Zmiana sposobu prowadzenia księgowości wiąże się z przekazaniem pełnej dokumentacji rachunkowej. Trzeba mieć świadomość, że są to dane często poufne, dlatego warto zadbać o szczególne bezpieczeństwo wszystkich czynności. Nowa firma powinna zadbać, żeby trafiła do nich pełna księgowość, czyli wszystkie niezbędne dokumenty, a dobra współpraca z dotychczasowym księgowym powinna być kluczowa.

Spiszcie protokół

Im większa firma, tym ważniejsze jest spisanie protokołu. Wskazane jest, aby robiły to przynajmniej dwie osoby z firmy zlecającej usługi księgowe, oraz dwie osoby z firmy przejmującej księgowość. Dobrze, jeśli protokół jest szczegółowy. Warto opisać jak są oznaczone dokumenty, segregatory, ile jest ich z podziałem konkretnie na każdy rok. Wyrywkowo należy sprawdzić także poszczególne dokumenty. Jeśli odkryjemy, że niektórych brakuje, trzeba oznaczyć w protokole. Osoba dotychczas prowadząca księgowość powinna wyjaśnić takie braki i wszelki inne pomyłki. Przekazać należy wszystkie dokumenty, które do tej pory były zarządzane przez księgowość: nie tylko faktury i rachunki, ale też przede wszystkim sprawozdania finansowe, deklaracje podatkowe, wewnętrzne dokumenty finansowe, umowy. Nie jest możliwe zweryfikowanie kompletu dokumentów, ale w protokole warto zawrzeć informacje, że osoby przejmujące księgowość wyrywkowo sprawdziły przekazywaną im dokumentację.

Powiadomcie urząd

Obsługa księgowa firm prowadzona przez outsourcing wiąże się zwykle z tym, że księgi rachunkowe przechowywane są w innym miejscu niż siedziba firmy. Trzeba o tym poinformować właściwy urząd skarbowy za pomocą formularza NIP-2, w którym należy też zaznaczyć, że księgowość prowadzi firma zewnętrzna. Potrzebny będzie do tego NIP i nazwa firmy tej firmy.

Przekażcie dokumenty

Firma księgowa poza dokumentacją powinna też dostać od was statut firmy, KRS oraz należy ją poinformować o waszej polityce rachunkowej oraz o tym, jaki jest u was obieg dokumentów. Dajcie nowej firmie chwilę, na poznanie organizacji, potraktujcie to jako okres przejściowy. Outsourcing księgowy to duża zmiana, wymagająca dużego nakładu pracy od każdej ze stron, ale na jej efekty nie trzeba będzie długo czekać!