W obliczu zapotrzebowania na dostęp do większych zbiorów zdigitalizowanych informacji firmy muszą przyjrzeć się bliżej kwestiom dostępu do danych i ich bezpieczeństwa. IDC wskazuje, że obecnie bardzo silny jest trend związany z mobilnością pracowników, dlatego tak ważne jest aby pracownicy mieli bezpieczny dostęp do informacji niezależnie od miejsca i czasu. Pozwoli to utrzymać, a nawet zwiększyć ich wydajność. Tymczasem z najnowszych ustaleń IDC wynika, że aż 75% małych i średnich firm w Europie nie dysponuje systemem bezpieczeństwa dokumentów, co naraża je na niebezpieczeństwo utraty poufnych informacji. 

Biuletyn zatytułowany IDC „Czy wykorzystywane przez Ciebie procesy biznesowe ograniczają Twoje możliwości rynkowe? Wydajne drukowanie oraz zarządzanie dokumentami za pomocą inteligentnych urządzeń wielofunkcyjnych” przygotowała Jacqui Hendriks, IDC's Head of European Managed Print Services and Document Solutions.

Informacje uzyskane przez firmę IDC potwierdzają, że rosnąca liczba pracowników mobilnych i ewoluujące metody pracy mają znamienny wpływ na sposób zarządzania zadaniami drukowania i dokumentami. Szacuje się, że do 2018 r. 75% pracowników będzie pracować poza biurem przy pomocy urządzeń mobilnych.

Biorąc pod uwagę rolę inteligentnych urządzeń wielofunkcyjnych (Smart MFP) w zmieniającym się współczesnym miejscu pracy, należy zwrócić uwagę, że urządzenia można programować dla potrzeb określonych użytkowników i działów, a dostęp do nich może odbywać się przy użyciu identyfikatorów, kodów PIN lub takich urządzeń mobilnych, jak smartfony i tablety. Po wysłaniu zadania drukowania do urządzenia funkcja wydruku bezpiecznego (Secure Print) powoduje, że dokument zostanie wysunięty tylko wtedy, gdy dana osoba zbliży się do urządzenia i przyłoży identyfikator lub poda kod PIN.