Kondycja finansowa przedsiębiorstw w dużej mierze zależy od płynnej regulacji własnych płatności w powiązaniu z egzekwowaniem należności od dłużników. Najkorzystniejsza jest sytuacja, kiedy okres spłaty przez partnerów biznesowych jest krótszy od terminów regulacji własnych zobowiązań. Dzięki temu napływające środki pozwalają uregulować zadłużenie firmy bez opóźnień. W biznesie nie zdarza się to często i w takich przypadkach spółki muszą zwykle posiłkować się dodatkowym finansowaniem, np. kredytem obrotowym. Jest to jednak kolejne zobowiązanie, które również trzeba spłacić.

Po pierwsze zarządzać należnościami

Aby nie dopuszczać do zaległości w płatnościach, spółka powinna samodzielnie zadbać o swoją płynność finansową i właściwie zidentyfikować potrzeby w zestawieniu z bieżącymi zobowiązaniami przedsiębiorstwa. Warto wdrożyć w firmie wewnętrzne procedury zarządzania należnościami. Nawet najkrótsze okresy przeterminowania faktur mogą oznaczać dla firmy kłopoty, dlatego też warto reagować na opóźnienia. W przypadku dużych spółek dobrym rozwiązaniem jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za monitorowanie należności. Głównym zadaniem pracownika pełniącego tę funkcję będzie bezpośredni kontakt z dłużnikiem, powinien więc charakteryzować się on odpowiednimi cechami osobowymi, takimi jak sumienność, asertywność i konsekwencja w działaniu. W praktyce wygląda to tak, że jeśli zbliża się termin płatności, kontrahent zostaje poinformowany o tym w ustalonej formie, np. telefonicznie lub drogą mailową. Dzięki temu dłużnik nie będzie mógł argumentować, że nieumyślnie przeoczył termin płatności i nie dojdzie do sytuacji wydłużania terminu zapłaty.

Monitoring pozwoli zarówno na identyfikację zagrożonych należności, jak i na motywowanie dłużnika do ich regulowania. W tym celu przedsiębiorstwo może posłużyć się zachętą w postaci upustów w przypadku przedterminowej spłaty należności lub wyciągnąć konsekwencje w stosunku do niesolidnego partnera biznesowego. Korzystne może okazać się podpisanie umowy handlowej o współpracy, w której zostaną wyznaczone terminy płatności, bonusy za ich dotrzymanie oraz kary za przekroczenie. Zwłaszcza gratyfikacje mogą motywować partnerów, bo oznaczają dla nich wymierną korzyść finansową. Ponadto jasno zdefiniowane warunki współpracy są korzystne dla obu stron, zwłaszcza w przypadku długotrwałej współpracy.

Jeśli kontrahent nadal uchyla się od zapłaty, można przesłać do niego monit informujący o wszczęciu odpowiednich procedur, które mogą obejmować np.:

• wstrzymanie dostaw lub świadczenia usług,
• rozpoczęcie naliczania odsetek od należności,
• zgłoszenie do Krajowego Rejestru Długów.

Wstrzymanie dostaw jest dosyć skutecznym sposobem skłaniającym dłużnika do zapłaty. Jeżeli w trakcie składania zamówienia okaże się, że poziom zadłużenia kontrahenta jest wysoki, wówczas jego realizacja zostanie automatycznie wstrzymana. Dzięki temu nie dochodzi do wzrostu należności. Dodatkowym czynnikiem motywującym do terminowej zapłaty będzie naliczanie odsetek. Ich wysokość może być wcześniej określona w umowie, wówczas nie będzie przeszkód, by się na nią powołać. W przeciwnym wypadku można zastosować stawkę w wysokości odsetek ustawowych (13%).

Kolejnym sposobem jest poinformowanie nierzetelnego kontrahenta o zamiarze zgłoszenia go do Krajowego Rejestru Długów. Wpis na listę dłużników nie tylko zmniejsza wiarygodność spółki i utrudnia dostęp do kredytów bankowych, ale również uniemożliwia pozyskanie nowych partnerów biznesowych. Jeśli powyższe procedury okażą się niewystarczające, przedsiębiorcy mogą skorzystać z innych sposobów odzyskiwania należności, jak np. negocjacje, mediacje, sprzedaż należności, usługi firmy windykacyjnej lub droga sądowa.

Po drugie negocjować

Jeśli dłużnik ma znaczącą pozycję na rynku i zależy nam na utrzymaniu z nim dobrych relacji, można podjęć negocjacje dotyczące sposobu spłaty zaległej należności. Należy jednak pamiętać o wypracowaniu kompromisu, który określi możliwe do spełnienia warunki spłaty. W wyniku negocjacji powinno nastąpić porozumienie co do terminu i formy zapłaty, wysokości ewentualnych rat i należnych odsetek. W przypadku rozliczeń można uzgodnić wzajemną rekompensatę należności, precyzując, których faktur będzie ona dotyczyć. Jeśli z różnych powodów negocjacje nie kończą się sukcesem, niezbędny może okazać się udział osób trzecich i próba osiągnięcia konsensusu na drodze mediacji, która uregulowana jest przepisami kodeksu postepowania cywilnego. Metoda ta ma charakter dobrowolny, w procesie zaś uczestniczy bezstronny mediator. Prowadzona jest na podstawie umowy o mediację, ale również sąd ma prawo ją zarządzić stronom sporu. Co ważne, ugoda zawarta przed mediatorem i zatwierdzona przez sąd ma moc prawną. Dzięki temu sposobowi rozwiązywania sporów możliwe jest szybsze odzyskanie długu bez potrzeby regulowania opłat związanych z postępowaniem sądowym. Zwykle koszt mediacji waha się od 1 do 3% wartości przedmiotu sporu, chyba że mediator zrzeka się wynagrodzenia.

