Faktura ustrukturyzowana – nazywana także e-fakturą – to nowy rodzaj faktury elektronicznej. Może być ona wystawiona tylko w Krajowym Systemie e-Faktur. Jej wzór jest ściśle określony. Dzięki e-fakturowaniu zwiększa się bezpieczeństwo przedsiębiorcy, ułatwione są procesy związane z księgowaniem i przechowywaniem faktur oraz rozliczenia między przedsiębiorcami. Polski Krajowy System e-Faktur jest wzorowany na rozwiązaniu obowiązującym od kilku lat we Włoszech. Podobny system funkcjonuje także w Belgii i Francji.

By luki VAT były mniejsze

Luka VAT dla całej Unii Europejskiej przekroczyła w 2018 r. 140 miliardów euro. W Polsce blisko 4,5 miliardów euro. Tymczasem to właśnie podatek od towarów i usług stanowi znaczącą część budżetów krajów członkowskich. Aby zredukować te straty, podejmowane są działania w celu usprawnienia nadzoru nad przepływami finansowymi. Jednym ze sposobów na to jest wprowadzenie e-faktur, które mogą być szybciej, w sposób zautomatyzowany, kontrolowane.

Włochy, a później długo, długo nic

Choć luka VAT jest problemem w wielu krajach, dotychczas tylko we Włoszech władze zdecydowały, aby e-faktury były jedyną możliwą metodą rozliczania się między wszystkimi podmiotami gospodarczymi. Obowiązek ten wprowadzono od stycznia 2019 r. Przez pierwsze 5 kwartałów funkcjonowania tych przepisów, wystawiono we Włoszech ponad 2 miliardy e-faktur.

We wszystkich pozostałych państwach ujętych w raporcie funkcjonują już systemy do obsługi e-faktur. Administracje są zobowiązane je przyjmować, ale to od przedsiębiorców zależy, czy chcą je wystawiać. Wyłączając spośród przebadanej trzynastki część Belgii, Luksemburg, Łotwę i Wielką Brytanię, stosowanie e-faktur obligatoryjne jest natomiast przy realizacji zamówień publicznych.

Zgodnie z danymi z raportu najwięcej e-faktur, nie licząc Włoch, jest w obiegu w krajach skandynawskich i Estonii. W ostatnim z wymienionych państw odsetek ten wynosi 30 proc. wszystkich rachunków. Natomiast w Szwecji już ponad połowa faktur wystawianych w transakcjach z sektorem publicznym jest elektroniczna.

Korzyść dla fiskusa, ale i przedsiębiorcy

– Pandemia była wstrząsem dla światowej gospodarki, ale w kontekście upowszechnienia się e-faktur może mieć wpływ pozytywny – zauważa Krzysztof Pulkiewicz, Country Manager Unifiedpost Group, odpowiedzialny za rozwój platformy Banqup w Polsce. – Władze, dążąc do uszczelnienia systemów podatkowych, będą propagowały ten sposób rozliczeń. Warto jednak pamiętać – i mówię to z pełnym przekonaniem – że system ten niesie też szereg korzyści dla przedsiębiorców. Eliminuje konieczność przygotowywania dokumentacji w przypadku kontroli skarbowej, ponieważ urzędnikom wystarczą dane z systemu, dokumenty są bezpiecznie przechowywane przez 10 lat i nie ma konieczności ich dodatkowej archiwizacji. System ułatwia też procesy księgowe – zauważa Pulkiewicz.

Twórcy raportu konstatują, że biznes faktycznie skłania się ku e-fakturom. Widzi w nich sposób na optymalizację zarządzania finansami i poprawę płynności finansowej.

Raport “The digital invoicing wave in Europe” został przygotowany na zlecenie Unifiedpost Group, właściciela platformy Banqup. Przeanalizowano w nim przepisy dotyczące elektronicznych faktur ustrukturyzowanych oraz powszechność ich stosowania na trzynastu głównych rynkach europejskich – w Belgii, Danii, Estonii, Finlandii, Francji, Holandii, Litwie, Luksemburgu, Łotwie, Niemczech, Szwecji, Wielkiej Brytanii i Włoszech.

Pełny raport w wersji angielskiej dostępny jest na stronie Banqup >>