Choć holakratyczne firmy możemy znaleźć w różnych zakątkach świata, holakracja wciąż jest niebanalnym i nieczęsto spotykanym rozwiązaniem. Wg platformy holacracy.org, najwięcej firm korzystających z tej formy organizacji znajduje się w Europie oraz w USA. Na Starym Kontynencie pod tym względem królują Niemcy i Holandia. Jednak przykłady tak prowadzonych organizacji możemy znaleźć nawet w egzotycznych miejscach, jak Kenia, Tajlandia czy Peru. W Polsce do tej pory pięć firm zdecydowało się na wdrożenie holakratycznej formy zarządzania. Jeśli chodzi o rozmiar przedsiębiorstw, to większość stanowią firmy zatrudniające do pięćdziesięciu osób, ale można znaleźć przykłady organizacji zatrudniających nawet ponad pięćset osób. Holakracja najpopularniejsza jest w branżach: konsultingowej, usług informacyjnych, a także edukacyjnej.

Jak działa holakracja?

Czym właściwie jest i jak na co dzień działa holakracja? Najprościej mówiąc, jest to system zarządzania, w którym podejmowanie decyzji jest rozproszone wewnątrz organizacji. Pracownicy działają w ramach kręgów, w których każdy ma swoje role, odpowiedzialności i autonomię w zakresie działań podejmowanych w swoich obszarach. Pełnione role mogą być bardzo różne, np. opiekun koła to osoba odpowiedzialna m.in. za ogólną strategię czy alokację środków. Rola reprezentanta kręgu to z kolei obowiązki związane z trzymaniem pieczy nad metrykami czy uważnością na wyzwania wewnątrzzespołowe. Jedna osoba może sprawować jednocześnie wiele różnych ról, zgodnych ze swoim doświadczeniem, kwalifikacjami i umiejętnościami. Takie podejście pozwala na lepsze wykorzystanie potencjału pracowników oraz zwiększenie ogólnej efektywności organizacji. Częstotliwość spotkań zależy od poszczególnych kręgów i ich potrzeb. Członkowie poszczególnych zespołów samodzielnie priorytetyzują swoje zadania i w zależności od potrzeb spotykają się w różnorodnych gronach. Taka elastyczność również ma bezpośredni wpływ na wydajność oraz zadowolenie pracowników, którzy nie są zmuszani bez potrzeby do długich, nic niewnoszących konferencji. 

Poza plusami dla pracowników, holakracja przynosi także korzyści dla całej firmy. Po pierwsze, proces decyzyjny jest znacznie szybszy, nie trzeba bowiem czekać na zgodę przełożonego. Dzięki temu skraca się czas realizacji projektów i wdrażania nowych pomysłów. Nowi pracownicy mogą także szybciej wdrożyć się do pracy, bo duży nacisk kładziony jest na ich samodzielność i umiejętność samoorganizacji. Wreszcie, pracownicy mogą skupić się wyłącznie na pracy i rozwoju, a nie na tym jak dobrze zaprezentować się w oczach przełożonych. Środowisko, w którym pracownik czuje się realnie odpowiedzialny za swoje działania w organizacji, sprzyja powstawaniu i prezentowaniu nowych, oddolnych inicjatyw. Ich implementacja nierzadko okazuje się korzystna dla firmy. 

Nie do przecenienia jest też elastyczność finansowa, jaką daje holakracja. Choć trudno oszacować dokładne korzyści związane z kosztami, sam fakt, że w takiej formie organizacji nie musi być wydzielonych działów HR czy finansowego, może wpływać na obniżenie kosztów. Przez dowolność w pełnieniu różnych ról osoby z różnych obszarów organizacji mogą udzielać się także w kwestiach wewnętrznych, dlatego zdarza się, że nie ma potrzeby wydzielania osobnego, rozbudowanego działu. Dodatkowo, na obniżenie stałych wydatków firmy, np. dotyczących wynajmu przestrzeni biurowej, wpływa stała praca zdalna części pracowników, która w holakracji jest czymś naturalnym.

Okazuje się, że rozproszenie odpowiedzialności to korzyść także dla właścicieli. Samoorganizacja i wzięcie odpowiedzialności za własne zadania powoduje, że pracownicy nie muszą być w żaden sposób nadzorowani przez właściciela firmy. W jednym z wywiadów Phil Caravaggio, współzałożyciel holakratycznego Precision Nutrition, powiedział:

– Od kiedy firma wystartowała w 2000 roku, nie mogłem pojechać na żadne prawdziwie wakacje. Po wprowadzeniu holakracji wyjechałem na trzytygodniowy urlop w czasie najbardziej dochodowego startu produktu w historii naszej organizacji. 

Holakracja sprawdza się także w Polsce

Boldare jest jedną z firm z polskimi korzeniami, które wprowadziły holakrację. Założyciele, Anna Zarudzka i Piotr Majchrzak, zdecydowali się na ten krok w 2018 roku.

