Za przygotowanie i wysłanie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) odpowiada przedsiębiorca. Można go wysłać wyłącznie w formie elektronicznej (plik XML o określonym układzie). Powstaje na podstawie danych zawartych w ewidencji sprzedaży i zakupów (musi obejmować wszystkie wystawione faktury, także te w wersji papierowej). Przedsiębiorca może go przygotować na trzy sposoby:

• samodzielne wypełnienie pliku .csv, na bazie arkusza na stronach MF;
• wygenerowanie pliku z oprogramowania księgowego;
• przygotowanie (i wysyłka) pliku przez zaufane biuro księgowe.

Przygotowanie JPK_VAT w arkuszu kalkulacyjnym (na szablonie MF)

Dla początkujących przedsiębiorców kuszące może być samodzielne przygotowanie pliku, który można wypełnić w znanym programie do edycji arkuszy kalkulacyjnych, bez dodatkowych nakładów. Ministerstwo Finansów udostępnia do tego celu arkusz JPK_VAT.csv. Arkusz należy wypełnić dla faktur wystawionych w danym miesiącu, samodzielnie wprowadzając dane z rejestru VAT w odpowiednie kolumny pliku. Plik ten wysyła się przez odpowiedni program na stronie Ministerstwa (szczegóły wkrótce w DI).

– Jeśli przedsiębiorca decyduje się na przygotowanie JPK_VAT bez pomocy biura rachunkowego, powinien sięgnąć po materiały i narzędzia dostępne na stronie Ministerstwa Finansów. Taki przedsiębiorca musi się jednak liczyć z tym, że samodzielne przenoszenie danych z rejestru VAT do stworzonego przez resort arkusza jest pracochłonne – mówi Katarzyna Miazek z TaxCare.

– Przygotowując JPK samodzielnie, zgodnie z instrukcją przygotowaną przez Ministerstwo Finansów, należy liczyć się z tym, że sporządzenie poprawnej struktury JPK może być czasochłonne, nastręczać wielu trudności oraz generować błędy – wskazuje Magda Sławińska-Rzemek z inFaktu. – Mniej absorbującym dla przedsiębiorcy rozwiązaniem będzie zapewne powierzenie sporządzenia struktury zaufanemu księgowemu bądź przygotowanie jej w dobrym programie księgowym.

Oprogramowanie księgowe z możliwością generowania JPK w formacie XML

JPK_VAT można także stworzyć w programie księgowym używanym przez przedsiębiorcę. Jeśli Twoja firma korzysta z takiego programu, upewnij się, czy obsługuje on generowanie plików JPK_VAT w formacie XML lub czy można go zaktualizować do wersji, która daje taką możliwość. Jeśli dopiero rozważasz zakup programu księgowego, koniecznie musi on mieć taką opcję. Na rynku dostępne są także programy adresowane do przedsiębiorcy, wspomagające samo przygotowanie JPK, wymagające jednak wprowadzenia do nich danych o fakturach.

- Najważniejszym elementem w układance JPK_VAT są odpowiednie systemy finansowo-księgowe, sprzedażowe i magazynowe, które potrafią wygenerować Jednolity Plik Kontrolny. Prowadzenie ksiąg z wykorzystaniem programów biurowych, w tym arkuszy kalkulacyjnych, to w praktyce dość uciążliwa forma wypełniania ustawowych obowiązków związanych z JPK. Dobry program finansowo-księgowy zrobi to szybciej i pewniej – podkreśla Janusz Opala, właściciel kancelarii rachunkowej Account.

Sporządzenie (i wysłanie) JPK przez biuro księgowe

- Właściciel firmy objęty obowiązkiem przekazywania JPK_VAT do urzędu skarbowego, może przenieść go na biuro rachunkowe – mówi Katarzyna Miazek z Tax Care. – W ten sposób przedsiębiorca nie tylko zmniejszy ryzyko popełnienia błędu w raportowaniu danych VAT, ale i zaoszczędzi czas. Co więcej, księgowi niektórych biur rachunkowych (w tym Tax Care) zajmują się wysyłką JPK_VAT w ramach podstawowego abonamentu na usługi księgowe, nie pobierając dodatkowych opłat.

Jeśli już korzystasz z obsługi biura rachunkowego, sprawdź, czy oferuje wysyłanie JPK_VAT bez dodatkowych kosztów. Jeśli szukasz biura księgowego, porównaj oferty – kiedy pojawił się nowy obowiązek dla mikrofirm, wiele biur przygotowało dla nich specjalne abonamenty, korzystne cenowo. Jeśli biuro księgowe ma wysyłać JPK_VAT dla Twojej firmy, musisz złożyć w urzędzie skarbowym pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (UPL-1).

Co dalej?

Jak wysłać odpowiednio przygotowany plik? Jeśli przygotowaniem i wysyłką pliku nie zajmuje się biuro księgowe, będziesz potrzebować podpisu elektronicznego - nieodpłatnego Profilu Zaufanego lub odpłatnego podpisu kwalifikowanego (w przypadku obsługi przez biuro księgowe, podpisem musi dysponować biuro). Szczegóły już wkrótce w DI!

Ważne daty!

JPK_VAT przedsiębiorca składa do 25. dnia po zakończeniu danego miesiąca – nawet jeśli do tej pory rozliczał się metodą kwartalną. Ponieważ 25 lutego w 2018 roku wypada w niedzielę, ostateczny termin wysłania informacji za styczeń (faktury od 1 do 31 stycznia) upływa 26 lutego 2018 r.