Wielka miłość do dokumentów papierowych

Jak wynika z przygotowanego przez Grupę Idea (do której należy Tax Care) badania "Przedsiębiorcy kochają papier":

• polscy przedsiębiorcy wystawiają ok. 1,5 mld faktur rocznie,
• 15 mln faktur rocznie wciąż wystawianych jest ręcznie,
• co trzeci przedsiębiorca wystawia faktury online,
• 25% faktur przekazywanych jest elektronicznie.

- Nawet, jeśli wystawimy fakturę elektronicznie, i tak 98% faktur przechowujemy w wersji papierowej. To wręcz niewiarygodne w czasach, gdy przez Internet robimy zakupy, słuchamy muzyki, uczestniczymy przez streaming wideo w wydarzeniach z odległych zakątków świata, a każdy z nas może od ręki przeprowadzić na swoim telefonie niemal dowolną operację bankową - mówił Adam Głos, prezes Tax Care, podczas uroczystej prezentacji darmowej platformy dla firm, pod nazwą "Chmura Faktur".

Cyfryzacja za cenę danych

Narzędzie przeznaczone jest do wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur w chmurze. Wśród podobnych rozwiązań dostępnych na rynku rozwiązanie wyróżnia się m.in. brakiem ograniczeń co do liczby wystawianych faktur - zwykle w tego rodzaju rozwiązaniach nieodpłatnie można wystawić określoną liczbę dokumentów, a powyżej tej liczby za usługę trzeba zapłacić. W przypadku rozwiązania Tax Care "płacimy" nie pieniądzmi, a zgodą na dołączenie do listy potencjalnych klientów firmy. Wyjaśnia to par. 10, pkt 4 "Regulaminu serwisu Chmura Faktur". Brzmi on: Tax Care zastrzega sobie prawo do sporządzania statystyk charakteryzujących populację Użytkowników Chmury Faktur bądź innych osób odwiedzających Chmurę Faktur w celu wykorzystania danych do nawiązywanej współpracy z potencjalnymi Użytkownikami/ partnerami firmy.

Platforma wydaje się jednak przyjazna dla przedsiębiorców i intuicyjna. Jak powiedziała Anna Moskwiak-Karaszewska, dyrektor departamentu IT w Tax Care, nowe rozwiązanie stanowiło początkowo wewnętrzny system firmy, który miał ułatwić klientom i księgowym firmy współpracę. Czy jednak mikroprzedsiębiorcy gotowi są na zmianę podejścia, rezygnację z papieru i zaufanie zewnętrznemu podmiotowi, na którego serwerach mają być przechowywane ważne dokumenty firmowe?

Od papieru do chmury

Obserwacja rynku pokazuje, że najlepszym katalizatorem zmian w podejściu przedsiębiorców jest... obowiązek prawny. W 2010 roku pojawiła się e-faktura (możliwość wysyłania elektronicznie, bez podpisu i pieczątki). Z takiej możliwości korzysta jednak zaledwie 1/4 firm. W 2018 roku pojawił się obowiązek przedstawiania Jednolitego Pliku Kontrolnego VAT, wysyłanego wyłącznie elektronicznie. Na elektroniczną formę rozliczeń z fiskusem przejdzie więc 100% VATowców, choć znakomita większość uważa to za dopust.

Naturalną konsekwencją tak rozumianej cyfryzacji jest właśnie powstawanie narzędzi, które umożliwią przedsiębiorcom realizację tych obowiązków. Są one zwykle wprowadzane oddolnie, jako produkty rynkowe. Magdalena Borowik, doradca ds. technologii transakcyjnych w Ministerstwie Cyfryzacji, zapytana, czy tworzenie takich platform to nie zadanie resortów rządowych, podkreśliła, że odwrotnie - wręcz powinno leżeć w gestii biznesu.

- Zadaniem administracji państwowej jest tworzenie fundamentów: prawa i standardów, jak jest to np. w przypadku JPK_VAT, oraz bezpiecznej infrastruktury. Warstwa wykonawcza nie powinna być sterowana odgórnie i narzucana przez ministerstwa. Powinna należeć do rynku i być rozwijana przez przedsiębiorców - powiedziała Magdalena Borowik.