Mimo zaawansowanych technologii, to błąd ludzki nadal jest jednym z największych zagrożeń, jakie mogą spotkać nas w trakcie wysyłania dokumentów drogą mailową.

• Korespondencja skierowana do niewłaściwego adresata lub przypadkowe ujawnienie poufnych danych może prowadzić do poważnych konsekwencji.

• Należy również pamiętać, że osoby trzecie mogą wykorzystać oszukańcze metody, jak na przykład phishing, aby zdobyć poufne dane, czyli hasła dostępu do dokumentów lub konta mailowego.

Łatwy cel dla cyberprzestępców

Wysyłając dokumenty, istnieje ryzyko, że odbiorca może zostać oszukany lub zaatakowany. Niezabezpieczony mail może stać się także łatwym celem dla cyberprzestępców, którzy mogą przechwycić wiadomość i uzyskać dostęp do zawartości dokumentów. To z kolei może prowadzić do naruszenia prywatności oraz wycieku poufnych informacji.

Wysyłanie dokumentów mailem może być bezpieczne, jeśli stosujemy odpowiednie środki ostrożności.

Sposoby ochrony przed cyberatakiem via e-mail

• Włączenie dwuetapowej weryfikacji dla konta mailowego zwiększa bezpieczeństwo poprzez dodatkową warstwę ochrony przy logowaniu.

• Aktualne oprogramowanie antywirusowe minimalizuje z kolei ryzyko przechwycenia danych przez złośliwe oprogramowanie.

• Zarówno nadawca, jak i odbiorca dokumentów powinni korzystać z silnych, unikalnych haseł do swoich kont mailowych. Zmniejsza to ryzyko nieautoryzowanego dostępu.

• Wykorzystywanie szyfrowania end-to-end jest kluczowe dla ochrony dokumentów. Szyfrowanie pozwala na zakodowanie treści wiadomości w taki sposób, że tylko zamierzony odbiorca będzie w stanie ją odczytać.

• Wysyłając ważne dokumenty, warto także unikać korzystania z publicznych sieci Wi-Fi, które mogą być narażone na przechwycenie danych.

• Używanie bezpiecznych protokołów pocztowych takich jak IMAP lub POP3 z SSL/TLS zapewnia dodatkową warstwę ochrony podczas przesyłania i odbierania wiadomości.

• Weryfikacja adresu e-mail odbiorcy przed wysłaniem poufnych dokumentów pomaga uniknąć przypadkowego udostępnienia informacji niewłaściwym osobom.

• Korzystanie z usług szyfrowania plików przed załączeniem ich do e-maila dodaje dodatkową warstwę zabezpieczeń.

• Regularne aktualizowanie systemu operacyjnego i oprogramowania pocztowego pomaga w eliminacji znanych luk w zabezpieczeniach.

• Używanie funkcji podpisu cyfrowego pozwala odbiorcy zweryfikować autentyczność nadawcy i integralność przesłanych dokumentów.

• Ograniczenie dostępu do poufnych dokumentów poprzez nadawanie uprawnień tylko niezbędnym osobom zmniejsza ryzyko wycieku informacji.

• Monitorowanie aktywności konta i regularne sprawdzanie logów może pomóc w szybkim wykryciu nieautoryzowanego dostępu.

• Korzystanie z wirtualnej sieci prywatnej (VPN) podczas wysyłania dokumentów zapewnia dodatkową warstwę szyfrowania i anonimowości.

• Nieotwieranie nieoczekiwanych załączników od nieznanych nadawców chroni przed złośliwym oprogramowaniem i phishingiem.

• Nieklikanie w nieoczekiwane linki w e-mailach pomaga uniknąć przekierowania na szkodliwe strony.

• Używanie filtru antyspamowego pomaga w identyfikacji i izolacji potencjalnie niebezpiecznych wiadomości.

• Regularne tworzenie kopii zapasowych ważnych dokumentów i e-maili zabezpiecza przed utratą danych w przypadku ataku.

• Edukacja pracowników w zakresie bezpieczeństwa cybernetycznego zwiększa ogólną odporność organizacji na ataki.

• Implementacja polityki czystego biurka i ekranu zapobiega nieautoryzowanemu dostępowi do poufnych informacji w fizycznym środowisku pracy.

• Używanie menedżera haseł ułatwia stosowanie silnych, unikalnych haseł dla każdego konta.

Ostatecznie, bezpieczeństwo przesyłania dokumentów zależy od zastosowania właściwych praktyk zabezpieczających poufne informacje oraz ciągłej czujności użytkowników.

Foto: rawpixel, Freepik