Czy warto korzystać z darmowego oprogramowania do wystawiania faktur?

Darmowy program do wystawiania faktur może być optymalnym rozwiązaniem dla nowego przedsiębiorcy, który zamierza dokonywać nie więcej niż kilku sprzedaży miesięcznie, a profil jego działalności gospodarczej nie wymaga zintegrowania oprogramowania z np. aplikacją do kontroli stanu magazynu. Co ważne, bezpłatne oprogramowanie może ograniczyć maksymalną liczbę faktur sprzedażowych do 3–5 na miesiąc. Kiedy użytkownik przekroczy limit, musi albo opłacić abonament, albo zmienić program.

W teorii – przedsiębiorca może wystawić fakturę nawet w programie do edycji tekstu. W praktyce – to rozwiązanie wiąże się z dużym ryzykiem popełnienia błędu w danych kontrahenta czy wysokości podatku VAT. Łatwo również o pominięcie informacji, które zgodnie z prawem powinny być zawarte na fakturze. Jeśli weźmiemy pod uwagę, że kompleksowe programy do wystawiania faktur są dostępne już od kilkunastu złotych netto miesięcznie, warto wydać tę drobną kwotę, aby uchronić się przed poważnymi konsekwencjami przypadkowych pomyłek.

Na koniec należy dodać, że większość darmowych rozwiązań nie jest zintegrowane z Krajowym Systemem eFaktur (KSeF), który stanie się obowiązkowy już w przyszłym roku dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce.

Jakich funkcji brakuje darmowym programom do faktur?

Bezpłatne oprogramowanie nie zapewnia funkcji, które automatyzują czasochłonne, powtarzalne i żmudne czynności, np. regularne wysyłanie faktur opiewających na tę samą kwotę do stałych kontrahentów. Dzięki funkcji cyklicznego generowania dokumentów nie musisz ręcznie wystawiać faktur, pobierać ich na dysk i wysyłać ich e-mailami.

Co ważne, program przypomni Ci o automatycznym wystawieniu faktury, umożliwiając Ci wczesne wprowadzenie ewentualnych zmian. Plik zostanie wysłany e-mailem z użyciem przygotowanego przez Ciebie szablonu, który dopasujesz do charakteru relacji biznesowej. Ponadto płatny program do faktur zapewni Ci:

• automatyczne monitorowanie limitów zwolnień, np. z podatku VAT lub kasy fiskalnej,
• samouzupełnianie aktualnych danych kontrahentów na podstawie ogólnodostępnych rejestrów,
• umieszczenie na fakturze przycisku wiodącego do bramki szybkich płatności,
• wygodne wybieranie produktów i usług z wewnętrznej bazy,
• wysyłanie alertów o fakturach, które nie zostały oznaczone jako opłacone,
• wirtualny segregator, w którym można przechowywać faktury kosztowe, aneksy do umów, pełnomocnictwa oraz inną ważną dokumentację,
• automatyczne importowanie faktur za zakupy firmowe, które będziesz otrzymywać na specjalną skrzynkę e-mailową,
• możliwość udostępnienia kilkoma kliknięciami kompletu dokumentów księgowej.

Ile kosztuje program do faktur?

Kompleksowy program do faktur Faktura.pl jest dostępny już od 18,99 zł netto za 1 miesiąc. Podstawowa wersja oprogramowania, która może okazać się optymalna dla nowych jednoosobowych działalności gospodarczych, zapewnia m.in. integrację z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur), automatyczne uzupełnianie dokumentów, generowanie faktur cyklicznych czy prowadzenie wirtualnego segregatora.

Wyższe pakiety są przeznaczone dla firm, którym zależy na np. integracji z aplikacją magazynową, marketplace’em oraz nielimitowanej liczbie użytkowników. Przedsiębiorca może również wybrać abonament z usługami księgowymi online, który zagwarantuje mu sprawną współpracę z biurem rachunkowym.

Co ważne, nowi klienci mogą używać oprogramowania przez 30 dni za darmo, a następnie zdecydować się na abonament na 12, 24 lub 36 miesięcy, który pozwala na uzyskanie najkorzystniejszej ceny za 1 miesiąc użytkowania.

Pamiętaj, że wydatek na oprogramowanie można uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu, które obniżają podatek.

Foto: Adobe Stock , treść: materiał partnera