Warto zauważyć, że mimo różnic w dokumentacji dla poszczególnych konkursów dotacyjnych, niektóre elementy pozostają niezmienne. Wynika to m.in. z obowiązujących przepisów prawnych oraz powszechnie przyjętych definicji, np. dotyczących badań przemysłowych i prac rozwojowych możemy wyróżnić kluczowe obszary, które wpływają na powodzenie w uzyskaniu dofinansowania. W tym artykule dzielimy się wiedzą na temat działań, które warto podjąć przed rozpoczęciem współpracy z firmą specjalizującą się w pozyskiwaniu dotacji.

Pozyskanie dotacji: jak zwiększyć szanse?

Obszary, które można uporządkować niskim kosztem, zanim przedsiębiorstwo zacznie ubiegać się o dotacje.

• Kadra – wskazanie osób, które będą odpowiedzialne za realizację projektu, w tym prowadzenia prac B+R oraz działania administracyjne. Identyfikacja – o ile istnieją – luk kompetencyjnych. Określenie podstawy zatrudnienia (umowa o pracę, umową cywilnoprawna, B2B).

Szczegółową analizę potencjału kadrowego do realizacji prac B+R przeprowadzimy wspólnie w trakcie pracy nad wnioskiem o dofinansowanie. Warto natomiast jeszcze przed rozpoczęciem współpracy z firmą doradczą zweryfikować, jakie kluczowe kompetencje potrzebne będą do przeprowadzenia planowanych prac B+R i czy będą one w firmie dostępne.

• Jest to szczególnie istotne ze względu na potencjalną czasochłonność procesu rekrutacyjnego.

• Innym wyjściem jest zaangażowanie podwykonawców, dostarczających brakujące kluczowe kompetencje, co prowadzi nas do poniższego punktu.

• Potencjał finansowy – źródła finansowania wkładu własnego do projektu. Możliwości finansowe przedsiębiorstwa.

W projektach obejmujących prace badawczo-rozwojowe dofinansowanie może pokryć do 60–70% wszystkich kosztów. Jest to bardzo atrakcyjna perspektywa, ale należy mieć na uwadze, że pozostałą część wydatków przedsiębiorca pokrywa w ramach wkładu własnego.

• Może on przybrać różne formy, np. posiadanych na koncie środków finansowych, dokapitalizowania, pożyczki i in.

Planując ubieganie się o dotację należy wziąć pod uwagę ten aspekt i obiektywnie ocenić, jaka jest maksymalna wartość wkładu własnego, który przedsiębiorca jest skłonny zainwestować w planowaną działalność B+R.

• Lista priorytetów – wyszczególnienie, w których obszarach przedsiębiorstwo chce się rozwijać w pierwszej kolejności. Pipeline projektów. Identyfikacja potrzeb infrastrukturalnych, w tym w obszarze aparatury B+R, cyfryzacji czy wprowadzania rozwiązań przyjaznych środowisku.

Obecnie charakter konkursów dotacyjnych często umożliwia łączenie w jednym projekcie elementów prac B+R z inwestycjami. Bazując na liście priorytetów przedsiębiorstwa, jako firma doradcza możemy dopasować dostępne instrumenty finansowania do specyfiki działalności klienta i wskazać te obszary, w których potencjał do pozyskania dotacji jest największy.

• Współpraca w projekcie – rola i wymiar zaangażowania podwykonawców. Określenie korzyści płynących ze współpracy z jednostkami naukowymi.

Prace B+R nie muszą być przeprowadzone w 100% samodzielnie przez wnioskodawcę. Możliwe jest zaangażowanie podwykonawców: innych przedsiębiorstw, organizacji badawczych lub jednostek naukowych. Polecamy rozważyć, czy w planowanym projekcie zasadne jest angażowanie tego typu podmiotów, np. ze względu na wzmocnienie potencjału kadrowego i dostępność aparatury B+R.

Można także zweryfikować dostępność oczekiwanych kompetencji i zasobów infrastrukturalnych wśród potencjalnych podwykonawców – jednakże w przypadku trudności mamy możliwość doradzenia, ze względu na szeroką bazę podmiotów, z którymi nasi eksperci współpracują.

