Biura co-workingowe wykorzystywane są przede wszystkim przez freelancerów, startupy i małe firmy, które rozpoczynają działalność. Decyzja o wyprowadzce z biura co-workingowego to ważny moment w rozwoju firmy. Zaplanowanie tego we właściwym czasie pozwoli zaoszczędzić wielu kłopotów i pieniędzy. Koncepcja co-workingowa staje się coraz bardziej popularna w Polsce, dzięki szybkiemu rozwojowi gospodarczemu kraju, zaawansowaniu technologicznemu firm oraz zmieniającemu się stylowi i charakterowi pracy. Coraz częściej zgłaszają się do nas firmy będące klientami biur co-workingowych, które poszukują specjalistycznego doradztwa w zakresie wynajmu zindywidualizowanych powierzchni biurowych w metrażach od 300 do 1000 m² najchętniej w prestiżowych lokalizacjach w centrum miasta.

Jest jednak kilka sygnałów, które mogą świadczyć o tym, że mała, ale szybko rozwijająca się firma jest już gotowa, aby wyprowadzić się z biura co-workingowego.

1. Brak miejsca

Gdy fizycznie zaczyna brakować miejsca, to jasny sygnał, że czas na zmiany. Poza ograniczeniami czysto logistycznymi pojawiają się aspekty wizerunkowe. Gdy firma osiąga pewien pułap pracowników zmienia się jej charakter i wizerunek. Rodząca się kultura organizacyjna potrzebuje przestrzeni do rozwoju. Należy zadać sobie pytanie: czy wynajmowana powierzchnia nie stanowi ograniczenia dla działalności firmy? Jak koncepcja co-workingu wpisuje się w strategię rozwoju firmy?

 2. Zbyt duże koszty

Korzyści z wynajmowania powierzchni co-workingowej są odzwierciedlone w wysokości czynszu. Stawka jest atrakcyjna dla niewielkiej firmy składającej się z założyciela i kilkuosobowego zespołu. Ale jeśli firma rozrosła się do 10-15 osób, taniej będzie wynająć własną powierzchnię biurową.

3. Stabilny rozwój

Gdy firma rozpoczyna działalność, jej potrzeby ewoluują, podobnie jak wynajmowana powierzchnia. Wraz z normalizacją oraz ustaleniem zasad funkcjonowania organizacji, może pojawić się potrzeba optymalizacji przestrzeni biurowej. Może się okazać, że firma będzie bardziej produktywna na własnej powierzchni, dostosowanej do konkretnych potrzeb biznesowych, np. odpowiedniej wielkości pomieszczenie konferencyjne czy pokoje do rozmów telefonicznych, przeznaczone na własny użytek i znajdujące się bezpośrednio przy stanowiskach pracy.

A więc, decyzja o przeprowadzce z biura co-workingowego została podjęta. I co dalej?

1. Dobrze zaplanuj czas

Czas od momentu podjęcia decyzji o przeprowadzce do momentu wprowadzenia się do nowego biura to zwykle ok. 6-9 miesięcy. W tym czasie należy się dobrze zastanowić, jak szybko będzie się rozwijała firma i jakie będą jej potrzeby kadrowe na następny rok.

2. Wynajmij odpowiedniego doradcę

Jest wiele firm doradczych świadczących usługi w zakresie nieruchomości komercyjnych. Najlepiej jednak poszukać doradcy, który oferuje niezależne i obiektywne usługi wyłącznie na rzecz najemcy i nie ma żadnych zobowiązań wobec innych uczestników rynku. W ten sposób unikniemy konfliktu interesów.

3. Wynajem bezpośredni lub podnajem

Należy rozważyć dwie opcje: wynajem bezpośredni, czyli podpisanie umowy najmu bezpośrednio z właścicielem budynku lub podnajem, czyli wynajęcie powierzchni od istniejącego najemcy w budynku, na podstawie umowy zatwierdzonej również przez właściciela obiektu. Każda opcja ma wady i zalety. W przypadku rozwijającej się firmy, która szuka oszczędności, idealnym rozwiązaniem byłby podnajem krótkoterminowy, oferujący czynsz poniżej stawek rynkowych. Oczywiście wybór każdej opcji uzależniony jest także od dostępności powierzchni i czasu.

Autor: Artur Sutor, Partner, Dyrektor Działu Reprezentacji Najemców Biurowych w Cresa Polska