Frustracja z powodu braku czasu

Jeśli wieczorem jesteś zmęczony, a przy tym masz wrażenie, że nic tego dnia nie zrobiłeś, to oznacza, że z Twoim planowaniem jest coś nie tak. Brak mu równowagi i musisz to zmienić. Nieumiejętność realnego planowania to następny z powodów, dla którego brakuje Ci czasu.

Znasz ten dowcip? Pewien kotek znalazł się pewnego dnia na pustyni. Co go najbardziej załamało? To, że nie mógł ogarnąć tej kuwety. Tak też dzieje się z ludźmi, którzy według własnego mniemania mają za dużo na głowie i nie potrafią tego ogarnąć. Powiedzenie „na nic nie wystarcza mi czasu” jest mitem i wymówką od złego zarządzania sobą w czasie.

Planowanie czasu to wielka sztuka. Frustracja wynikająca z powodu chronicznego niedotrzymywania terminów bardzo często wynika z chaosu i wielości zadań, jakie mamy do wykonania. Świadomość tego nadmiaru z kolei skutecznie blokuje zdolność do wykonania jakiegokolwiek zadania i prowadzi prosto do kolejnych opóźnień, przekładania wszystkiego „na później”. Następny krok zapewne znasz z autopsji – kumulacja zaległości, irytacja i przerażenie, jak to wszystko ogarnąć.

Zdarza się, że odkładamy zadanie, gdyż wydaje nam się nieciekawe, czasochłonne, a czasami po prostu zapominamy o nim. Takie zachowanie to nic innego, jak brak umiejętności hierarchizowania obowiązków i rozplanowania ich w czasie.

Lista zadań = satysfakcja

Zachowanie właściwej równowagi w zarządzaniu sobą w czasie jest o tyle ważne, że można wtedy efektywnie pracować i osiągnąć zamierzone cele oraz znaleźć czas na relaks i mieć pod koniec dnia satysfakcję z dobrze wykonanych, wcześniej zaplanowanych zadań. Pomoże Ci w tym banalnie prosta czynność – spisanie zadań na liście. Może Ci się to wydawać banalne, jednak brak takiej listy to kolejny z błędów prowadzących do chaosu i braku czasu.

Dzięki planowaniu będziesz mógł kontrolować postępy w swoich dążeniach i realizacji celów – zawodowych i prywatnych. Lista zadań zaś pozwoli Ci realizować swoje codzienne obowiązki i zadania skutecznie i w wyznaczonym terminie. Gdy skreślisz z listy wszystkie „zadania na dziś”, będziesz mógł z czystym sumieniem i satysfakcją odpocząć po pracy, bez uczucia niepokoju, że „o czymś zapomniałeś”. Wyeliminowanie błędów w tym procesie umożliwi Tobie koncentrowanie się na najistotniejszych zadaniach, dzięki czemu zminimalizujesz chaos, stres i pośpiech w Twoim codziennym życiu, a zarazem zyskasz pewność, że zmierzasz w odpowiednim kierunku.

Planuj i działaj

Eksperci twierdzą, że najwięcej czasu poświęcamy na rzeczy niepotrzebne oraz bezużyteczne, i stąd bierze się narzekanie na brak czasu. Dlatego tak ważne jest opracowanie planu działania. Istotne jest, abyś z góry określił, co chcesz osiągnąć w danym dniu i przygotował LISTĘ ZADAŃ. Planując następny dzień, pamiętaj, aby umieścić w nim te sprawy, które powinieneś, chcesz i możesz załatwić – plan dnia powinien być przede wszystkim realistyczny. Jeśli od razu skoncentrujesz się na rzeczach ważnych, z pewnością uda Ci się doprowadzić wiele spraw do końca.

Aby zaplanować swój czas jak najkorzystniej, najlepiej zastosować metodę 60 na 40 uzupełnioną o kilka prostych zasad opisanych poniżej:

• na zadania zaplanuj jedynie 60% czasu,
• 40% czasu pozostaw na czynności spontaniczne i nieoczekiwane.

W Twoim planie dnia powinny znaleźć się:

• sprawy przewidziane do załatwienia w tym dniu,
• sprawy ważne, z przyszłym terminem realizacji,
• sprawy niezałatwione z dni poprzednich,
• zajęcia powtarzające się okresowo.

Ustal cele, jakie chcesz osiągnąć – ich określenie uświadomi Ci, co jest tak naprawdę ważne i na czym powinieneś się skupić, a co zabiera Ci czas i jest nieistotne. Pamiętaj, że cele powinny być realistyczne, czyli takie, jakie jesteś w stanie zrealizować.

Ustal wszystkie czynności i zadania służące realizacji wyznaczonych celów. Pamiętaj przy tym o kolejnym punkcie, czyli...

Formułuj zadania w formie poleceń. Jeśli masz przygotować sprawozdanie, na liście zapisz „przygotować sprawozdanie z… dla…”. Takie formułowanie poleceń zawczasu oszczędzi Ci zastanawiania się nad tym, „co teraz?” i oszczędzi dodatkowy czas.

Ustal hierarchię zadań. Określ priorytety. Zastanów się, co jest najistotniejsze, co musi być wykonane w pierwszej kolejności. Nigdy nie może być tak, że wszystko ma dla Ciebie tę samą wartość. Zawsze są rzeczy ważne i ważniejsze.

Ustal terminy wykonania poszczególnych zadań. Dzięki temu unikniesz opóźnień i odkładania zadań na następny dzień.

Określ przybliżony czas trwania danej czynności. Pamiętaj o zachowaniu pewnej rezerwy czasu, gdyż w ciągu dnia nie unikniesz tak zwanych „rozpraszaczy” czasu. Myśl realnie, nie spiesz się.

Samodyscyplina. Dobrymi chęciami piekło jest wybrukowane. Jeśli chcesz umiejętnie i efektywnie zarządzać sobą w czasie, zawsze trzymaj się wyznaczonego planu. Bądź wobec siebie wymagający i konsekwentny w działaniu.

Zacznij już dziś. Nie odkładaj tego na „święte” nigdy.

Im bardziej zorganizowaną osobą będziesz, tym więcej czasu będziesz mieć dla siebie. Będziesz odczuwał satysfakcję z każdego zaplanowanego i wykonanego zadania. Nie będziesz płaczącym kotkiem na pustyni. Będziesz bardziej zrelaksowany, pewny siebie, szczęśliwszy.

Poradę dla czytelników Dziennika Internautów przygotowała Marzena Ziółkowska z firmy MindFizzer.

MindFizzer jest wyłącznym dystrybutorem rodziny Organizerów LeaderTask, oprogramowania wspierającego efektywność osobistą i zarządzanie projektami. Wśród oprogramowania marki LeaderTask znajdują się zarówno Organizery osobiste – na PC i PDA, jak i wersje sieciowe dla firm, ułatwiające zarządzanie zadaniami w grupie.

>> Czytaj także cz. 1: „Cześć, jestem Darek i jestem pracoholikiem”, czyli 10 przyczyn, dla których brakuje Ci czasu