Z czego można zrezygnować?

Wiele firm samodzielnie próbuje aplikować o środki unijne, co niejednokrotnie kończy się fiaskiem. Są jednak zadania, które warto zlecić podmiotowi zewnętrznemu. Oto lista:

• Wyszukiwanie i porównywanie źródeł finansowania grantowego – możliwości pozyskania dotacji jest wiele. Dostępne są konkursy europejskie, krajowe, regionalne, a nawet powiatowe. Każde województwo posiada własną instytucję pośredniczącą (albo kilka). Ponadto funkcjonują instytucje ogólnokrajowe, jak PARP, NCBR, ABM czy BGK. Harmonogramy konkursów nieustannie się zmieniają, a nazwy naborów wniosków bywają niejednoznaczne.

Na bieżąco monitorujemy kompleksową ofertę grantową. Dzięki temu możemy w czasie godzinnego spotkania nakreślić możliwe ścieżki pozyskiwania dotacji, oszczędzając klientowi kilku dni własnoręcznie prowadzonej analizy.

• Analiza definicji badań przemysłowych i prac rozwojowych, określanie poziomu TRL – są to zagadnienia formalne, niezbędne do przepracowania podczas ubiegania się o dofinansowanie prac B+R. Warto znać te definicje i orientować się w podstawowej nomenklaturze – i na tym rola klienta może się skończyć.

Dogłębna analiza definicji w kontekście zaproponowanego planu prac B+R, przyporządkowanie zadań badawczych do kategorii badań przemysłowych i prac rozwojowych, a także przypisanie im poziomu TRL – to są zagadnienia, w których doświadczenie doradców jest nieocenione. Tym bardziej, że przedmiot projektu może znacząco wpłynąć na interpretację definicji.

Inaczej podchodzimy do klasyfikacji prac w obszarze IT, inaczej do projektów biotechnologicznych, a jeszcze inaczej, gdy mamy do czynienia z produkcją przemysłową. Indywidualne podejście okazuje się bardzo skuteczną strategią.

• Określanie kamieni milowych i wskaźników – jedno z największych wyzwań podczas pracy nad projektem B+R. Kamienie milowe i wskaźniki są narzędziem pozwalającym na monitorowanie postępów projektu przez instytucję pośredniczącą. To dlatego eksperci oceniający wniosek o dofinansowanie poświęcają im tak wiele uwagi. Jeżeli przedsiębiorstwo nie ma bogatej historii dotacyjnej, zasady budowania i charakteryzowania kamieni milowych i wskaźników mogą wydawać się trudne do zaimplementowania w praktyce.

Podkreślić należy, że w tym obszarze zasady konkursów grantowych są bezwzględne – wystarczy jeden błędnie zdefiniowany kamień milowy czy wskaźnik, by wniosek o dofinansowanie nie uzyskał wsparcia. Z tego względu, podczas pracy z przedsiębiorstwami, poświęcamy temu obszarowi wyjątkowo dużo uwagi, angażując w dyskusję kilku doświadczonych doradców.

• Osadzenie projektu w politykach horyzontalnych Unii Europejskiej – instytucje pośredniczące określają, w które polityki horyzontalne powinien wpisywać się każdy projekt grantowy. Najczęściej są to polityki dotyczące ochrony środowiska, dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz równouprawnienia, przy czy zdarzają się wyjątki polegające na rozszerzeniu wymagań.

Lektura polityk horyzontalnych jest żmudna, a sposoby na osadzenie projektów B+R w ich ramach są często nieintuicyjne. Z drugiej strony, są to zagadnienia, z którymi każdy z naszych doradców mierzy się podczas pracy z każdym klientem. Dzięki temu możemy w krótkim czasie zaproponować różnorodne treści odpowiadające wymogom polityk horyzontalnych, przy jednoczesnym uwzględnieniu interesów i możliwości przedsiębiorstwa. Z perspektywy klienta oznacza to przede wszystkim znaczącą oszczędność czasu.

Paweł Sieczkowski, CEO Frontline Biosciences

Foto: Shutterstock