• planowanie tego, co należy zrobić, żeby zrealizować cel,

• organizowanie, czyli na przykład sprawdzenie, czy wszystko mamy, co jest nam potrzebne, a jeśli nie, to jak to zdobyć,

• motywowanie siebie lub zespołu do działania, aby stać się bardziej efektywnym,

• kontrola, czyli sprawdzanie na bieżąco postępów w pracy i reagowania na wszelkie nieprawidłowości.

Oczywiście zarządzanie można tłumaczyć jeszcze na kilka innych sposobów, ale przyjmijmy, że ta krótka definicja nam wystarczy. A czym jest czas?

Fizycy i filozofowie czas interpretują na wiele różnych sposobów. W życiu codziennym czas możemy określić na przykład jako odległość od powrotu z pracy do otrzymania obiadu. Czas jest wielkością niezależną w naszym życiu. Nieważne, co będziemy robić, nie cofniemy się, nie zatrzymamy, nie przyspieszymy czasu. Czas biegnie nieubłaganie w jednym tempie. Ile razy, biegnąc na pociąg, prosiliście, aby spóźnił się trzy minuty? Albo „muszę to zrobić do jutra, do 12, bo inaczej szef urwie mi głowę”? Tyle razy, ile Wam się zdarzyło takie stwierdzenia wypowiadać, tyle razy mieliście pewnie ochotę przejąć władzę nad czasem.

Czy jest to możliwe? Jak zestawić te dwa pojęcia: zarządzanie, gdzie to osoba zarządzająca decyduje o wszystkim, oraz czas, którego nie możemy zmieniać i nie mamy na niego wpływu?

Jak mogę zarządzać sobą w czasie?

Skoro nie można zarządzać czasem, to jak nazwać planowanie działań i czynności, jakie na podstawie tego planu wykonujemy? Prawidłowo powinniśmy mówić o zarządzaniu sobą w czasie. Nie mamy wpływu na czas, jednak mamy wpływ na własne działania. Czas jest jak naczynie, które wypełniamy codziennymi czynnościami. W pewnym momencie czynności jest za dużo i nie mieszczą się w naczyniu. Wtedy usuwamy te mniej istotne ponieważ nie możemy wymienić naczynia na większe. Każdej czynności warto przypisać również czas potrzebny do jej realizacji. Musimy tak sobą zarządzać, aby wykonać wszystkie najistotniejsze zadania – właśnie na tym polega istota zarządzania sobą w czasie. Musimy planować, organizować, nieraz się motywować oraz kontrolować, czy robimy to, co powinniśmy i w sposób najbardziej optymalny.

Dzień z życia zapracowanego człowieka

Najbardziej wdzięczną grupą, na której przykładzie można opisywać zarządzanie sobą w czasie, są menedżerowie. Jakie jest Wasze pierwsze skojarzenie opisujące menadżerów? Dla mnie są to przede wszystkim osoby, które nigdy nie mają czasu. Jeśli czytałeś uważnie początek artykułu, na pewno dostrzegasz już brak logiki w tym stwierdzeniu. Czasu mamy wszyscy tyle samo. Pytanie, ile z tych czynności uda nam się wykonać w czasie, który mamy?

Prześledźmy dzień z życia dwóch menedżerów. Pierwszy rozpoczyna dzień od śniadania, kawy i aspiryny. Pamiętając, że nie jest do końca przygotowany na dzisiejszą rozmowę, bierze się za przeglądanie danych. W sumie miał to zrobić wczoraj w biurze, jednak ciągle odkładał tę sprawę na później. Kiedy miał zabrać się do pracy nad raportem, dowiedział się o imieninach koleżanki z pracy. Była to oczywiście okazja do spożycia napojów wyskokowych i szalonej zabawy ze znajomymi. Po powrocie do domu, późnym wieczorem, nie miał już ochoty brać się za pracę, ponieważ wiedział, że następnego dnia ma jeszcze sporo czasu na przygotowanie raportu. Niestety następnego dnia nie zdążył przeanalizować dokładnie wszystkich danych, dlatego jego raport był niekompletny, a na zadawane pytania nie potrafił odpowiedzieć. W sumie na spotkaniu wypadł bardzo kiepsko.