– Najbardziej w holakracji urzekła mnie jej kompletność. Podobał nam się też ten pomysł, że celem dania ludziom wolności, musisz ustanowić jasne i ścisłe zasady, a także strukturę, do której każdy może się dopasować. Holakratyczna organizacja jest jak miasto posiadające swoje przepisy i regulacje, ale miasto, w którym każdy może żyć, pracować i wymyślać rzeczy bez nadzoru – tak Piotr Majchrzak wskazywał na czynniki, które przekonały go do holakracji. 

Teraz, 4 lata po wprowadzeniu holakracji, można stwierdzić, że ta decyzja zdecydowanie wyszła firmie na dobre. Zwiększona wydajność i szybszy proces decyzyjny przełożyły się na coroczny wzrost przychodów (średnio 30% rok do roku), nowe współprace z zagranicznymi klientami i otwarcie nowych biur, również za granicą. Firma zyskała uznanie nie tylko za innowacyjne rozwiązania czy działania na rzecz pracowników, ale też za akcje na rzecz społeczeństwa, które inspirowali sami pracownicy. Nawiązała np. współpracę z Tech To The Rescue - międzynarodowym ruchem, dzięki któremu firmy z branży IT pomagają organizacjom pozarządowym i tworzą dla nich rozwiązania pro bono.

Holakracja ułatwiła Boldare także szybkie dostosowanie się do tzw. nowej normalności w trakcie trwania pandemii. Ponieważ sytuacja była wyjątkowa, na początku lockdownu wprowadzono specjalną rolę „aktywnego stratega”, którego zadaniem była odpowiedź na wszystkie nowe zagrożenia wynikające ze zmieniającego się otoczenia. Co istotne, nie była to osoba z zewnątrz, ale pracownik firmy, którego kompetencje, ale też świetna znajomość organizacji, pozwoliły na wypracowanie trafnych rozwiązań. Po wykonaniu misji osoba ta wróciła do swoich poprzednich obowiązków. To kolejny przykład elastyczności, jaką daje holakracja i dowód, że system ten realnie wzmaga wykorzystywanie potencjału pracowników.

Ankieta przeprowadzona wśród pracowników Boldare pokazałą, że holakracja ma wielu zwolenników. Dziewięciu na dziesięciu zatrudnionych jest zadowolonych z pracy przy tej formie zarządzania. Dwie zalety są podnoszone szczególnie często. Są to kolejno duży poziom samodzielności i autonomii (80 proc. ankietowanych) oraz większy wpływ na podejmowane decyzje (68 proc.). Warto także wspomnieć o tym, jakie znaczenie ma holakracja dla kandydatów, czyli potencjalnych przyszłych pracowników. Trzy czwarte obecnie zatrudnionych w Boldare stwierdziło, że forma zarządzania miała dla nich znaczenie już przy podejmowaniu decyzji o podjęciu współpracy. 

Jak holakracja wygląda ze strony kontrahentów?

Ponieważ holakracja wyklucza istnienie ról menedżerskich, decyzje są podejmowane wspólnie przez zespoły oraz samodzielnie przez liderów poszczególnych obszarów - specjalistów w swoich dziedzinach. Ma to realny wpływ na relacje biznesowe, ponieważ klienci w praktyce współpracują z całymi zespołami produktowymi. Okazuje się, że kontrahenci cenią sobie  zaangażowanie całych zespołów w budowanie produktu. Dzięki temu są w stałym kontakcie ze specjalistami, których wkładu nie mogliby dostrzec, jeśli reprezentowałby ich pojedynczy, wyznaczony menadżer.

– Byłem pod wrażeniem gotowości zespołu do zrobienia czegoś dodatkowego, aby wyjść ponad nasze początkowe cele. W przeciwieństwie do konkurentów firma była w stanie zrealizować projekt w bardzo krótkim czasie dzięki swoim silnym umiejętnościom organizacyjnym – tak współpracę z holakratycznym Boldare podsumował przedstawiciel jednego z klientów, Jeff Ko z fińskiej firmy Chartipedia.

Warto jednak dodać, że holakracja nie jest idealną opcją dla każdej organizacji. Faktem jest, że od pracowników wymaga się dużej samodzielności i odpowiedzialności. Nie każdy też będzie czuł się dobrze w firmie, w której panuje transparencja procesów, decyzji, korespondencji, finansów, etc. Kluczowy jest odpowiedni dobór pracowników. Dlatego np. Boldare mocno stawia na dokładne zbadanie predyspozycji i umiejętności kandydatów, by maksymalnie zwiększyć szanse na ich zadowolenie i spełnienie po dołączeniu do pracy w specyficznym systemie zarządzania, jakim jest holakracja.