Każda firma potrzebuje innego rozwiązania swojej „sieci telekomunikacyjnej”. Restauracje czy sieci salonów piękności (nawet jeśli są to dwie placówki na miasto), biura handlowe, kancelarie prawne czy notarialne, agencje PR etc. powinny udostępniać telefon stacjonarny. Firmy transportowe, szczególnie te robiące interesy także poza granicami kraju, muszą zadbać o to, by kierowcy zawsze mogli być w kontakcie, nie ponosząc dużych nakładów na rozmowy międzynarodowe. Pracownicy mobilni (np. podróżujący w kraju i za granicą handlowcy czy konsultanci) muszą mieć telefony komórkowe, ale w siedzibie firmy powinien funkcjonować telefon stacjonarny. Są firmy, u których zapotrzebowanie na usługi telefoniczne zmienia się – np. w szkołach językowych w pierwszych miesiącach nowych semestrów telefony będą się urywać, potem (aż do kolejnego semestru) placówka nie będzie już potrzebować kilku linii.

Przykłady specyficznych potrzeb można mnożyć, mają one jednak wspólny mianownik – gwarancja ciągłości usług telefonicznych, a jednocześnie rozsądne wydatki zarówno na wyposażenie firmy w telefony, jak i na same rozmowy telefoniczne.

- W dobie powszechnej dostępności internetu i coraz większej ilości usług oferowanych w chmurze, wartościowym rozwiązaniem dla małych (ale nie tylko) biznesów jest przeniesienie do takiego modelu swojej „centrali telefonicznej” - mówi Igor Dmytrow, wiodący specjalista w firmie Zadarma. - Potrzebny jest dostęp do internetu i podłączone do niego urządzenia – może to być specjalny aparat telefoniczny, ale funkcję „aparatu” spełni także tablet czy laptop z odpowiednim zestawem słuchawkowo-mikrofonowym, co bywa dużym ułatwieniem dla pracowników, którzy chcieliby odebrać telefon nie przerywając wykonywanego zadania. W pomieszczeniu nie trzeba już instalować „prawdziwej” centrali czy kłaść dodatkowych kabli telefonicznych, a oszczędność na połączeniach wychodzących i numerach bezpośrednich może sięgnąć nawet 90%!

Wirtualna centrala telefoniczna jest bardzo dobrym rozwiązaniem m.in. dla tych firm, które aby skutecznie świadczyć usługi, często odbierają telefony od swoich bezpośrednich klientów, np. restauracje, sale zabaw dla dzieci, salony piękności czy szkoły językowe. To nie tylko oszczędność na inwestycji i samych rozmowach, ale też duża wygoda na co dzień oraz w przypadku zmian czy rozwoju.

Codzienność i zmiany z wirtualną centralą telefoniczną

Codzienność popularnych punktów usługowych to urywające się telefony. Centrala w chmurze pozwala na łatwe ustawienie automatycznej sekretarki, menu głosowego czy zapisu połączeń. Cenna jest także możliwość przekazywania połączeń wewnątrz firmy lub poza jej siedzibę (na przykład na telefony komórkowe). Łatwo sobie wyobrazić sytuację, w której wychodząc na chwilę albo opuszczając firmę tuż po zakończeniu godzin pracy można przyjąć telefon od klienta i nie tylko załatwić konkretną sprawę, ale też zwiększyć jego zadowolenie.

Decydując się na otwarcie kolejnych placówek (obojętnie, czy w tym samym, czy w innym mieście), w łatwy sposób można dodać do centrali kolejne numery. Można też połączyć kilka lokali (nawet oddalonych od siebie) w jedną sieć. Właściciel ma wówczas pewność, że klient dodzwoni się bez problemu, a przychodzące połączenie można łatwo przekazać do właściwej osoby.

Bywa też, że dana firma (np. salon fryzjerski) musi przeprowadzić się do nowego lokalu. Jak trafić z tą informacją do klientów, którzy są lojalni wobec ulubionego fryzjera, ale korzystają z usług salonu na tyle nieregularnie, że o zmianie lokalizacji mogą po prostu nie wiedzieć? Na pewno pomoże zachowanie dotychczasowego numeru telefonu – wówczas firma nie znika z horyzontu klienta. Kiedy klient zadzwoni, żeby umówić się na kolejną wizytę, można poinformować go o zmianie lokalizacji.

- Małe firmy często obawiają się, że ustawienie, a potem obsługa takiej centrali jest trudna i wymaga angażowania specjalisty – dodaje Igor Dmytrow. - Tymczasem czas konfiguracji takiej centrali to kilka minut, także dla osób bez przygotowania programistycznego. Nie mniej ważną kwestią jest obawa firm, że tyle możliwości w jednym musi dużo kosztować. W Zadarma stosujemy ciekawy model – dla klientów korzystających z naszych usług i regularnie zasilających konto centralę udostępniamy za darmo.

A jeśli się przemieszczamy? I to za granicę?

Centrala telefoniczna w chmurze jest bardzo dobrym rozwiązaniem dla tych biur czy siedzib firm, które i tak wyposażone są w łącze internetowe. Jeśli jednak działalność firmy (np. transportowej) związana jest z przemieszczaniem się, i to często na tereny, gdzie jest kłopot z internetem?

