e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listów poleconych z potwierdzeniem odbioru. Od 1 stycznia 2025 roku przedsiębiorcy składający wniosek o wpis do CEIDG będą musieli korzystać z e-Doręczeń. Obowiązek ten ma dotyczyć komunikacji między firmami a administracją państwową.
W ostatnich latach w Polsce wprowadzono szereg rozwiązań, które relacje państwo-obywatel i państwo-biznes przenoszą do cyberprzestrzeni. Platformy takie jak ePUAP, PUE ZUS czy e-Obywatel znacząco ułatwiły komunikowanie się z urzędami.
Elektroniczne skrzynki do e-Doręczeń będą kolejnym elementem tego procesu. Docelowo mają one zastąpić komunikację prowadzoną przez ePUAP.
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listów poleconych z potwierdzeniem odbioru. Będą więc mogły być wykorzystywane w procesach administracyjnych, cywilnych czy sądowych.
e-Doręczenia to usługa zaufania, która zapewnia autentyczność nadawcy i odbiorcy, a przede wszystkim umożliwia szybkie i bezpieczne dostarczenie wiadomości, zapewniając prawnie ważny dowód wysyłki i odbioru – tłumaczy Anna Puka, Dyrektorka Działu Presales Consulting w firmie WEBCON.
Termin na wdrożenie e-Doręczeń w przedsiębiorstwach zależy od daty ich rejestracji w CEIDG lub KRS.
Firmy, które będą rejestrować działalność od 1 stycznia 2025 roku, założą skrzynki do e-Doręczeń podczas zapisu.
Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego również będą zobowiązani do posługiwania się e-Doręczeniami od początku 2025 roku.
To samo dotyczy jednostek administracji publicznej, urzędów centralnych i samorządu terytorialnego, a także NFZ, ZUS i KRUS.
Z kolei podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. zaczną korzystać z e-Doręczeń 1 kwietnia 2025.
Aby pomóc podmiotom publicznym w płynnym przejściu na system e-Doręczeń, ustawodawca planuje wprowadzenie okresu przejściowego do 31 grudnia 2025.
Cały proces ma zostać zamknięty do 2029 roku, kiedy wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy będą musiały mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję urzędową poprzez system.
Z kolei jednostki publiczne będą miały obowiązek zarówno odbierać, jak i wysyłać dokumenty za pośrednictwem nowego systemu.
Aby założyć skrzynkę do e-Doręczeń, należy wypełnić odpowiedni wniosek na stronie gov.pl.
W formularzu trzeba podać dane swoje lub firmy albo innej organizacji, dla której zakładany jest adres.
Na tym etapie można także wskazać administratora skrzynki, czyli osobę, która będzie nią zarządzała w imieniu firmy lub organizacji.
Po złożeniu wniosek zostanie sprawdzony, a po weryfikacji skrzynkę trzeba jeszcze aktywować.
Po zalogowaniu do systemu użytkownicy będą mogli odbierać elektroniczne listy polecone oraz inne dokumenty, które są automatycznie rejestrowane i zabezpieczane przed nieautoryzowanym dostępem.
Skrzynka do doręczeń elektronicznych wykorzystuje zaawansowane technologie szyfrowania, generując prawnie ważne dowody wysyłki i odbioru. Zabezpieczona droga dokumentów zapewnia, że wiadomość dotrze do uprawnionej osoby w oryginalnej formie, bez modyfikacji.
w ramach usługi publicznej realizuje ją wyznaczony operator,
a w ramach usługi komercyjnej – inni kwalifikowani dostawcy.
Należy zadbać o to, aby w ramach usługi komercyjnej wybrać takie rozwiązanie, które zapewni zgodność z obowiązującymi normami prawnymi i technologicznymi, a także pozwoli na zaadresowanie w pełni procesów kancelaryjnych. Przykładowo: wybrany system powinien pobrać wszystkie nowe wiadomości i dostarczyć kompletną wiadomość do wybranego użytkownika lub sekretariatu – zwraca uwagę Anna Puka.
Wprowadzenie w komunikacji z administracją doręczeń elektronicznych, które docelowo mają zastąpić tradycyjne listy, może pomóc firmom w lepszej organizacji czasu.
Co ważne w kontekście raportowania ESG, nowy system eliminuje konieczność używania papieru i jest korzystniejszy dla środowiska, niż prowadzenie tradycyjnej korespondencji.
Ponadto, posiadanie specjalnej skrzynki do komunikowania się z urzędami znacząco ogranicza konieczność monitorowania obiegu tradycyjnej papierowej korespondencji i minimalizuje koszty jej obsługi w firmie.
Dla wielu przedsiębiorstw może to być również szansa na rozpoczęcie transformacji cyfrowej – wdrożenia narzędzi do elektronicznego obiegu firmowej korespondencji, a nawet zautomatyzowania całego obiegu dokumentacji w organizacji.
Aktualności
|
Porady
|
Gościnnie
|
Katalog
Bukmacherzy
|
Sprawdź auto
|
Praca
biurowirtualnewarszawa.pl wirtualne biura w Śródmieściu Warszawy
Artykuł może w treści zawierać linki partnerów biznesowych
i afiliacyjne, dzięki którym serwis dostarcza darmowe treści.
*
|
|
|
|
|
|