Urząd Zamówień Publicznych opublikował na swojej stronie wyrok Sądu Okręgowego w Kaliszu. Ten wyrok jest związany z bardzo ciekawą sprawą dotyczącą wykorzystania dokumentów elektronicznych w procedurze przetargowej. Niby jest możliwość korzystania z takich dokumentów, niby jest podpis kwalifikowany itd., ale w praktyce...

Zamawiający chciał "oryginały"

Opiszmy tę sprawę od początku. Pewna firma starała się o zamówienie od pewnej gminy. Gmina wezwała firmę do uzupełnienia dokumentów i zażyczyła sobie przesłania dokumentów "w formie pisemnej w oryginale". Dużo było tego uzupełniania, czasu mało. Firma zdecydowała się ostatecznie na przesłanie dokumentów w formie elektronicznej z podpisem kwalifikowanym. Firma zakładała, że skorzystanie z takiej opcji jest możliwe, skoro mówi o niej §7 ust. 1 rozporządzenia Prezesa RM w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane.

Zamawiający odrzucił te elektroniczne dokumenty. Twierdził, że takie dokumenty nie są oryginałami, nawet jeśli zostały podpisane podpisem kwalifikowanym. Powstał spór, który trafił do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO).

Wyrok KIO

KIO oddaliła odwołanie firmy. Uznała, że składanie dokumentów drogą elektroniczną, wymagające korzystania z bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem, jest możliwe, wyłącznie gdy zamawiający wyrazi zgodę na składanie ofert w postaci elektronicznej. Izba zauważyła, że zamawiający - wzywając do uzupełnienia oferty - zastrzegł, że dokumenty muszą zostać złożone w oryginale, czyli zdaniem Izby w formie pisemnej (sygn. akt: KIO 2241/14).

Skarga i wyrok

Wyrok KIO zainteresował samego Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, który postanowił wnieść na niego skargę. Prezes UZP nie zgodził się ze stanowiskiem Izby, że składanie dokumentów elektronicznych z podpisem kwalifikowanym jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy zamawiający wyrazi na to zgodę. Prezes Urzędu nie podzielił również stanowiska Izby, że ograniczenie przez zamawiającego formy wnoszenia dokumentów wiąże wykonawców ubiegających się o zamówienie i wywołuje skutki prawne. Na stronie UZP można znaleźć kopię skargi. 

Sprawę zakończył Sąd Okręgowy w Kaliszu wyrokiem z dnia 26 marca 2015 r. (sygn. akt: II Ca 675/14). Sąd uwzględnił skargę Prezesa UZP, zmienił zaskarżony wyrok Izby i nakazał zamawiającemu dokonanie czynności zgodnie z żądaniem skargi. Sąd uznał m.in., że zamawiający nie powinien podejmować takich działań, które ograniczały wykonawcę w wyborze dopuszczalnej formy dokumentów, wynikającej ze wspomnianego już §7 rozporządzenia w sprawie dokumentów.

Przepisy jednak mają znaczenie

W całej tej sprawie jedna rzecz jest ciekawa, a właściwie fascynująca. Mamy coś takiego jak podpis kwalifikowany. Przez lata podejmowano różne działania w tym celu, aby rozwiązanie to było stosowane. Zmieniano przepisy, aby umożliwić firmom posługiwanie się dokumentami elektronicznymi w większym stopniu. Wciąż jednak nie przekroczono pewnych barier mentalnych i efektem są sprawy takie jak powyższa. Zamawiający uznał, że z jakiegoś powodu ma prawo odrzucić dokumenty elektroniczne (bo tak!). KIO potwierdziła to stanowisko i konieczna była skarga, potem wyrok sądu. W finale tej sprawy sam Urząd Zamówień Publicznych postanowił ogłosić na swojej stronie, że o formie składanych dokumentów decydują... przepisy rozporządzenia. Kto by pomyślał, że przepisy mogą być aż tak ważne?