Inaczej wyglądał dzień naszego drugiego menedżera. Jak co dzień, zjadł śniadanie i wypił kawę. Następnie wyszedł do pracy spokojny, ponieważ raport, który miał na dzisiaj przygotować, leżał gotowy na jego biurku. Skończył go wczoraj. Wiedział, że termin przygotowania raportu upływa, więc zaplanował dzień jego przygotowania i skupił się tylko na nim. Wiedział, że będzie musiał zostać dłużej w pracy, dlatego kiedy dowiedział się, że koleżanka ma imieniny, przeprosił ją i powiedział, że się spóźni. Po ukończonej pracy udał się na umówione spotkanie, jednak nie został długo, wiedząc, że jutro musi być w dobrej kondycji, ponieważ ma przedstawić raport szefowi. Z tego też powodu ograniczył się do kilku drinków. Jak można było przewidzieć, spotkanie z szefem następnego dnia wypadło pomyślnie, ponieważ nasz bohater był przygotowany, pełny energii i orientował się w temacie.

Człowiek, któremu wizyta teściowej niestraszna

Powyższe dwa przykłady pokazują w bardzo prosty sposób, na czym polega zarządzanie sobą w czasie. Pierwszy bohater był przekonany o tym, że ze wszystkim zdąży. Nie potrafił ocenić, ile potrzebuje czasu na wykonanie najważniejszej czynności, czyli raportu. Jego wykonanie przekładał w czasie. Okazało się to zgubne. Niestety nie możemy przewidzieć wszystkiego, co stanie się jutro, mowa o zdarzeniach nagłych, nieprzewidzianych przez nas, od imienin koleżanki po kataklizm, jakim jest niezapowiedziana wizyta teściowej. W obydwu przypadkach nasze plany mogą wziąć w łeb.

Drugi bohater wykazał się przezornością. Określił priorytet, jakim było wykonanie raportu i spotkanie z szefem następnego dnia. Imieniny koleżanki były czymś niespodziewanym, jednak wiedział, jak się zachować, bo wiedział, co jest najważniejsze. Wcześniejsze wykonanie raportu pozwoliło mu być elastycznym. Bardzo ważne jest, aby określić priorytety. To, na czym najbardziej nam zależy, a dopiero później zająć się mniej istotnymi sprawami. Pozwoli nam to najważniejsze rzeczy wykonać odpowiednio wcześniej. Uzyskamy też margines w przypadku niespodziewanego zdarzenia, jak w przypadku choćby imienin koleżanki.

Każdego dnia rano powinniśmy spisać listę zadań do wykonania, określić priorytety – ważne i pilne, oraz określić, które zadania są niepilne. Określenie priorytetu poszczególnym pozycjom na naszej liście pozwoli nam powiedzieć „nie” sprawom nieważnym lub tym, które nas rozpraszają i nie pozwalają nam wykonywać naszych zadań. Kiedy określimy, co jest najważniejsze, będziemy mogli nawet powiedzieć „nie” teściowej, kiedy jej wizyta będzie kolidowała z naszymi priorytetami. Oczywiście warto pamiętać o użyciu języka dyplomacji, gdyż jak powszechnie wiadomo, z teściowymi nie ma żartów, a nasze stosunki ze współmałżonkiem mogłyby się znacznie pogorszyć.

Czy jest w tym miejsce na relaks?

To, czym wypełnimy nasz czas, w dużej mierze zależy od nas. Jeśli chcemy być efektywni, musimy dobrze przemyśleć, co jest najważniejsze, co zrobić najpierw, a co zostawić na później. Starając się świadomie zarządzać sobą w czasie, w pewnym momencie zorientujemy się, że nasza praca jest bardziej wydajna. W ten sposób można pogodzić pracę oraz obowiązki domowe. Człowiek, jeśli ma plan, mobilizuje się by go zrealizować. Natomiast kiedy będzie realizować swoje zadania planowo, będzie miał czas na relaks. Człowiek, który twierdzi, że nie ma na nic czasu oprócz pracy, jest po prostu człowiek niewyspanym i sfrustrowanym, a przede wszystkim człowiekiem źle zorganizowanym. Planując dzień oraz chcąc być efektywnym, należy przewidzieć również czas na relaks. Jak pokazują badania, im więcej pracy mamy, tym bardziej doceniamy chwilę relaksu i wykorzystujemy ją do maksimum, poświęcając się zajęciom, które nas rozwijają.

Poradę dla czytelników Dziennika Internautów przygotowała Monika Dębska z firmy MindFizzer.

MindFizzer jest wyłącznym dystrybutorem rodziny Organizerów LeaderTask, oprogramowania Almeza Company wspierającego efektywność osobistą i zarządzanie projektami. Wśród oprogramowania marki LeaderTask znajdują się zarówno Organizery osobiste – na PC i PDA, jak i wersje sieciowe dla firm, ułatwiające zarządzanie zadaniami w grupie.