawnego luksusu. Dziś w poszukiwaniu efektywności pracy i równowagi praca-życie osobiste, wsparcia w codziennej rutynie mogą potrzebować także coraz bardziej zajęci szefowie mniejszych projektów, np. startupów.

Jak zatem wygląda usługa od strony kosztu?

Koszt usługi uzależniony jest od ilości zlecanych zadań i zaczyna się od 295 zł miesięcznie za 5 zadań. Zadanie to dla nas praca, która nie przekracza 2h. Dla najbardziej wymagających mamy pakiet bez limitu zadań, którego cena ustalana jest indywidualnie na podstawie dokładnych oczekiwań klienta. Koszt takiej usługi zaczyna się od 945 zł miesięcznie, a więc cały czas jest dużo bardziej opłacalny niż zatrudnienie własnej asysty

Poza ofertą dla klientów indywidualnych, Brella proponuje też usługi dla korporacji. Ciekawym rozwiązaniem jest np. „zatrudnienie” wirtualnej asystentki dla szczególnie cennych pracowników w ramach proggramu benefitowego. Taką ofertę udostępniamy dla grup liczących minimum 10 osób. Tutaj też bazujemy na modelu abonamentowym, z tym, że warunki finansowe w przeliczeniu na osobę są jeszcze lepsze.

Jak do tej pory wygląda zainteresowanie Waszymi usługami?

Bazujemy na poleceniach. Nie ma lepszej reklamy niż rekomendacja klienta, który korzysta z naszych usług i jest zadowolony. Powiem bez fałszywej skromności, że to 100% odbiorców. Prowadzimy oczywiście działania marketingowe, ale służą one głównie budowaniu wizerunku i świadomości i nie mają dużego udziału w pozyskiwaniu nowych klientów.

Czy macie inwestora lub go szukacie?

Projekt finansowany jest ze środków własnych. Mamy w planach poszukiwanie inwestora, ale dopiero po przekroczeniu pewnych wyników.

Dziękujemy za rozmowę.