- Rozwiązaniem dla firm, których pracownicy korzystają z telefonów komórkowych i chcą unikać wysokich kosztów roamingu, są karty SIM powiązane z wirtualną centralą telefoniczną – wyjaśnia Igor Dmytrow. - Specjalne karty SIM, którymi zastępujemy zwykle karty telefonii komórkowej, umożliwiają korzystanie ze wszystkich dobrodziejstw telefonii „internetowej”, bez łączenia się z internetem. Karty SIM z oferty Zadarma umożliwiają nie tylko wykonywanie i odbieranie połączeń, lecz także korzystanie z funkcji SMS i internetu z dowolnego miejsca na świecie.

Jeśli dana firma prowadzi interesy z konkretnym krajem, warto także pomyśleć o wirtualnym biurze w tym kraju. Zasada uzyskania wirtualnego numeru stacjonarnego w dowolny kraju jest taka sama jak w Polsce – można po prostu wykupić numer z wybranego obszaru danego kraju.

- Zadarma ma duże doświadczenie w obsłudze naszych wschodnich sąsiadów – dodaje Igor Dmytrow. - Wybierając dostawcę usług telefonii internetowej, od którego firma chce kupić wirtualne numery zagraniczne, warto zwrócić uwagę na to, czy ten usługodawca zna realia danego kraju. Dzięki temu może zaoferować dobre ceny na konkretne numery. Tak jest w przypadku numerów moskiewskich (pod odpowiednimi warunkami są… bezpłatne) i numerów na Ukrainę w naszej ofercie.

Zadzwoń (i odbierz), gdziekolwiek jesteś

Biuro podążające za swoim właścicielem (czy pracownikami) jest oczywiście dostępne dla specjalistów podróżujących w dowolnym kierunku – nie tylko na wschód. Otwarcie biura wirtualnego w dowolnym mieście czy kraju jest banalnie proste, wystarczy kupić odpowiedni dla niego numer.

- Mając numer telefoniczny w mieście lub kraju, z którego wywodzą się klienci, firma zwiększa swoją wiarygodność i ma większą szansę na zainteresowanie z ich strony – podpowiada Igor Dmytrow. - Chcąc zamówić zdrową żywność z Podlasia czy usługę programistyczną od znanych polskich specjalistów, klient zagraniczny czuje się pewnie, jeśli może się połączyć z numerem na terenie swojego kraju.

Druga strona tego telefonicznego medalu to możliwość bycia w dwóch miejscach naraz – w podróży zagranicznej i w swoim biurze. To zasługa wirtualnego numeru telefonicznego. Połączenia na niego przychodzące mogą być przekierowane. Co ważne dla osoby dzwoniącej, rzeczywiście łączy się z telefonem miejskim – bo według takiej taryfy zapłaci za połączenie z numerem wirtualnym.

Jeśli głównym źródłem informacji o produktach i usługach firmy jest strona internetowa, można umieścić na niej (bezpłatny) widget, który zachęci wahających się klientów do bliższego zapoznania się z ofertą firmy. Jeśli klient chce opuścić stronę (albo kliknie w widget), otrzymuje propozycję bezpłatnego telefonu od specjalisty, który zadzwoni do niego i odpowie na jego pytania. Jeśli gość strony www skorzysta z tej funkcji (zwanej oddzwanianie lub callback), prawdopodobieństwo, że zostanie klientem firmy, wzrasta do 75%.

Co jeszcze warto wiedzieć o telefonii internetowej

Usługi telefonii internetowej, jakie oferuje m.in. Zadarma dają firmom szereg korzyści i są bardzo wygodne w codziennej pracy, dając możliwość łatwego ustawiania kolejnych numerów, przekierowania połączeń czy ich wykonywania lub odbierania z dowolnego miejsca na świecie. Połączenia wykonywane w obrębie sieci danego dostawcy usług telefonii internetowej są nieodpłatne – zatem firma może pozwalać sobie na rozbudowę swojej sieci o kolejne numery, zerując nakłady na połączenia wewnątrz firmy.

- Pewnym ograniczeniem jest sytuacja, w której następuje przerwa w dostępie do internetu, ale wówczas z pomocą przychodzi usługa CallBack, pozwalająca na wykonywanie połączeń za pośrednictwem naszego serwera telefonicznego – wyjaśnia Igor Dmytrow. - Telefonia internetowa podąża za firmami, które je potrzebują, eliminując kolejne ograniczenia występujące przez wykonywaniu połączeń zarówno głosowych, jak i wideo. Może nas zaskoczyć jeszcze wiele przyjaznych, dostępnych w rozsądnych cenie, rozwiązań.

Artykuł powstał we współpracy z ekspertem firmy Zadarma.

Zadarma to działający od 2006 r. międzynarodowy dostawca nowoczesnych i bezpiecznych usług telefonii w chmurze. System zapełnia cały spektrum usług, dostępnych na rynku VoIP a rozbudowane i całodobowe wsparcie klienta pozwala na szybką i samodzielną konfigurację każdej z nich. Firma obecna jest w 40 krajach świata, obsługując ponad 500 tys. zadowolonych klientów.

Odwiedź stronę firmy!