Płatnicy podatku dochodowego zobowiązani są do sporządzenia oraz złożenia deklaracji rocznej o pobranych zaliczkach do ostatniego dnia stycznia, następującego po roku, którego dotyczy deklaracja. Oznacza to, że wypełniony formularz PIT-4R za 2011 r. należy złożyć we właściwym urzędzie skarbowym do 31 stycznia tego roku. Zmiany wprowadzone do formularza wynikają ze zniesienia NIP-u dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej.

Złóż do swojego urzędu skarbowego do 31 stycznia

Pod pojęciem właściwego urzędu skarbowego należy rozumieć ten, do którego należy płatnik będący osobą fizyczną. Odpowiedni organ podatkowy to jednostka właściwa według miejsca zamieszkania (siedziby) lub też prowadzenia działalności gospodarczej, gdy przedsiębiorca nie posiada siedziby. Jak już zostało wspomniane, terminem, do którego płatnik podatku dochodowego zobowiązany jest złożyć wypełniony formularz PIT-4R, jest 31 stycznia. Jednakże należy pamiętać, że w przypadku gdy płatnik wcześniej zaprzestał prowadzenia działalności gospodarczej, PIT-4R powinien złożyć do dnia zaprzestania tej działalności.

Z drugiej strony, w momencie rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę w trakcie roku lub po jego zakończeniu, lecz przed końcem stycznia roku następnego, PIT-4R przekazuje się w terminie standardowym.

Obowiązek złożenia PIT-4R nie zależy od innych dokumentów wystawianych pracownikom

Zarówno płatnicy podatku wystawiający swoim pracownikom informację PIT-11, jak również formularz rozliczeniowy PIT-40, zobowiązani są do sporządzenia i złożenia formularza PIT-4R. Trzeba jednakże pamiętać o tym, że wspomnianego formularza nie składa się, w przypadku,gdy nie zostały pobrane jakiekolwiek zaliczki, to znaczy formularz wykazuje wartość zerową, a także gdy podatnicy opłacają zaliczki wyłącznie za siebie.

Wykaż zaliczki pobrane w danym roku

Prawidłowe wypełnienie formularza PIT-4R jest niezwykle istotne. Należy zatem pamiętać, że w deklaracji tej płatnik podatku zobowiązany jest wykazać zaliczki pobrane w danych miesiącach, niezależnie od tego, kiedy zostały faktycznie wpłacone na rzecz organu podatkowego. Dla przypomnienia, termin przewidziany na odprowadzenie odpowiedniej kwoty z tytułu pobranych zaliczek to 20 dzień kolejnego miesiąca. Oznacza to, że wypełniając formularz, pobrane kwoty należy wykazać w miesiącach, za które zostały pobrane, a nie zapłacone.

Drugim istotnym elementem, na który warto zwrócić uwagę, jest odpowiedni podział wykazywanych zaliczek, a także przyporządkowanie im konkretnej liczby podatników otrzymujących określone przychody. Poszczególne kategorie, do których należy przyporządkować pobrane zaliczki zostały zawarte w części C omawianego formularza.

Elżbieta Węcławik, Tax Care
Dorota Kępka, księgowa Tax Care

Czytaj także: Zapłać podatek w terminie i uniknij kary finansowej