W ostatnich latach w Polsce wprowadzono szereg rozwiązań, które relacje państwo-obywatel i państwo-biznes przenoszą do cyberprzestrzeni. Platformy takie jak ePUAP, PUE ZUS czy e-Obywatel znacząco ułatwiły komunikowanie się z urzędami.

Dla kogo e-Doręczenia?

Elektroniczne skrzynki do e-Doręczeń będą kolejnym elementem tego procesu. Docelowo mają one zastąpić komunikację prowadzoną przez ePUAP.

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listów poleconych z potwierdzeniem odbioru. Będą więc mogły być wykorzystywane w procesach administracyjnych, cywilnych czy sądowych.

e-Doręczenia to usługa zaufania, która zapewnia autentyczność nadawcy i odbiorcy, a przede wszystkim umożliwia szybkie i bezpieczne dostarczenie wiadomości, zapewniając prawnie ważny dowód wysyłki i odbioru – tłumaczy Anna Puka, Dyrektorka Działu Presales Consulting w firmie WEBCON.

Termin na wdrożenie e-Doręczeń w przedsiębiorstwach zależy od daty ich rejestracji w CEIDG lub KRS.

• Firmy, które będą rejestrować działalność od 1 stycznia 2025 roku, założą skrzynki do e-Doręczeń podczas zapisu.

• Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego również będą zobowiązani do posługiwania się e-Doręczeniami od początku 2025 roku.

• To samo dotyczy jednostek administracji publicznej, urzędów centralnych i samorządu terytorialnego, a także NFZ, ZUS i KRUS.

• Z kolei podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. zaczną korzystać z e-Doręczeń 1 kwietnia 2025.

Okres przejściowy dla podmiotów publicznych

Aby pomóc podmiotom publicznym w płynnym przejściu na system e-Doręczeń, ustawodawca planuje wprowadzenie okresu przejściowego do 31 grudnia 2025.

• W tym czasie, jak podaje serwis gov.pl, doręczenia pocztowe lub w ePUAP i innych systemach będą równoważne z e-Doręczeniami.

Cały proces ma zostać zamknięty do 2029 roku, kiedy wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy będą musiały mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję urzędową poprzez system.

Bezpieczna korespondencja z urzędami

• Posiadanie skrzynki do e-Doręczeń będzie dla firm konieczne do odbierania korespondencji od administracji publicznej.

Z kolei jednostki publiczne będą miały obowiązek zarówno odbierać, jak i wysyłać dokumenty za pośrednictwem nowego systemu.

Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń?

Aby założyć skrzynkę do e-Doręczeń, należy wypełnić odpowiedni wniosek na stronie gov.pl.

• W formularzu trzeba podać dane swoje lub firmy albo innej organizacji, dla której zakładany jest adres.

• Na tym etapie można także wskazać administratora skrzynki, czyli osobę, która będzie nią zarządzała w imieniu firmy lub organizacji.

• Po złożeniu wniosek zostanie sprawdzony, a po weryfikacji skrzynkę trzeba jeszcze aktywować.

• Po zalogowaniu do systemu użytkownicy będą mogli odbierać elektroniczne listy polecone oraz inne dokumenty, które są automatycznie rejestrowane i zabezpieczane przed nieautoryzowanym dostępem.

Skrzynka do doręczeń elektronicznych wykorzystuje zaawansowane technologie szyfrowania, generując prawnie ważne dowody wysyłki i odbioru. Zabezpieczona droga dokumentów zapewnia, że wiadomość dotrze do uprawnionej osoby w oryginalnej formie, bez modyfikacji.

W Polsce usługę doręczeń elektronicznych świadczą różne podmioty:

• w ramach usługi publicznej realizuje ją wyznaczony operator,

• a w ramach usługi komercyjnej – inni kwalifikowani dostawcy.

Należy zadbać o to, aby w ramach usługi komercyjnej wybrać takie rozwiązanie, które zapewni zgodność z obowiązującymi normami prawnymi i technologicznymi, a także pozwoli na zaadresowanie w pełni procesów kancelaryjnych. Przykładowo: wybrany system powinien pobrać wszystkie nowe wiadomości i dostarczyć kompletną wiadomość do wybranego użytkownika lub sekretariatu – zwraca uwagę Anna Puka.

Szansa na lepszą organizację dokumentacji

Wprowadzenie w komunikacji z administracją doręczeń elektronicznych, które docelowo mają zastąpić tradycyjne listy, może pomóc firmom w lepszej organizacji czasu.

• Przede wszystkim e-korespondencja trafia do adresata niemal od razu, podczas gdy tradycyjny list polecony w wariancie ekonomicznym może być dostarczony nawet do trzech dni od terminu nadania.

Co ważne w kontekście raportowania ESG, nowy system eliminuje konieczność używania papieru i jest korzystniejszy dla środowiska, niż prowadzenie tradycyjnej korespondencji.

Ponadto, posiadanie specjalnej skrzynki do komunikowania się z urzędami znacząco ogranicza konieczność monitorowania obiegu tradycyjnej papierowej korespondencji i minimalizuje koszty jej obsługi w firmie.

• Adres do e-Doręczeń pozostaje taki sam nawet w sytuacji, kiedy zmieniają się dane adresowe przedsiębiorstwa.

Dla wielu przedsiębiorstw może to być również szansa na rozpoczęcie transformacji cyfrowej – wdrożenia narzędzi do elektronicznego obiegu firmowej korespondencji, a nawet zautomatyzowania całego obiegu dokumentacji w organizacji.