Jeśli ta forma odzyskania wierzytelności okaże się bezskuteczna, można wówczas skorzystać z usług profesjonalnych firm windykacyjnych. Zgodnie z art. 509 KPC wierzytelność może być bez zgody dłużnika przeniesiona na osobę trzecią, chyba że sprzeciwiałoby się to ustawie, zastrzeżeniu umownemu albo właściwości zobowiązania. Korzystając z firm windykacyjnych, przedsiębiorstwo szybko uwolni się od nierzetelnego kontrahenta, ale musi się liczyć się z wysokimi kosztami sprzedaży wierzytelności. Zazwyczaj jednak jej wartość jest indywidualnie negocjowana. Ponadto firmy windykacyjne świadczą również usługi związane z odzyskiwaniem należności jeszcze przed wstąpieniem na drogę sądową. Skuteczność windykacji zależy m.in. od metod egzekwowania należności oraz doświadczenia firmy.

Na drodze sądowej

Gdy wyczerpią się wszystkie możliwości polubownego porozumienia z dłużnikiem, pozostaje dochodzenie należności na drodze sądowej w postępowaniu nakazowym bądź upominawczym. Zgodnie z art. 485 Kodeksu Postępowania Cywilnego (KPC) w pierwszym przypadku sąd wydaje nakaz zapłaty roszczenia pieniężnego albo świadczenia innych rzeczy zamiennych, jeżeli żądania poszkodowanego poparte są dołączonym do pozwu:

• dokumentem urzędowym,
• zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem,
• wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu,
• zaakceptowanym przez dłużnika żądaniem zapłaty, zwróconym przez bank i nie zapłaconym z powodu braku środków na rachunku bankowym.

Należy zatem prawidłowo udokumentować podstawę roszczenia w przeciwnym razie pozew zostanie oddalony. Wydając nakaz zapłaty, sąd orzeka, że pozwany ma w ciągu dwóch tygodni od dnia doręczenia mu nakazu zaspokoić roszczenie w całości wraz z kosztami lub wnieść w tym terminie zarzuty. Co ważne, nakaz przeciw któremu nie wniesiono zarzutów, ma moc prawomocnego wyroku.

Pozwany, który nie zgadza się z decyzją sądu i nie zamierza uregulować roszczenia, może zgodnie z art. 483 KPC wnieść pismo zawierające zarzuty do sądu. W piśmie pozwany wskazuje wówczas, czy zaskarża nakaz w całości czy w części. Powinien więc przedstawić zarzuty, a także wszystkie okoliczności i dowody na ich potwierdzenie. Może to doprowadzić do wyznaczenia rozprawy i znacząco wydłużyć okres dochodzenia należności. Sąd może orzec utrzymanie nakazu zapłaty w całości lub w części, uchylić nakaz i orzec o żądaniu pozwu lub odrzucić pozew bądź umorzyć postępowanie.

Warto wiedzieć, że gdy firma dochodzi roszczenia pieniężnego, może dochodzić swoich należności w postępowaniu upominawczym. Wierzyciel ma szansę uzyskać nakaz zapłaty przeciwko dłużnikowi. Sąd ocenia wówczas zasadność roszczenia na podstawie przestawionych przez powoda dowodów, np. faktur potwierdzonych za zgodność z oryginałem. W przypadku uzasadnionych podstaw wydany zostanie z urzędu nakaz zapłaty. Następnie w ciągu dwóch tygodni od jego doręczenia pozwany musi zaspokoić roszczenie powoda w całości lub w tym terminie wnieść do sądu sprzeciw. Jeśli dłużnik nie zdecyduje się na ten krok, nakaz zapłaty staje się prawomocny i może stanowić podstawę do przeprowadzenia postępowania egzekucyjnego.

Należy się jednak liczyć z kosztami, które w tej sytuacji zależą od przedmiotu sporu i szacowane są jako 1/4 x 5% jego wartości. W praktyce jest to równowartość faktur. Jeżeli rozprawa zakończy się po myśli wierzyciela, należy złożyć wniosek do komornika o dokonanie egzekucji należności. Bieżące śledzenie jego pracy i ewentualna pomoc we wskazaniu majątku dłużnika może znacząco wpłynąć na jej skuteczność. W przypadku pomyślnej egzekucji komornik ma obowiązek w terminie 4 dni przekazać uprawnionemu wyegzekwowane zadłużenie.

Michał Szalak, konsultant w Baker Tilly Poland

Czytaj także: Umowa inwestycyjna - w czasach wojny i pokoju