• Wysyłaj zawsze aktualną wersję Jednolitego Pliku Kontrolnego. W 2018 roku stosujemy wersję (3) JPK_VAT dla danych ujmowanych w ewidencji VAT w bieżącym roku. Wersję (3) pliku JPK_VAT stosujemy również do przygotowania ewentualnych korekt do plików JPK składnych w poprzednich latach. Plik JPK_VAT przygotowany w poprzedniej wersji (2) zostanie odrzucony jako niepoprawny przez serwery Ministerstwa Finansów. Aktualną wersję udostępnia Ministerstwo Finansów.
• Podaj nazwę systemu (oprogramowania) w JPK_VAT. Obowiązkową informacją jest nazwa systemu ewidencyjnego, w którym podatnik rejestruje dane dla potrzeb rozliczania VAT. Od 2018 roku ewidencja dla potrzeb VAT, o której mowa w Art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów, może być prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych. W pliku JPK_VAT podatnik informuje z jakiego konkretnie programu korzystał.
• Wskaż numer kontrahenta lub jego „brak” w pliku JPK_VAT. W części pliku, w której raportowane są poszczególne transakcje dotyczące sprzedaży podatnik obowiązkowo wykazuje numer kontrahenta czyli nabywcy dla którego została wystawiona faktura. Najczęściej jest to oczywiście NIP, jednak w sytuacji gdy nabywca nie podał NIP bo np. jest osobą fizyczną, numer powinien być zastąpiony słowem „brak”. Pole numer kontrahenta musi być wypełnione, w przeciwnym razie plik zostanie uznany za błędny po przesłaniu na serwery Ministerstwa Finansów.
• Sprawdź zgodność JPK_VAT z VAT-7. Generalną zasadą jest wymagana zgodność danych w JPK_VAT z danymi przekazanymi w deklaracji VAT-7. Dotyczy to również deklaracji kwartalnej VAT-7K.  JPK_VAT podatnicy składają zawsze co miesiąc, niezależnie od uprawnienia do kwartalnego rozliczania podatku. W przypadku konieczności złożenia korekty deklaracji VAT, podatnik powinien skorygować również pliki JPK_VAT za ten sam okres. Przed złożeniem JPK_VAT lub deklaracji VAT podatnik powinien zawsze sprawdzić zgodność danych, najlepiej porównując deklaracje (lub jej korektę) z korespondującymi plikami JPK.

 Na powyższe przykłady często spotykanych problemów, nakłada się jeszcze jeden problem „techniczny”, związany z tym, że pliki JPK_VAT mają formę trudną do tradycyjnej weryfikacji. Technologia zapisu XML, która została użyta do ich przygotowania, przeznaczona jest do użycia przez komputery, a nie przez ludzi. Aby szybko zweryfikować poprawność plików i szybko wyłapać możliwe błędy, zaleca się użycie oprogramowania testującego zarówno pliki JPK, jak i deklaracje VAT-7 / VAT-7K.

Autor: Bogdan Zatorski, ekspert podatkowy Sage